公開日:2023年4月9日
執筆者:水口貴博

仕事の時間管理がうまくなる30の方法

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ビジネスメールで差をつけるポイントは「拝受のメール」にある。

ビジネスメールで差をつけるポイントは「拝受のメール」にある。 | 仕事の時間管理がうまくなる30の方法

ビジネスメールで差をつけるには、どうすればいいのでしょうか。

それは「拝受のメール」にあります。

ビジネスメールは、24時間以内に返信するのがマナーです。

翌日が休日・祝日の場合は、その翌営業日で計算します。

ビジネスではスピードが命です。

プライベートならメールの返信が遅くなってもいいですが、ビジネスでは早い返信を心がけるに越したことはありません。

24時間を超えると、相手は「きちんとメールが届いているだろうか」「メールを見落としていないだろうか」と不安を覚えます。

48時間を超えると、不安が心配に変わります。

72時間を超えると、心配からいらいらに変わります。

あまりにメールの返信が遅いと、不信感を与えることになり、ビジネスに支障を来します。

たかが返信とはいえ、軽視できません。

24時間以内の返信を心がけることで、スピード感のあるやりとりを実現できます。

さて、問題なのは、24時間以内に返信できない場合です。

調整が必要だったり考慮しなければいけないことがあったりなど、正式な回答までに24時間を超えることがあるはずです。

そんなときは「拝受のメール」を送りましょう。

「メールを拝受いたしました。確認に時間がかかるためお時間を頂戴いたします。○○月○○日までにご回答を差し上げます」

「拝受したこと」と「いつまでに正式な回答ができるのか」の2点を伝えます。

24時間以内に正式な回答はできなくても、拝受のメールを送ることならできるはずです。

こうすれば、相手はひとまずレスポンスを受信できるので安心できます。

正式な回答までに時間がかかっても、気をもむことなく待てるのです。

以上のことをまとめると、次のルールとなります。

「メールの返信は24時間以内を心がける。24時間を超える場合は拝受のメールを心がける」

これができるのは、10人に1人です。

実際のところ、ほとんどの人ができていません。

逆に言うと、これがきちんとできれば、あなたは10人に1人の存在になれます。

「メールが早い」という好印象を与えられ「○○さんはメールが早い」という評判が広がるでしょう。

そして周りと明らかな差をつけられるのです。

シンプルなルールですが、印象アップの効果は抜群です。

ビジネスメールで差をつけるポイントは「拝受のメール」にあるのです。

仕事の時間管理がうまくなる方法(6)
  • メールの返信は、24時間以内を心がける。
  • 24時間以内に正式な回答ができない場合は、拝受のメールを送る。
時間がないという人は、優先順位を間違えている。

仕事の時間管理がうまくなる30の方法

仕事の時間管理がうまくなる30の方法
  1. 予定通りに進むスケジュールの立て方。
    予定通りに進むスケジュールの立て方。
  2. 時間割を作成すると、きびきび動きやすくなる。
    時間割を作成すると、きびきび動きやすくなる。
  3. 仕事の種類によって、必要な準備が異なる。
    仕事の種類によって、必要な準備が異なる。
  4. メモの習慣は、無駄な時間を減らす習慣。
    メモの習慣は、無駄な時間を減らす習慣。
  5. 通知機能は、集中力の大敵。
    通知機能は、集中力の大敵。
  6. ビジネスメールで差をつけるポイントは「拝受のメール」にある。
    ビジネスメールで差をつけるポイントは「拝受のメール」にある。
  7. 時間がないという人は、優先順位を間違えている。
    時間がないという人は、優先順位を間違えている。
  8. 低スペックのパソコンでは、仕事のスピードアップにも限界がある。
    低スペックのパソコンでは、仕事のスピードアップにも限界がある。
  9. 集中力が切れた状態で、無理に仕事を進めない。
    集中力が切れた状態で、無理に仕事を進めない。
  10. 探し物の時間を減らすことが、無駄な時間を減らすことにつながる。
    探し物の時間を減らすことが、無駄な時間を減らすことにつながる。
  11. 会議は無駄な時間になりやすい。<br>必要性を感じない会議は、どんどん断る。
    会議は無駄な時間になりやすい。
    必要性を感じない会議は、どんどん断る。
  12. ランチは、いつも同じ人と取るより、違った人と取るのが良い。
    ランチは、いつも同じ人と取るより、違った人と取るのが良い。
  13. うとうとしているとき、無駄な時間が発生している。
    うとうとしているとき、無駄な時間が発生している。
  14. 上手に話を遮ることも、仕事のスキル。
    上手に話を遮ることも、仕事のスキル。
  15. 「○○時間以内に」より「○○時に」。
    「○○時間以内に」より「○○時に」。
  16. 「送った、送らない」の水掛け論は時間の無駄。<br>さっさと送り直せばいい。
    「送った、送らない」の水掛け論は時間の無駄。
    さっさと送り直せばいい。
  17. 1分前の到着なのに、遅刻になった男性がいた。
    1分前の到着なのに、遅刻になった男性がいた。
  18. さばを読んだ締め切りを伝えると、不信感につながる。
    さばを読んだ締め切りを伝えると、不信感につながる。
  19. 締め切りは、相手のためではなく、自分のためにある。
    締め切りは、相手のためではなく、自分のためにある。
  20. 締め切りの延長は、あくまで最終手段。<br>最初から「締め切りを延ばしてもらえばいいよね」と考えない。
    締め切りの延長は、あくまで最終手段。
    最初から「締め切りを延ばしてもらえばいいよね」と考えない。
  21. 全員一致で決めるから、無駄な時間が生まれる。<br>多数決で決めれば、無駄な時間がない。
    全員一致で決めるから、無駄な時間が生まれる。
    多数決で決めれば、無駄な時間がない。
  22. いらいらすることがあれば、そのままにしない。<br>すぐリフレッシュをして、落ち着きを取り戻そう。
    いらいらすることがあれば、そのままにしない。
    すぐリフレッシュをして、落ち着きを取り戻そう。
  23. 待たせる側より待つ側になったほうが、時間を有効活用できる。
    待たせる側より待つ側になったほうが、時間を有効活用できる。
  24. 機械に、自然治癒力はない。
    機械に、自然治癒力はない。
  25. 自分の分身を作るつもりで、部下の教育に力を入れる。
    自分の分身を作るつもりで、部下の教育に力を入れる。
  26. 翌日の準備をすることは、無駄な時間をなくすこと。
    翌日の準備をすることは、無駄な時間をなくすこと。
  27. なぜあの人は、膨大な仕事量を処理しているのに、涼しい顔をしているのか。
    なぜあの人は、膨大な仕事量を処理しているのに、涼しい顔をしているのか。
  28. 犯人捜しは時間の無駄。
    犯人捜しは時間の無駄。
  29. 時間の使い方が上手な人は、お手本にしよう。<br>時間の使い方が下手な人は、反面教師にしよう。
    時間の使い方が上手な人は、お手本にしよう。
    時間の使い方が下手な人は、反面教師にしよう。
  30. 3分も、考えようによっては、まとまった時間。
    3分も、考えようによっては、まとまった時間。

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