公開日:2023年4月9日
執筆者:水口貴博

仕事の時間管理がうまくなる30の方法

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仕事の種類によって、必要な準備が異なる。

仕事の種類によって、必要な準備が異なる。 | 仕事の時間管理がうまくなる30の方法

どんな仕事でも準備は必要と思われがちですが、そうとは限りません。

一概に何でも準備が必要というわけではなく、仕事によっては、準備が必要なケースもあれば、そうでないケースもあります。

次の3つのケースによって、必要な準備も異なります。

  1. 大きな仕事や間違いが許されない仕事
  1. 小さな仕事や雑用
  1. 先が読めない仕事

(ケース1)
大きな仕事や間違いが許されない仕事

まず大きな仕事や間違いが許されない仕事であれば「入念な準備」が必要です。

きちんと計画を立て、それに沿って必要な準備を整えます。

もちろん完璧に準備するのは難しいこともありますが、可能なかぎり準備を整えることが大切です。

特に間違いが許されない仕事では、徹底的な準備が欠かせません。

頭をフル回転させ、あらゆる状況を想定し、それぞれのパターンに応じた準備をします。

トラブルを避けるための対策を立て、万一トラブルが起こったときの対応策も考えます。

用意周到が実現できていれば、成功率も上昇します。

(ケース2)
小さな仕事や雑用

準備がなくてもできる仕事があります。

たとえば、小さな仕事や雑用です。

掃除、書類の整理、データ入力であれば、準備がなくても、すぐ取りかかれます。

やらなくていい準備をやる必要はありません。

準備が必要ないのにもかかわらず、余計なことをしていると、時間や労力の無駄が発生します。

準備がなくてもできる仕事であれば、思い立った瞬間に取りかかるスピード感が重要です。

(ケース3)
先が読めない仕事

先が読めない仕事の場合、実際に始めてみないと、どうなるかわからないということがあります。

きちんとした計画を立てようにも、大まかにしか立てられません。

そういうケースでは「仕事を進めながら準備をしていく」という姿勢で臨みましょう。

もちろん完全に無計画・準備ゼロというわけにはいきません。

ある程度ざっくりとした計画だけ立て、必要最低限の準備だけしたうえで仕事に取りかかります。

実際に仕事を進めていき、途中で不備や不足が出てきたら、その都度準備をしていくようにしましょう。

このように仕事の種類に応じて、必要な準備もさまざまです。

取り組み方を誤ると、無駄な時間や労力が生まれる可能性があります。

あなたが取り組もうとしている仕事は、どのケースでしょうか。

自分の仕事の種類を見極めたうえで、仕事に取り組みましょう。

仕事の時間管理がうまくなる方法(3)
  • 仕事の種類に応じて、必要な準備を考える。
メモの習慣は、無駄な時間を減らす習慣。

仕事の時間管理がうまくなる30の方法

  1. 予定通りに進むスケジュールの立て方。
  2. 時間割を作成すると、きびきび動きやすくなる。
  3. 仕事の種類によって、必要な準備が異なる。
  4. メモの習慣は、無駄な時間を減らす習慣。
  5. 通知機能は、集中力の大敵。
  6. ビジネスメールで差をつけるポイントは「拝受のメール」にある。
  7. 時間がないという人は、優先順位を間違えている。
  8. 低スペックのパソコンでは、仕事のスピードアップにも限界がある。
  9. 集中力が切れた状態で、無理に仕事を進めない。
  10. 探し物の時間を減らすことが、無駄な時間を減らすことにつながる。
  11. 会議は無駄な時間になりやすい。
    必要性を感じない会議は、どんどん断る。
  12. ランチは、いつも同じ人と取るより、違った人と取るのが良い。
  13. うとうとしているとき、無駄な時間が発生している。
  14. 上手に話を遮ることも、仕事のスキル。
  15. 「○○時間以内に」より「○○時に」。
  16. 「送った、送らない」の水掛け論は時間の無駄。
    さっさと送り直せばいい。
  17. 1分前の到着なのに、遅刻になった男性がいた。
  18. さばを読んだ締め切りを伝えると、不信感につながる。
  19. 締め切りは、相手のためではなく、自分のためにある。
  20. 締め切りの延長は、あくまで最終手段。
    最初から「締め切りを延ばしてもらえばいいよね」と考えない。
  21. 全員一致で決めるから、無駄な時間が生まれる。
    多数決で決めれば、無駄な時間がない。
  22. いらいらすることがあれば、そのままにしない。
    すぐリフレッシュをして、落ち着きを取り戻そう。
  23. 待たせる側より待つ側になったほうが、時間を有効活用できる。
  24. 機械に、自然治癒力はない。
  25. 自分の分身を作るつもりで、部下の教育に力を入れる。
  26. 翌日の準備をすることは、無駄な時間をなくすこと。
  27. なぜあの人は、膨大な仕事量を処理しているのに、涼しい顔をしているのか。
  28. 犯人捜しは時間の無駄。
  29. 時間の使い方が上手な人は、お手本にしよう。
    時間の使い方が下手な人は、反面教師にしよう。
  30. 3分も、考えようによっては、まとまった時間。

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