スケジュールを立てても、予定通りに進まなくて困ることがあります。

仕事のスケジュール、勉強のスケジュール、旅行のスケジュール。

思った以上に長引いたり、トラブルで遅延が発生したりなど、予定通りに進まないことがあるものですね。

1つの予定が狂うと後の予定もずらさなければいけなくなり、どんどん予定が狂っていくのです。

このときのストレスは半端なものではありません。

嫌なストレスを感じることになって、いらいらします。

焦りやいらいらを感じているせいで、注意力・集中力が低下して、普段よりミスが発生しやすくなる。

ミスが発生すると、ますます予定が後ろにずれる悪循環に陥り、踏んだり蹴ったりの状態となるのです。

どうすれば予定通りに進むスケジュールを立てられるのでしょうか。

「余白」を設けるのです。

スケジュールを立てる段階が大切です。

予定と予定の間に適度な余白を設けてください。

ぴちぴちのタイトなスケジュールを立てるからいけない。

すべての予定が時間通りに進むことはありません。

タイトなスケジュールを立てると、十中八九、痛い目に遭います。

そもそも「遅延しない」という前提でスケジュールを立てるからいけないのです。

遅延ゼロという状況はほとんどありません。

途中で何らかのトラブルが発生して、遅延が発生するのはよくあることです。

遅延がなければ、運が良かっただけの話です。

「遅延が発生する」という前提で考え、予定と予定の間に余白を設けておけば、どっしり構えていられます。

何らかの事情で遅延が発生しても、後の予定に影響しません。

余白が緩衝の役目を果たし、遅延を吸収してくれます。

特にせっかちな人は、タイトなスケジュールを立てる傾向があるため、しっかり意識をしておきたい。

かっこいい大人は心に余裕を持つように、スケジュールでも余裕を持つことが大切です。

余白はあったほうがいいものではありません。

余白は必要なものです。

予定通りに進むスケジュールを立てるコツは「余白を設けること」にあるのです。

• スケジュールを立てる際、予定と予定の間に適度な余白を設ける。

時間の無駄をなくすための工夫の1つが「時間割の作成」です。

学校では授業の時間割があり、バランス良く決められていますが、これを普段の仕事にも活用してみてください。

日々の仕事を振り返ってみると、繰り返しになってことがあるのではないでしょうか。

ある程度ルーティンになっている仕事であれば、大まかな時間割を立てられるでしょう。

それを頭の中で完結させるのではなく、きちんと紙に書くことが大切です。

頭の中だけでは、曖昧で抽象的になりやすいため、実効性に乏しくなります。

箇条書きでも表形式でもかまいません。

30分単位や1時間単位で区切って作成してみましょう。

細かく区切る必要はなく、大まかな区切りで十分です。

きちんと紙に書いて視覚化することで、時間割の存在が明確になります。

うまく時間割をまとめてみると、一目で把握できるため、スケジュール管理がしやすくなります。

「この時間にはこの仕事に取り組む」という意識が働いて、実行に移しやすくなるのです。

たとえば、一例として次のようなイメージです。

もちろん時には仕事が長引いたり急な仕事が入ったりすることもあるでしょう。

時間割のとおりに進まないこともありますが、ないよりあったほうが便利で安心です。

大まかな時間割でも、つくる意義があります。

時間割の存在が自分の行動を制御してくれるのです。

• 時間割を作成する。

どんな仕事でも準備は必要と思われがちですが、そうとは限りません。

一概に何でも準備が必要というわけではなく、仕事によっては、準備が必要なケースもあれば、そうでないケースもあります。

次の3つのケースによって、必要な準備も異なります。

1. 大きな仕事や間違いが許されない仕事

2. 小さな仕事や雑用

3. 先が読めない仕事

（ケース1）

大きな仕事や間違いが許されない仕事

まず大きな仕事や間違いが許されない仕事であれば「入念な準備」が必要です。

きちんと計画を立て、それに沿って必要な準備を整えます。

もちろん完璧に準備するのは難しいこともありますが、可能なかぎり準備を整えることが大切です。

特に間違いが許されない仕事では、徹底的な準備が欠かせません。

頭をフル回転させ、あらゆる状況を想定し、それぞれのパターンに応じた準備をします。

トラブルを避けるための対策を立て、万一トラブルが起こったときの対応策も考えます。

用意周到が実現できていれば、成功率も上昇します。

（ケース2）

小さな仕事や雑用

準備がなくてもできる仕事があります。

たとえば、小さな仕事や雑用です。

掃除、書類の整理、データ入力であれば、準備がなくても、すぐ取りかかれます。

やらなくていい準備をやる必要はありません。

準備が必要ないのにもかかわらず、余計なことをしていると、時間や労力の無駄が発生します。

準備がなくてもできる仕事であれば、思い立った瞬間に取りかかるスピード感が重要です。

（ケース3）

先が読めない仕事

先が読めない仕事の場合、実際に始めてみないと、どうなるかわからないということがあります。

きちんとした計画を立てようにも、大まかにしか立てられません。

そういうケースでは「仕事を進めながら準備をしていく」という姿勢で臨みましょう。

もちろん完全に無計画・準備ゼロというわけにはいきません。

ある程度ざっくりとした計画だけ立て、必要最低限の準備だけしたうえで仕事に取りかかります。

実際に仕事を進めていき、途中で不備や不足が出てきたら、その都度準備をしていくようにしましょう。

このように仕事の種類に応じて、必要な準備もさまざまです。

取り組み方を誤ると、無駄な時間や労力が生まれる可能性があります。

あなたが取り組もうとしている仕事は、どのケースでしょうか。

自分の仕事の種類を見極めたうえで、仕事に取り組みましょう。

• 仕事の種類に応じて、必要な準備を考える。

話を聞くときには、メモを取りましょう。

無駄な時間を減らすために欠かせない基本の1つです。

会社では上司や先輩から仕事を教わることがあるでしょう。

メモを取っていないと、聞いたことを忘れてしまい「もう一度聞く」という手間が発生します。

相手は同じことをもう一度説明しなければいけなくなり、お互いにとって二度手間となり、時間を奪う行為となるのです。

同じことを二度も三度も聞くことがあると、相手は「何度同じことを言わせるの？！」と心証を悪くするでしょう。

器の大きな人にも限界があります。

無駄な時間が生まれるだけでなく、あなたの評価が落ちることにもつながります。

こうしたことにならないためにも、人からものを教わるときはメモが欠かせません。

聞いたことをすべて書く必要はなく、大切なポイントだけメモを取れば十分です。

ど忘れの経験がない人はいません。

誰でもうっかり忘れることがあるもの。

どれだけ記憶力の悪い人でも、記録しておけば安心です。

一度メモを取れば、消したり捨てたりしないかぎり、未来永劫みらいえいごうずっと残り続けます。

記憶力より記録力を高めることです。

記憶力に自信がある人もいるかもしれませんが、油断は良くありません。

人は忘れる生き物であることを思い出してください。

忘れたことがない人は1人もいません。

10代や20代でも、うっかり忘れることは日常茶飯事です。

記憶力に自信がある人も、そうでない人も、きちんとメモを取っておくのが良いでしょう。

日頃からメモの習慣があれば、突然ひらめいたアイデアをしっかり書き留めることもできます。

たかがメモ、されどメモ。

メモの習慣は、無駄な時間を減らす習慣なのです。

• 人からものを教わるときは、きちんとメモを取る。

「仕事になかなか集中できません」と言う人がいます。

そういう人によく見られるのは「通知機能がオンになっている」というケースです。

たしかに通知機能は便利です。

メールでもSNSでも、受信があった瞬間、リアルタイムで知らせてくれます。

日頃から早い返信を心がける人にとって便利な機能ではありますが、落とし穴もあります。

「集中力」という点では確実に悪影響なのです。

パソコンであれば、通知のポップアップが表示されます。

スマホであれば、通知音が鳴ったり、バイブでぶるぶる震えたりします。

小さなことですが、積み重なると侮れません。

日頃からたくさんメールを受け取っている人は、気が散る回数も増えていき、集中力が奪われます。

しかも「どんな内容だろう？」と気になるため、なおさら集中力が奪われるのです。

多くの人が「ただの通知」と軽視しますが、集中力への悪影響は大きなものがあります。

通知機能は、集中力の大敵です。

メールの通知機能はリアルタイム性があって便利ですが、集中力を奪うデメリットは頭に入れておく必要があります。

集中力を大切にしたいなら、メールの通知機能はオフにしておくのがベストです。

仕事でも勉強でも、目の前のことに集中したいなら、その間は通知機能をオフするのがいい。

もちろんずっとオフにするわけではなく、集中タイムのときオフにするだけです。

やるべきことが終われば、再びオンに戻します。

「緊急の連絡があったらどうするのか」と不安に思うかもしれませんが、緊急の連絡はそうそうありません。

実際のところメールもSNSも、リアルタイムで知る必要はないはずです。

気づくのが少し遅くなっても、日常生活に何の支障もありません。

「あったら便利」ということは「なくても大丈夫」ということ。

ビジネスでは即レスが大切といわれますが、大切なのは「即レス」ではなく「24時間以内の返信」です。

自分の都合の良いタイミングでチェックすればいいこと。

仕事や勉強が一段落したらチェックしても、十分間に合うはずです。

通知をオフにするのは少し勇気がいりますが、集中力を大切にしたいなら、オフにするのが正解です。

• 仕事中や勉強中は、メールやSNSの通知機能をオフにする。

ビジネスメールで差をつけるには、どうすればいいのでしょうか。

それは「拝受のメール」にあります。

ビジネスメールは、24時間以内に返信するのがマナーです。

翌日が休日・祝日の場合は、その翌営業日で計算します。

ビジネスではスピードが命です。

プライベートならメールの返信が遅くなってもいいですが、ビジネスでは早い返信を心がけるに越したことはありません。

24時間を超えると、相手は「きちんとメールが届いているだろうか」「メールを見落としていないだろうか」と不安を覚えます。

48時間を超えると、不安が心配に変わります。

72時間を超えると、心配からいらいらに変わります。

あまりにメールの返信が遅いと、不信感を与えることになり、ビジネスに支障を来します。

たかが返信とはいえ、軽視できません。

24時間以内の返信を心がけることで、スピード感のあるやりとりを実現できます。

さて、問題なのは、24時間以内に返信できない場合です。

調整が必要だったり考慮しなければいけないことがあったりなど、正式な回答までに24時間を超えることがあるはずです。

そんなときは「拝受のメール」を送りましょう。

「メールを拝受いたしました。確認に時間がかかるためお時間を頂戴いたします。○○月○○日までにご回答を差し上げます」

「拝受したこと」と「いつまでに正式な回答ができるのか」の2点を伝えます。

24時間以内に正式な回答はできなくても、拝受のメールを送ることならできるはずです。

こうすれば、相手はひとまずレスポンスを受信できるので安心できます。

正式な回答までに時間がかかっても、気をもむことなく待てるのです。

以上のことをまとめると、次のルールとなります。

「メールの返信は24時間以内を心がける。24時間を超える場合は拝受のメールを心がける」

これができるのは、10人に1人です。

実際のところ、ほとんどの人ができていません。

逆に言うと、これがきちんとできれば、あなたは10人に1人の存在になれます。

「メールが早い」という好印象を与えられ「○○さんはメールが早い」という評判が広がるでしょう。

そして周りと明らかな差をつけられるのです。

シンプルなルールですが、印象アップの効果は抜群です。

ビジネスメールで差をつけるポイントは「拝受のメール」にあるのです。

• メールの返信は、24時間以内を心がける。
• 24時間以内に正式な回答ができない場合は、拝受のメールを送る。

時間がないという人にありがちなのは、誤った優先順位です。

良かれと思って重要なタスクから取り組んだ結果「時間がない」と焦る状況になることがあります。

たとえば、ToDoリストの作成で優先順位を考える際、重要度の高い順に取り組もうとします。

重要なものから取り組むのは当たり前のことに思えますが、必ずしも正しいとは限りません。

最初に重要なタスクに手をつけると、完了までに長い時間がかかることがあります。

3時間かかるかもしれないし、6時間かかるかもしれない。

半日かかるかもしれないし、もっと時間がかかるかもしれない

完了できるまでに時間が読めないケースもあるでしょう。

大きなタスクや複雑なタスクは、完了までに時間がかかります。

大きなタスクから取りかかったせいで、そこで多くの時間を消費してしまい、後のタスクがつかえます。

結果として「時間がない」という窮状をつくり出してしまうのです。

試験の際にも同じことがいえます。

試験では、小問と大問があります。

最初に大問から取りかかると、思いのほか大きく時間を使ってしまい、慌てながら小問を解くケースが少なくありません。

強いタイムプレッシャーがかかっていると、集中力や思考力に悪影響を及ぼします。

簡単な問題で凡ミスをやらかしてしまい、泣きを見ることになるのです。

試験では、すぐ解ける小問から片付けるのが得策です。

すぐ解ける問題から解いていくことで達成感が得られ、調子も上がります。

余った時間で大問に取りかかるほうが落ち着いて解いていけるので、集中しやすくなり、正答率も上がるのです。

重要度の高いものから取り組むのが正しいとは限りません。

重要度は低くても、最初に小さなタスクを片付け、残り時間で大きなタスクに取り組んだほうが良いことがあります。

残り時間をたっぷり使えるので、精神衛生が良くなり、落ち着いて取り組めます。

もちろん時間のかかるタスクでも緊急のものであれば、最初に取り組む必要はありますが、そうでなければ自分のペースでOKです。

緊急でないなら、あえて後回しにして、最初は小さなタスクから取り組むほうが時間を上手に使えます。

• 最初に小さなタスクから片付け、時間のかかるタスクは後回しにする。

時間が奪われる原因はどこにあるのか。

それは「古いデジタル機器」にあるのかもしれません。

自分が日頃使っているデジタル機器を振り返ってみましょう。

低スペックのパソコンを使っていないでしょうか。

使い慣れたパソコンには愛着があって手放せないものですね。

もちろん低スペックのパソコンでも問題なく動いて仕事もできますが、ネックになるのが「処理速度」です。

愛着のあるパソコンとはいえ、それが時間を奪うことになってはいけません。

低スペックのパソコンの場合、動きがもっさりします。

処理に時間がかかるだけではありません。

処理の待ち時間が長いといらいらさせられ、精神的なエネルギーを消耗します。

1つ1つの処理に時間がかかって、いらいらさせられ、これが仕事のスピードに影響するのです。

低スペックのパソコンでも、工夫によって速くすることはできますが、限界もあります。

特に画像編集や動画編集など重い処理をするときは、低スペックのデメリットが顕著に表れます。

低スペックのパソコンは、仕事が遅くなるだけでなく、やる気やモチベーションまで奪われるのですから侮れません。

仕事のスキルがあっても、パソコンのスペックが低ければ、自分のパフォーマンスを最大に発揮できないのです。

低スペックのデメリットが目立つなら、高スペックのパソコンに買い換えましょう。

パソコンの処理速度は年々向上しています。

基本的に高スペックのパソコンは高額ですが、なかには手頃な価格のものもあります。

低スペックのパソコンでは時間がかかる処理も、高スペックのパソコンを使えば、あっという間に処理できます。

出費はかかりますが、時短につながって仕事のストレスも減るメリットを考えるなら、価値は十分あるといえます。

画像処理や動画処理の多い仕事であれば、高スペックのパソコンのほうが断然有利です。

会社のパソコンが古い機種で低スペックあれば、上司に掛け合ってみるといいでしょう。

会社にも予算があって難しいケースもありますが「ダメで元々」の精神です。

掛け合ってみると、意外とOKが出るかもしれません。

頭の固い上司であれば、数字やデータで説得してください。

高スペックのパソコンにすることでどれだけ仕事が速くなるのか、数字やデータを持ち出せば、説得しやすくなります。

高スペックのパソコンは、さくさく動作します。

処理時間が短くなり、仕事のスピードアップにつながるのです。

デジタル機器に限った話ではありません。

アプリやツールに関しても、最新バージョンにアップデートすることで、処理スピードが速くなることがあります。

セキュリティーの観点からも、アプリやツールのバージョンはこまめに更新して、最新に保っておくのが賢明です。

• 高スペックのパソコンに買い換える。
• アプリやツールもこまめに更新して、最新に保つ。

集中力が切れているにもかかわらず、無理に仕事を進める人がいます。

「踏ん張らなければいけない！」「とにかく仕事を進めなければいけない！」と思っています。

眉間にしわを寄せながら、苦しそうな表情です。

これは真面目な人によく見られます。

仕事に一生懸命なのはわかりますが、あまり良いことではありません。

気合や根性で強引に仕事を進めたところで、スムーズにいかないのは目に見えています。

簡単な計算も、普段より時間がかかります。

会話のとき、相手の話が頭に入ってきません。

書類を読んでも、頭が回らず、文字を見ているだけになります。

集中力が切れているときは、良いアイデアも浮かびません。

きちんと頭が働かず、ぼうっとするばかりで、不毛な時間が過ぎるばかりです。

集中力が切れているときは、ミスが発生しやすくなります。

普段から気づくようなエラーを見逃したり、あり得ないような凡ミスをしたりします。

ミスをすると、修正ややり直しに余計な時間が取られてしまい、ますます貴重な時間を失うことになる。

集中ができていない状態で仕事を進めると、ろくなことにならないのです。

「集中力が切れているな」と思ったら、無理をせず、素直に休憩を取りましょう。

お手洗いに行ったり、コーヒーを飲んで一息入れたり、甘いチョコレートを食べて糖分補給をしたり。

軽くストレッチ体操をするのも良し。

近場をぶらぶら散歩してみるのも良し。

休憩室で仮眠を取るのも良し。

短い時間でもいいので、きちんと休憩を取りましょう。

きちんと休憩を取った後は、再び普段の集中力が戻っているのです。

• 集中力が切れているときは、無理に仕事を進めるのではなく、素直に休憩を取る。

無駄な時間を減らすために侮れないのが「探し物の時間」です。

「どこに置いたかな、どこに入れたかな」

机の上や引き出しの中が散らかっていてごちゃごちゃしていると、あちこち探し回ることになります。

必要なものをどこにしまったかわからないと、それだけ探し物の時間も長くなります。

探し物とはいえ、意外と時間を取られることがあるのではないでしょうか。

誤解を恐れずに言えば、探し物の時間とは、無駄な時間です。

探し物の時間は、時間を浪費しているのと同じこと。

探し物をしている間、本来やるべき仕事はストップします。

探し物に30分も1時間も費やすのは時間の無駄でしかありません。

なかなか探し物が見つからないと、だんだんストレスもたまり、いらいらしてきます。

探し物の時間を減らすことが、無駄な時間を減らすことにつながります。

探し物の時間を減らすなら、日頃から整理整頓が欠かせません。

机の上や引き出しの中など、日頃からきちんと整理整頓をしておきましょう。

日頃からよく使うものは、机の上や引き出しの手前に入れておくと良いでしょう。

必要になったとき、さっと取り出せるので、時間の無駄がありません。

資料は上手にファイリングして、タイトルを書いたりラベルを貼ったりして、上手にファイリングを行います。

戸棚の中もきちんと整理整頓を行い、目的別やカテゴリ別などに分けて、見やすくしておくといいでしょう。

ウォール・ストリート・ジャーナルに興味深い記事が掲載されました。

それによると「一般的なビジネスパーソンは、1年間に6週間もの時間を探し物に費やしている」というのです。

これは非常に驚くべき数字です。

私たちにとって探し物は、時間を奪う大敵です。

忘れてはならないのは、パソコン内の整理です。

部屋の整理はできても、パソコン内の整理を忘れていることがあるため、要チェックです。

わかりやすくフォルダーを作ったり不要なファイルは削除したりなどして、見通しを改善しましょう。

• 不要なファイルは削除する

• デスクトップをきれいにする

• 上手にフォルダーをつくって管理する

• ファイル名の付け方にルールを設ける

• 大カテゴリから小カテゴリに階層を整える

• 使用頻度の多いアプリは、タスクバーを利用する

• どのフォルダーにも属さないものは「その他」のフォルダーをつくって管理する

大切なことは「使用頻度が高いものほど手前に置くこと」です。

これはアナログでもデジタルでも共通していえることです。

探し物の時間は、なければないほどいい。

探し物の時間をゼロにするのは難しくても、ゼロに近づけることならできるはずです。

日頃からきちんと整理整頓を行い、探し物の時間がゼロにすることを目指していきましょう。

• 日頃からきちんと整理整頓をして、探し物がゼロになるようにする。

無駄な時間を生んでいるのは、会議です。

本当に必要な会議もありますが、よくよく考えてみると、意義が疑わしい会議もあるのではないでしょうか。

単なる報告会、目的のない会議、毎回発言者が決まっている会議。

特に顔を合わせるだけの会議は無駄の極みです。

会議に出席すると、なんとなく仕事をした気になりやすいのですが、大切なのは活発な議論が行われているかどうかです。

本当にその会議が必要なのか振り返ってみることが大切です。

形骸化している会議になっていないでしょうか。

必要性を感じない会議であれば、どんどん出席を断りましょう。

出席を断ることで嫌な顔をされても、その分仕事で結果を出せば、文句は言われません。

会議の内容は、議事録で確認すればいいことです。

単なる報告会なら、議事録の確認で十分事足ります。

議事録でわかりにくいところは、出席した人に詳しく聞けばいいことです。

離れた相手とは、オンライン会議を検討する

どうしても必要な会議があって、相手のところまで足を運ばなければいけないこともあるでしょう。

物理的な距離があり、遠くになればなるほど、移動の負担が大きくなります。

そんなときは、オンラインで会議ができないか検討してみてください。

会わないといけない会議はほとんどありません。

オンライン会議のメリットは、わざわざ足を運ばなくても良いことにあります。

移動時間だけでなく、労力や交通費も節約できるため、仕事を効率的に進められます。

インターネット社会になって久しい昨今です。

これだけ便利な世の中だというのに、オンラインの会議をしないのはもったいないことです。

「オンラインで会議するのは失礼ではないか」と思っているなら誤解です。

オンライン会議は現在、広く一般的に行われていて、多くの企業で採用しています。

首相や大統領ですらオンラインで会議を行う時代ですから、どんどん積極的に利用したほうが時間の節約になります。

• 無駄な会議には出ない。
• 遠隔地は、オンライン会議を検討する。

私たちが職場の人とランチを取るとき、同じ顔ぶれになることが多い。

仲の良い人とはリラックスしながら食事ができます。

お互いのことをよく知っているので気を遣う必要がありません。

もちろんいつも同じ人とランチを取るのもいいですが、そればかりでは会話の変化が乏しくなります。

慣れ親しんだ相手とのランチは、プラス面もありますが、マイナス面もあります。

毎回同じような会話が繰り返され、話の内容が似たり寄ったりになることが多い。

同じ相手だからこそ、新しい話題や情報が入りにくくなります。

新鮮な刺激がないため、時にはマンネリの空気が広がることも少なくありません。

いつも同じ人とランチを取っていると、残念ながら、なかなか視野も思考も広がっていかないのです。

ランチに違った人を誘うのが良い3つの理由

上手に時間を使うなら、ランチタイムがポイントです。

たまには違った人とランチに行きましょう。

なぜランチに違った人を誘うのがいいのか。

その理由は3つあります。

1. 新鮮な会話

違った人と食事をすると、新鮮な会話が生まれます。

面白い話が聞けたり、新しい情報が得られたりなど、いつもと違った雰囲気で食事ができます。

ランチの雑談がヒントになって、新しいアイデアが浮かぶこともあるかもしれません。

食事と情報交換が同時に行え、より有意義に過ごせます。

2. 人付き合いの拡大

新しい人を誘うと、それがきっかけで人付き合いの幅が広がります。

私たち人間には「一緒に食事をすれば仲良くなる」という傾向があります。

一緒にランチをすることでお互いの仲が深まり、人付き合いが広がります。

思わぬ共通点が見つかって、一気に親しくなることも珍しくありません。

一緒にランチタイムを過ごしたことで、新しい人脈につながることもあります。

3. 積極性の向上

ランチに新しい人を誘うことは、能動的なアクションです。

日常の業務では、積極的な姿勢が欠かせません。

受け身になってばかりでは、なかなか良い仕事ができません。

ランチに新しい人を誘うことで、受け身の姿勢から脱却し、積極性を鍛えられます。

少々緊張はあるかもしれませんが、そうした新鮮な刺激が大事です。

新しい人をランチに誘うことも、1つのチャレンジなのでです。

毎回違った人とランチに行くことで、より有効にランチタイムを活用できる

いつも同じ人とランチを取るのもいいですが、たまには違った人と取ってみたい。

職場で今まで話したことのない人がいれば、チャンスです。

「一緒にランチはいかがですか」と声をかけてみるといいでしょう。

最初は少し勇気がいるかもしれませんが、誘ってみると、たいていすんなりOKがもらえるはずです。

食堂や休憩室で1人ランチを取っている人がいれば「隣に座ってもいいですか」と声をかけ、一緒に食事をしてみるもいいでしょう。

毎回ランチに違った人を誘ってみるのも良し。

ちょっと勇気は必要ですが、これはこれで勇気を鍛える機会になります。

おいしい食事ができるだけではありません。

新鮮な会話を楽しめたり、人付き合いの幅を広げられたり、積極性を鍛えられたりなどのメリットがあります。

毎回違った人とランチに行くことで、ランチタイムをより有効に活用できるのです。

• ランチは、毎回同じ人と取るより、できるだけ違った人と取ってみる。

仕事中、眠くてうとうとしてしまうことはありませんか。

まぶたに重りがぶら下がっているかのようで、なかなかきちんと目が開きません。

眠気を吹き飛ばそうとしても、なかなかうまくいきません。

睡眠欲は、人の3大欲求の1つです。

眠気にあらがおうにも、なかなか体が言うことを聞いてくれません。

うとうとしているとき、無駄な時間が発生しています。

仕事に集中できているわけではありません。

かといって、きちんと休憩を取っているわけでもない。

中途半端な時間なのです。

うとうとしているときは、集中力が極度に落ちていて、仕事がなかなか前に進みません。

生産性は、ほぼゼロに等しい状態です。

眠気と戦いながら仕事をしていると、つまらないミスを誘発するのは時間の問題です。

ミスをすれば仕事のやり直しが発生して、程度によっては長い時間がかかることも少なくありません。

うとうとしながら仕事をしたところで、無駄な時間であり、いいことは1つもないのです。

無駄な戦いはやめましょう。

こういうときは、さっさと仮眠を取るのがいちばんです。

うとうとするのは、体が睡眠を欲している証拠。

カフェインで無理やり眠気を吹き飛ばすのもいいですが、本来眠いときは寝たほうがいいのです。

無理に眠気と戦うくらいなら、潔く仮眠を取ったほうが健康的です。

仮眠で仕事が一時的に止まることになっても、眠気が取れて集中できるようになれば、メリットが上回ります。

休憩室に移動して、机に突っ伏して、5分10分でいいので仮眠を取りましょう。

トイレの個室も、5分程度であればぎりぎり許容範囲でしょう。

わずか5分10分の仮眠でOK。

ただし、30分を越える睡眠は、深い眠りに入って夜の睡眠に影響するため注意しましょう。

30分以内の睡眠であれば、浅い眠りの範囲内で抑えられるため、夜中の睡眠に影響しにくいとされています。

心配な人は、20分以内の睡眠が無難でしょう。

きちんと目を閉じることが大切です。

視覚を遮断するだけでも、脳を休ませることができます。

眠気を取るだけなら、短い仮眠で十分な効果があります。

雰囲気が許されるなら「5分だけ仮眠させてください」と許可を得て、机に突っ伏して寝るのもいいでしょう。

理解のある職場であれば、すんなりOKをもらえるはずです。

さっと仮眠を取ったほうが、さっと眠気が取れます。

仮眠は、起きた後すぐ動けるメリットがあります。

短い仮眠で頭の中がすっきりすれば、仕事に集中できるようになるのです。

• うとうとするくらいなら、さっと仮眠を取る。

会議を進めていると、議題から脱線することがあります。

途中からだんだん話がそれていき、議題とまったく違った方向に話が広がっていくことがあるものですね。

もちろん少し話がそれるくらいなら悪くありません。

雑談は、コミュニケーションのスパイスです。

堅苦しい空気を和らげたり、場の雰囲気を明るくしたり、会話を活性化させたりなど、会議にプラスをもたらします。

ある程度の雑談であれば、許容範囲といえるでしょう。

しかし、雑談が長引くのはイエローカードです。

ビジネスでは時間が重要です。

会議の場で議題からそれた話ばかり花を咲かせるわけにはいきません。

会議がだらだらしてしまい、無駄な時間を生んでしまいます。

予定時間までに終わらず、会議時間が延長となるのです。

会議で脱線した話題が続くようであれば、本題に戻るフレーズを使いましょう。

「そろそろ本題に戻りませんか」

「議題からそれているようですが、時間もありますので、次の議題に移ってもよろしいでしょうか」

上手に軌道修正ができ、自然な形で本題に戻せます。

会議に限ったことではありません。

廊下や職場でおしゃべり好きの人に捕まって、延々と話を聞かされることがあるでしょう。

忙しいときに捕まると、ますます時間に余裕がなくなります。

長話を聞かされて困ったときは、次のフレーズで会話をまとめましょう。

「次の予定がありますので」

「ちょっと急ぎの用事があるので」

すぐ相手は察してくれ、上手に会話を切り上げられます。

申し訳なさそうに言えば、相手を不快にさせることもありません。

一般的に話を遮るのは良くないこととされていますが、時と場合によります。

会議の脱線や余計な雑談を放置していると、無駄な時間を生むことになります。

上手に話を遮ることも、仕事のスキルなのです。

• 会議が脱線したり、だらだらした長話に付き合わされたりしたときは、上手に話を遮る。

友人の家に遊びに行った帰り道、その友人から電話がかかってきました。

「○○さん、忘れ物をしているよ」

どうやら友人宅に忘れ物をしてしまったようです。

大切なのものなので取りに行かなければなりません。

「ごめんね。うっかりしてた。取りに行くね」

このとき、次のような言い方をする人がいます。

「○○時間以内に取りに行きます」

普通の一言に聞こえるかもしれませんが、イエローカードです。

友人にとっては不親切な表現だからです。

たとえば「3時間以内に取りに行きます」と言うとします。

友人は3時間ずっと自宅にいなければいけなくなります。

3時間以内ということは、1時間後かもしれないし、2時間後かもしれない。

ぴったり3時間後という可能性もあるでしょう。

友人は今すぐ外出の予定があるかもしれません。

今すぐ買い物に行きたいかもしれません。

すぐお風呂に入りたいかもしれません。

何かと行動が制限されて困るのです。

できるだけ早めに行きたい気持ちがあると「○○時間以内に」という表現を使いがちです。

悪気はないのはわかりますが、もう少し相手の立場になって考える余裕が欲しい。

何気なく口にした一言が、相手の迷惑になっていることがあるため、できるだけ避けておきたい言い方です。

こういうときは、どんな表現を使えばいいのでしょうか。

「○○時に取りに行きます」という表現がベストです。

はっきり時間を指定したほうがいいのです。

相手はその時間だけ自宅にいればいいので、予定を立てやすくなります。

たとえば「18時に取りに行きます」であれば、18時ごろ自宅にいればいいので、自由が確保されて行動しやすくなります。

18時に都合が悪ければ、お互いの都合の良い時間を話し合えばいいことです。

この心がけは、プライベートだけでなく、ビジネスでも同様です。

ちょっとした表現の違いですが、相手にとっては印象がまったく変わります。

訪問時間を伝える際は「○○時間以内に」ではなく「○○時に」という表現を心がけましょう。

ピンポイントで時間を指定したほうが、相手にとって親切なのです。

• 「○○時間以内」より「○○時に」という表現を使う。

時間の無駄を生む場面の1つが「水掛け論」です。

仕事をしていると、ささいなことがきっかけで水掛け論になることがあります。

「メールを送りました。確認していただけましたか？」

「いいえ、受け取ってませんよ」

「そんなことはないです。もう一度よく確認してください」

「探しましたが、やはり受け取っていません」

「どういうことですか。とにかくこちらは送りました。本当に見落としていませんか」

「そう言われましても困ります。とにかく受け取っていません」

お互いが自分の主張を曲げません。

押し問答になって、なかなか議論が解決しない場面があるもの。

だんだん険悪な雰囲気になっていき、仕事が止まったり遅くなったりするのです。

水掛け論は無益な議論です。

水掛け論でいつまでも言い張っていると、貴重な時間が失われるばかり。

これほど不毛で時間の無駄はありません。

水掛け論が始まると、時間が奪われるだけでなく、お互いが気持ちよく仕事をできなくなります。

水掛け論の雰囲気になったら、やるべきことはシンプルです

こちらから先に謝って送り直しましょう。

自分の主張を取り下げ「すみません。私の手違いかもしれません。今からもう一度送ります」と言えばいいのです。

こちらに非がないとしても、素直に謝ってすぐ送り直すのがいい。

メール1通を送り直すことは、さほど手間もかからず、すぐできるはずです。

二度手間になりますが、水掛け論でぐだぐだするよりははるかに良い。

メールに限った話ではありません。

「書類の送った、送らない」「ファクスの送った、送らない」というケースも同様の対応です。

すぐ送り直せば、済む話です。

水掛け論をする時間に送り直したほうが、早く解決します。

• 「送った、送らない」の水掛け論になったら、こちらから先に謝って、すぐ送り直す。

ある日の朝、会社に向かって走る男性がいました。

「大変だ！　遅刻する！　走れば、ぎりぎり間に合うかもしれない」

家から出るのが遅くなり、なんとか遅刻を回避しようと走ります。

間に合うかどうか、微妙なラインです。

必死に走って、ようやく会社に到着しました。

腕時計を確認すると、8時59分。

「良かった！　ぎりぎり間に合った」

なんとかぎりぎりセーフかと思いきや、上司から「遅刻だ！」と叱られることになりました。

会社の時計を見ると、9時2分です

なんとその人の腕時計は、3分遅れていたのです。

「私の腕時計がずれていた」という言い訳は通用しません。

ぐだぐだ言い訳をすればするほど、印象が悪くなります。

たった1分でも、遅刻は遅刻です。

きちんと時計の時間が正確に合っているか確認することです。

自分では間に合っているつもりでも、肝心の時計がずれていては元も子もありません。

意外とざっくりになってことが多いものです。

あなたの身の回りにある時計は、きちんと正確な時刻を刻んでいるでしょうか。

腕時計、壁時計、目覚まし時計。

それぞれチェックしてみてください。

少しくらいずれていても大丈夫と思うかもしれませんが、誤解です。

先ほどの例のように、1分のずれが評価を分けることがあります。

電波受信の時計でも油断はできません。

電波受信の時計は、自動的に時刻を修正してくれますが、意外な落とし穴があります。

電場の届かない場所に置いてあると、うまく機能しないのです。

たとえば、地下や建物の奥といった環境では、電波が届きにくいため、いつの間にか時刻がずれていることがあります。

いくら便利な電波受信の時計も、電波が届かない場所では機能が生かされません。

秒針のある時計なら、きちんと秒単位まで正確に時間を合わせておきましょう。

時刻合わせを行うなら「時報サービス」がおすすめです。

117番に電話をすれば、秒単位で確認できます。

時報サービスはうるう秒の調整も行われているので、安心して利用できます。

ビジネスの世界では、1秒の差で勝負が分かれることが少なくありません。

時間を大切にするなら、まず身の回りの時計の時刻を正確に合わせておくことが基本です。

• 身の回りの時計は、きちんと時間が合っているか確認する。
• 分単位ではなく、秒単位で時間を合わせる。

時間にルーズな人と共同作業をすることがあります。

意識合わせということで相手にスケジュールを伝えますが、このとき実際より前倒しで締め切りを伝える人がいます。

たとえば、本当の締め切り日は20日なのに、10日が締め切りと伝えます。

ぎりぎりを避けるため、最悪遅れてもいいように、さばを読んだ締め切りを伝えるのです。

時間にルーズな人は、締め切りを守らない傾向があるもの。

前倒しで伝えておけば、相手が締め切りに遅れたとしても、カバーしやすくなります。

なかなか賢い方法に思うかもしれませんが、ずばり言ってしまうと、NGです。

実際は逆効果です。

万一のためとはいえ、さばを読んだ締め切りを伝えるのは良くありません。

結局のところ、相手に嘘をついているのと同じだからです。

「相手にばれないだろう」と思いますが、遅かれ早かれ、必ずばれます。

あるとき相手は本当の締め切りを知ることになり、失望します。

「なんだ、本当の締め切り日はもっと後なのか。こんなに急がなくて良かったじゃないか。私のことを疑っているのだな」

自分が信用されていないことにショックを受け、信頼関係にひびが入るのです。

悪影響はそれだけではありません。

一度さばを読んだ締め切りがばれると、ますますルーズに拍車がかかります。

「今回の締め切りも、どうせさばを読んでいるのだろう。少し遅れても大丈夫だろう」となります。

気持ちの緩みが助長され、相手の仕事の完了がますます遅くなります。

こちらとしても、ますますさばを読んだ締め切りを伝えることになり、お互いに悪いほうへエスカレートするのです。

こうして信頼関係が崩壊へと向かっていくのです。

締め切りでさばを読むのは、余計な不信感を招くだけです。

締め切りを伝えるなら、さばを読んで伝えるのではなく、最初から本当の締め切りを伝えましょう。

時間にルーズな人と共同作業をするとき、どうすれば締め切りを守ってもらえるのでしょうか。

「締め切り厳守」を強調して伝えればいいだけです。

それ以上余計なことをする必要はありません。

時間にルーズな人でも、締め切り厳守を強調して伝えれば、気合を入れてくれます。

相手を信頼することです。

相手を信頼することで、相手も信頼に応えてくれます。

他者に対する期待・願望が現実になることを、心理学で「ピグマリオン効果」といいます。

時間にルーズな人と共同作業をすることになったとしても、スケジュールをごまかさず、最初から正直に伝えたほうがいいのです。

• 仕事の遅い相手でも、さばを読んだ締め切りではなく、最初から本当の締め切りを伝える。

締め切りは、誰のためにあるのか。

普通に考えるなら「相手のため」と答えることが多いでしょう。

一般的に締め切りを設定するのは、仕事の依頼主です。

依頼主にも都合があるため「この日までに終わらせてほしい」という希望があります。

締め切りが厳しくて期日を伸ばしてほしくても、仕事の関係上、なかなか言いにくいときもあるでしょう。

少なからず「先方の都合に合わせている」という感覚があります。

もちろん締め切りは「相手のためにある」というのが一般的な認識ですが、突き詰めて考えると、別の見方もできるようになります。

「自分のため」なのです。

締め切りの本当の意味は、相手のためではなく、自分のためにあります。

締め切りがあるおかげで、適度なタイムプレッシャーが得られます。

「だらだらしていられない」と思うことで気持ちが引き締まって、怠け心を吹き飛ばせます。

なかなかやる気の出ない自分にむちを打って、仕事のスピードを促せるでしょう。

時には潜在能力の発揮を促すこともあります。

仕事の計画や予定を考えることができるのも、締め切りがあるおかげです。

締め切りがあるおかげで、残り時間を逆算できるようになり、仕事の配分やスケジュール調整ができるようになります。

できれば、締め切り前に仕事を終えましょう。

早めに仕事を終えると「早いですね。すごいですね」と依頼主を驚かせることもできます。

早期完了も付加価値です。

信用と信頼が得られ、活躍に注目してもらえれば、新しい仕事のチャンスにも恵まれやすくなります。

締め切りのメリットがあるのは、相手より、むしろ自分です。

締め切りには「計画性を促す」「スピードを促す」「潜在能力の発揮を促す」といった働きがあります。

締め切りは、恨むものではなく、生かすものです。

「自分のため」と思うことで、締め切りによるタイムプレッシャーも楽しめるようになります。

締め切りに秘められた可能性をしっかり引き出すことです。

締め切りを生かして、自己成長・自己実現・ビジネスチャンスにつなげましょう。

締め切りは、相手のためではなく、自分のためにあると考えるのが正解です。

• 締め切りは、相手のためではなく、自分のためにあると考える。

締め切りに間に合わないときは、締め切りの延長を申し出てかまいません。

それは仕方ないことです。

無理なものは無理です。

どうしても間に合わないときは、正直に事情を伝え、延長をお願いしたほうがいい。

できれば、締め切り直前に伝えるのではなく、間に合わないとわかった段階で伝えたがほうがいいでしょう。

早めに伝えたほうが、先方も調整がしやすくなります。

「叱られるかな」「嫌な顔をされるかな」と思いきや、意外と快くOKをもらえることがあります。

クオリティーを落として強引に間に合わせるより、遅くなってもいいのでクオリティーを確保したいケースがあります。

だからといって、最初から「ダメなら締め切りを延ばしてもらえばいい」と考えるのは良くないのです。

締め切りを延ばしてもらうのは、あくまで最終手段です。

ビジネスでは、締め切り厳守が基本です。

締め切りの延長をお願いすることは、少なからず先方に迷惑をかけることになります。

最初から「ダメなら締め切りを延ばしてもらえばいいよね」という考えでいると、緊張感が薄れ、仕事への集中力も低下します。

一度締め切りを延ばすと、それが癖になってしまいます。

最初から甘えた考えを持つのではなく、あくまで最終手段として考えることが大切です。

• 締め切りの延長を、最初から考慮に入れるのではなく、あくまで最終手段として考える。

物事を決めるとき、全員一致には注意してください。

全員一致とは、異議を唱える者は1人もなく、その場にいる全員の意見が、同じ方向にまとまるということです。

反対する人がゼロで、全員が賛成であれば、スムーズに可決です。

完璧に意見がまとまっているといえ、これほど素晴らしいことはありません。

しかし、全員一致は、1人でも反対がいるかぎり、決まらないことになります。

反対する人を説得するために、何度も会議を開いたり議論を行ったりしなければいけないため、無駄な時間が生まれるのです。

反対する人を説得するのは容易なことではありません。

多大な労力が必要となります。

懸命に説得しても首を縦に振ってもらえず、結局議論が無駄に終わることも少なくありません。

たった1人の反対者せいで、プロジェクトの進行が遅くなったり頓挫したりします。

スピードが求められるプロジェクトで、全員一致のルールを取り入れるのは致命的なブレーキになりかねません。

いつまでたっても物事が決まらず、いたずらに時間ばかりが過ぎていき、暗礁に乗り上げることになるのです。

歴史を振り返ると、過去に国際連盟がありました。

国際連盟が失敗したのは、総会で全会一致制を採用していたことが原因の1つとされています。

無駄な時間を減らすなら、多数決で決めるのがベストです。

多数決は、民主主義を実現する優れた決定方法です。

過半数や3分の2以上の賛成で決議というルールにすれば、さっと決められます。

「賛成の方は挙手をしてください。賛成が過半数なので決定します。では、次の議題に移ります」

1回の挙手や投票で決まり、物事が円滑に進むのです。

• 決議のルールは、全員一致ではなく多数決にする。

日常では時に、いらいらしてしまうことがあるでしょう。

嫌なことがあると、むっとしてしまいます。

思い通りにいかないことがあると、感情も高ぶってストレスがたまっていき、表情も悪くなります。

いらいらを通り越して「怒り」の感情に発展することもありますね。

できればいらいらしないようにしたいところですが、難しいこともあります。

どうしてもいらいらしてしまうことがあるもの。

心のコントロールがうまくいかず、やむを得ないこともあるでしょう。

心の中がとげとげして、いても立ってもいられないことがあるものですね。

もしいらいらすることがあれば、やるべきことは1つです。

少しでも早く落ち着きを取り戻すようにしてください。

いらいらするのは時間の無駄です。

仕事にも集中できず、笑顔をつくることもできず、いいことは何もありません。

いらいらしていると、ストレスのせいで自律神経の働きが悪くなり、健康に良くありません。

ひたすら息苦しい時間が続くばかり。

気がつくと、1時間も2時間も時間がたっているのです。

積極的にいらいらを解消させるようにしましょう。

時間に任せて落ち着きを取り戻すこともできますが、少しでも無駄な時間を減らしたいなら、能動的なアクションが有効です。

大きく深呼吸をしたり、ストレッチをしたり、窓から外の景色を眺めたり。

飲み物を飲むのも良し。

外の空気を食うのも良し。

気晴らしにゲームをするのも良し。

甘いものを食べて、脳をクールダウンさせるのも名案です。

しばらく仕事の手を止め、3分でもいいので、瞑想めいそうの時間をつくってみるのもおすすめです。

いらいらの解消法は人によって異なり、十人十色です。

自分なりのいらいら解消法を身につけておくといいでしょう。

1分1秒でも早くいらいらを解消させることが大切です。

少しでも早く普段の自分を取り戻すに越したことはありません。

いらいらの解消に専念したほうが、全体で見ると、時間の節約につながります。

• いらいらすることがあれば、すぐリフレッシュをして、落ち着きを取り戻す。

時間を有効活用したいなら、待たせる側になるのではなく、待つ側になることです。

待つ側は、待ち時間ができます。

早く到着すればするほど待ち時間が長くなり、損をするように思うかもしれません。

しかし、実際は違います。

もちろん何もしないでぼんやり待つだけでは無駄な時間となりますが、待ち時間を有効に使えばいいだけです。

身だしなみを整えたり、本を読んだり、スマホでニュースをチェックしたり。

複数人の待ち合わせなら、先に到着した人と談笑を楽しむこともできるでしょう。

待ち時間を有効に使いさえすれば、1分たりとも時間を無駄にすることはありません。

あとから到着した人を余裕の表情で迎えられます。

相手より早く到着すると、気持ちのうえで有利に立てることもメリットです。

待ち合わせの際は、待つ側になれるよう、早めの到着を心がけましょう。

余裕を持って出発して、余裕を持った到着が理想です。

待たせる側より待つ側になったほうが、時間を有効活用できるのです。

• 待ち合わせの際は、待つ側になれるよう、早めの到着を心がける。
• 待ち時間に好きなことをして時間を有効活用する。

身の回りに調子の悪い機器はありませんか。

• パソコンから異音がする

• キーボードの利きが悪い

• ディスプレイにドット抜けがある

• プリンターの印刷がずれて二重になる

• プロジェクターのファンが壊れて動かなくなった

日頃よく使っている機器の調子が悪いと、不安な気持ちになりますね。

厄介なのは「とりあえず使える」という状態です。

完全に壊れているなら「修理に出す」の一択ですが、調子は悪くてもとりあえず使えるなら、そのまま使い続けることが多い。

「しばらくすればそのうち直るのではないか」と期待してしまうのです。

ここが要注意です。

残念ですが、放置しても直りません。

むしろどんどん調子が悪くなります。

風邪や擦り傷とは違って、しばらくすれば、自然と元に戻るものではありません。

機械に、自然治癒力はないのです。

調子の悪い機器を使っていると、仕事がもたもたして思うようにはかどりません。

仕事に支障が出てしまい、無駄な時間を生む原因となります。

不安を抱えたまま仕事をすることになるので、ストレスもたまりがちです。

調子の悪い機器をほうっておくと、ろくなことになりません。

異音がするパソコンを放置していると、ある日壊れて、大事なデータが消失するかもしれません。

利きが悪いキーボードを使っていると、誤字脱字が増えてしまい、仕事のクオリティーに影響します。

ディスプレイのドット欠けを放置していると、だんだん範囲が広がったり、急に映らなくなったりする可能性があります。

うまく印刷できないプリンターを放置していると、お客さま用の資料を印刷できず、困ることになるでしょう。

ファンが壊れたプロジェクターを使っていると、本番のとき急に故障して、大慌てをすることになります。

調子の悪い機器をほうっておくと、あとから痛い目に遭うのです。

調子の悪い機材や設備があれば、早めに修理に出しましょう。

保証の範囲であれば、無償で修理してもらえます。

費用や時間がかかるとしても、やはり修理に出しておくほうがいい。

とりあえず使える状態でも、大きな問題が起こる前に、きちんと修理に出すのが得策です。

調子が悪いのはすでに黄信号の状態ですから、修理に出すのがベストなのです。

• 調子の悪い機器があれば、放置せず、早めに修理に出す。

職場でリーダーという立場の人もいるでしょう。

勤続年数が長くなるにつれて仕事ができるようになり、キャリアや実績も積み上がっていき、出世の道が開けます。

出世すれば、おのずと部下を持つことになります。

上手に時間管理を行うなら、部下の教育に力を入れるのが近道です。

たしかに部下の教育には、時間も労力もかかります。

できることなら省きたいもの。

教育は手間暇がかかって面倒くさいと思われがちです。

部下に時間を取られていると自分の仕事が前に進みません。

物覚えの悪い部下がいれば、一度教えたことを何度も聞かれ、教育に苦労させられることも多くなるはずです。

リーダーは自分の仕事で忙しく「教育どころではない」と思うかもしれませんが、なんとか時間を割いて部下の教育に力を入れたい。

自分が知っている仕事のコツは惜しみなく教えましょう。

物覚えの悪い部下がいても、叱らず怒鳴らず、根気よく丁寧に教えます。

長い目で見ると、教育とは投資です。

目先の負担にとらわれず、先を見据えた先行投資が大切です。

教育に手間暇はかかりますが、投資という考え方を持ち、根気よく教育を施していくことが大切です。

教育に力を入れることで、部下はスムーズに働いてくれるようになります。

部下の教育に力を入れれば入れるほど、スムーズに働いてくれるようになり、自分の負担が軽くなります。

部下の教育に時間を取られても、それは一時的な負担です。

部下が育って仕事ができるようになれば、それだけ自分の仕事が軽減されて楽になります。

マイナスよりプラスのほうが大きくなり、結果として、時間管理がうまく回るようになります。

願わくは「自分の分身」をつくるつもりで教育に力を入れてください。

部下が育ったら、そこで終わりにせず、どんどん大きな仕事を任せていきましょう。

部下は、大きな仕事を任されることでさらに成長します。

重い仕事や責任のある仕事も振れるようになれば、ますますリーダーの負担が小さくなります。

リーダーは、リーダーしかできない仕事だけに専念するのが得策なのです。

• 自分の分身をつくるつもりで、部下の教育に力を入れる。

無駄な時間をなくす方法の1つが「翌日の準備」です。

終業時間になったら、さっさとタイムカードを押して、一刻も早く帰りたいでしょう。

1分1秒でも早く会社から出て、仕事から解放されたいと思う人も多いのではないでしょうか。

早く帰りたい気持ちはあるかと思いますが、無駄な時間を減らすなら、ここでもう一踏ん張りしおきたいことがあります。

翌日の仕事の準備をしてから帰宅しましょう。

準備をしていないと、翌日スムーズに仕事に取りかかれません。

「何をしたらいいんだっけ？」

「次は何をしたらいいのだろうか？」

「あの書類はどこにあったかな？」

朝からもたもたしてしまい、無駄な時間を生むのです。

悪影響はほかにもあります。

見逃せないのは「精神的なストレス」です。

準備をしていないと、帰宅中、翌日の仕事のことが頭に浮かんでもやもやします。

「準備ができてない」「うまくいくだろうか」など余計な不安に振り回されることになり、なかなかリラックスできません。

自宅に戻ってからも、もやもやを引きずることになる。

このストレスは軽視できません。

不安を抱えていると精神的なストレスがちびちび積み重なり、時間だけでなく心も削られます。

不安が頭から離れないせいで入眠が妨げられ、睡眠不足になるのです。

こうした事態を避けるためにも、翌日の仕事の準備をしてから帰宅するのが得策です。

きちんと翌日の準備ができていれば、余計な不安に振り回されることはありません。

「翌日の準備ができている」と思えることが大切です。

その日の仕事を気持ちよく締めくくれ、すっきりした気持ちで帰宅できます。

頭の中を空っぽにできるので、仕事の後はゆっくり休めます。

翌日出社してすぐ仕事に取りかかれ、無駄な時間がないのです。

帰宅時間になるとへとへとで疲れていて、一刻も早く帰りたいものですが、翌日の準備のためにもう一踏ん張りしたい。

準備に時間はかかりますが、翌日はスタートダッシュが切れるので、結果として時間の節約になります。

すべて完璧に準備をするのが大変であれば、最低限の準備をしておくだけでもかまいません。

疲れているなら疲れているなりの準備でOK。

準備は面倒くさいものですが、きちんと準備しておくことで、翌日スムーズに仕事に取りかかれるのです。

• 翌日の準備をしてから帰宅する。

世の中には、信じられないほどばりばり仕事をこなしている人がいます。

多くの著書を出版したり、多くのメディアに出演していたり、いろいろな事業を手がけて活躍していたりなど。

多くの仕事をこなしていると、それだけ時間を取られます。

1日は24時間ですが、24時間の限界を超えた仕事をしているように感じられます。

分身の術を使っているのではないかと思ってしまうほど、くるくる働いている人がいます。

膨大な仕事量をこなしていると「あの人はいつ寝ているのだろう」と不思議に思わずにはいられません。

にもかかわらず、本人は涼しい顔をしていて、余裕が見られるのです。

本人に「きちんと睡眠を取ってますか」と尋ねると「毎日たっぷり睡眠を取っている」という不思議な返事が返ってきます。

なぜそれほどたくさん仕事ができるのか。

一言で理由を言うと、人の手を借りているのです。

軽微な仕事は部下に任せ、難しい仕事は外注を頼っています。

窓口業務は秘書に任せ、経理業務は税理士に任せています。

プライベートの掃除や洗濯は家事代行サービスに任せています。

食事は、自分でつくるのではなく、外食や宅配を利用しています。

本人は、自分にしかできない仕事だけに取り組んでいて、自分でなくてもできる仕事はどんどん人の手を借りています。

結果として、膨大な仕事量を処理できるです。

世の中には、多作家と呼ばれる作家がいますが、往々にして陰にはゴーストライターが存在しています。

ゴーストライターは、きちんと契約を交わしているなら、合法的な業務です。

多くの仕事をこなしたいなら、どんどん人の手を借りることです。

何でも自分一人でやらないと気が済まないと思っているようではいけません。

人の手を借りることは勇気のいることかもしれませんが、変な見栄やプライドは捨ててしまうことです。

千手観音のように、手が何本もあるわけではありません。

忍者のように、分身の術を使えるわけでもありません。

1日24時間であり、自分の体は1つだけです。

自分の限界を超えたいなら、どんどん人の手を借りていきましょう。

人の手を借りることで、24時間を、48時間にも72時間にも増やすことが可能になります。

いちばん手っ取り早いのは、外注です。

きちんと相当の対価を支払えば、お願いされる側にとっても収入・売上につながるので歓迎されます。

1日24時間という限られた時間でも、多くの人の力を借りれば、時間の余裕ができます。

きちんと趣味の時間もあり、睡眠時間もたっぷり取れるのです。

• 1日24時間という限界を超えるなら、人の手を借りる。

職場でトラブルが発生すると、犯人捜しに燃える人がいます。

「誰がやったんだ？　アクセスログを確認しろ！　監視カメラをチェックしろ！」

警察のように不審な人物を見つけ出そうと躍起になる。

責任の所在を明らかにすることで、つるし上げにしようとします。

あらゆる証拠を手がかりにして、必ず見つけると言わんばかりに一生懸命です。

犯人が見つからないと自分が疑われるかもしれないので、自分の無実を証明するために頑張っているのかもしれません。

もちろん盗難や紛失といった悪質な被害であれば、犯人捜しも必要ですが、ささいなミスまで犯人捜しをする人がいるものです。

犯人捜しがプラスに働くとは限りません。

犯人捜しは、いじめのような陰湿な雰囲気があります。

疑心暗鬼の空気が広がって、信頼関係に悪影響を及ぼします。

犯人捜しをすればするほど職場の空気が悪くなり、働く人たちのやる気やモチベーションを下げるのです。

犯人捜しをしている間、肝心の仕事も中断されます。

トラブルが発生していれば、対処が遅くなってしまい、時には二次被害を起こしかねません。

犯人が見つかったとしても、その人は悪者としてのレッテルを貼られ、職場で気持ちよく働きにくくなります。

遅かれ早かれ「会社を辞めます」ということになり、抜けた人を補うため、ばたばたすることになるのです。

犯人捜しは、時間の無駄です。

余計なところで時間を使わないことです。

ちょっとしたミスや失敗であれば、犯人捜しは必要ありません。

余計な犯人捜しはせず、多くの場合、注意をアナウンスすれば事足ります。

「職場でこういうことがありました。心当たりのある方は次から気をつけてください」と、全体に周知徹底すればいいのです。

わざわざ犯人を見つけ出さなくても、本人は「私のことだ」と反省し、すぐ改善されます。

犯人捜しをしなくても、たいていのトラブルは解決するのです。

• 犯人捜しをする暇があれば、トラブル対処に全力を尽くす。

世の中には時間の使い方が上手な人がいます。

便利なツールやアプリを駆使したり、素晴らしい工夫があったり、隙間時間を活用したり、上手に人の手を借りたり。

時間の使い方が上手な人は、いろいろなところで効率化を図っているものです。

しかし、時間の使い方が上手な人を見て「すごい」「さすが」と感心して終わりではありません。

ぜひお手本とさせていただきましょう。

その人をよく観察すると、参考になる点が見つかるはずです。

仕事のできる先輩が使っているツールやアプリがあるなら、自分も同じものを使ってみます。

仕事の速くなる工夫や習慣があれば、自分も真似をして取り入れてみます。

「そこまでやるのか！」と驚かされ、触発されることもあるでしょう。

時間の使い方が上手な人から学べることは多い。

時間の使い方が上手な人をお手本にして、どんどん吸収をしていけば、自分も同じように時間の使い方がうまくなります。

時間の使い方が下手な人は、反面教師にする

あなたの身近に時間の使い方が下手な人はいませんか。

世の中には、時間の使い方が上手な人がいる一方、下手な人もいます。

• 段取りが悪くて残業ばかりしている人

• やらなくていい仕事を必死で頑張っている人

• おしゃべりが多いせいで「時間がない」と嘆いている人

• 精神論で仕事をしていて、仕事のスピードに波がある人

• 人の手を借りようとせず、意地でも1人でやり遂げようとする人

時間の使い方が下手な人がいると「もっと時間を大切に使えばいいのに」と残念に思うことがあるでしょう。

「時間がないのはそれが原因だよ」と心の中で指摘してしまいます。

「原因は明らかなのに本人は気づかないのだろうか」と首をかしげることもあるでしょう。

人のことなので自分には関係ないことですが、そのままスルーするのはもったいない。

時間の使い方が下手な人がいれば、ぜひ反面教師として参考にさせていただきましょう。

悪い見本としてこれほど役立つ存在はいません。

「自分は気をつけよう」と思うことが大切です。

「こんなふうに時間を使うのはもったいない」と思えば、学びが得られたり気持ちが引き締まったりします。

「人のふり見てわがふり直せ」という言葉があります。

他人の行いの善しあしを見て、自分の行いを反省し、欠点を改めよという意味です。

人は、自分のことより、他人のことのほうが、よく目につく傾向があります。

「時間の使い方が下手だな」と思うことがあるとはいえ、意外と自分もできていないかもしれません。

他人のミスや失敗を見たとき、自分にも当てはまるところがあれば「人のことは言えない。今すぐ直そう」と思えるでしょう。

悪い実例を見せてくれていると思えば、時間の使い方が上手な人と同様、参考になります。

時間意識を高めたり、注意喚起を促したりできます。

自分の代わりに失敗してくれていると思えば、優しい目で見られるでしょう。

反面教師がわかりやすい具体例を無料で見せてくれていると思えば、ありがたく思えます。

その人に感謝の念すら覚えるのです。

• 時間の使い方が上手な人は、お手本にする。
• 時間の使い方が下手な人は、反面教師にする。

時間の使い方が上手な人と下手な人の違いは「3分の待ち時間」に表れます。

時間の使い方が下手な人は、3分の待ち時間に何もしません。

3分はすぐです。

「3分しかない」「3分では何もできない」と考えているので、特にこれといったことをせず、ぼんやり待ちます。

時間が来るまでじっと待っています。

別に悪くはありませんが、少し時間がもったいない。

3分とはいえ、時間です。

ぼんやり待つだけでは、何も生まないし、何も得られないし、何も成長しません。

貴重な時間を無駄にしている状態といえます。

一方、時間の使い方が上手な人は、3分の待ち時間でも無駄にしません。

本を読んだり、メッセージに返信をしたり、スマホでニュースをチェックしたり、調べ物をしたり、ちょっと勉強をしたり。

「待ち時間＝チャンス」と考えているので、短い時間でも無駄にしません。

短い時間なりに、有効に活用しています。

3分の待ち時間でも、できることがある

3分の待ち時間だからといって、ぼんやり待つのではありません。

できるだけ有意義に使いましょう。

待ち時間の使い方は自由ですが、できれば学びや成長など、プラスになるような使い方をしたい。

たった3分でも、貴重な時間です。

「たった3分では何もできない」と考えるのではありません。

短い時間かもしれませんが、3分なりにでできることがあります。

本であれば、2、3ページくらい読めるでしょう。

メールのチェックやメッセージの返信くらいならできるはずです。

ニュースであれば、1記事や2記事くらいは読めるはずです。

簡単な調べ物なら、十分な時間でしょう。

英単語を覚えるのも、3分でいくつかできるはずです。

短い時間でも、無駄にせず、有効活用しましょう。

小さな積み重ねを大切にすることです。

「3分しかない」と考えるのではなく「3分もある」と考えたい。

3分も、考えようによっては、まとまった時間です。

「1秒が180回連続してまとまっている」という考え方ができます。

私たちの日常生活には、小さな待ち時間が無数にあります。

細切れの時間でも、かき集めると、大きな時間です。

小さな待ち時間を有効活用すれば、時間がないという問題は解決します。

たかが3分、されど3分。

3分の待ち時間を有効活用する人が、人生を豊かに生きていけるのです。

• たった3分の待ち時間でも、有効活用する。