公開日:2023年1月30日
執筆者:水口貴博

仕事のトラブルを避ける30の方法

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「できるだけ早く返信する」と思うから、遅くなる。「24時間以内に返信する」と思えば、早くなる。

「できるだけ早く返信する」と思うから、遅くなる。「24時間以内に返信する」と思えば、早くなる。 | 仕事のトラブルを避ける30の方法

なぜメールの返信が遅くなるのか。

それは「できるだけ早く返信する」と思っているからです。

メールの返信が遅い人は、できるだけ早く返信することを心がけています。

何事もスピードが欠かせません。

できるだけ早く返信するのは良い心がけに思われがちですが、ここに落とし穴があります。

「抽象的」なのです。

「できるだけ早く」は抽象的です。

具体的な数字がありません。

具体的な数字がないから、目標が曖昧になります。

「急いで返信しなくてもいいよね」「別に後から返信してもいいよね」という油断を生みやすい。

「できるだけ早く」は「主観が入りやすい」という特徴があります。

忙しいときと余裕があるときとでは「できるだけ早く」の幅が変わります。

心理状態によって「1日」と思うこともあれば「3日」と思うこともあるでしょう。

「できるだけ早く」の時間感覚は、そのときの心理や状況によってころころ変わるのです。

結果としてメールの返信が遅くなります。

先方から「先日のメールの件はどうなりましたでしょうか」と催促メールが来て、はっとするのです。

メールの返信を早くするには、具体的な数字を含めたルールを設けてください。

最もおすすめのルールは「24時間以内に返信する」です。

具体的な数字に掲げることです。

数字は主観が入りません。

忙しいときでも余裕のあるときでも、心理状態に関係なく、24時間は24時間です。

24時間以内に返信すると思えば、がぜんやる気が生まれます。

具体的な数字があれば、目標が明確になります。

タイムリミットが設定されることで、良い緊張感が生まれます。

受信日の日付に1を足すだけでいいので、目標がわかりやすいこともメリットです。

時には24時間以内に回答できないメールもあるでしょう。

そんなときは「メールを拝受いたしました。確認ができ次第メールいたします」という内容でメールを送ればいいのです。

「メールを受け取りました」「回答までに時間を頂戴します」という断りのメールであれば送れるはずです。

「メールは24時間以内に返信する」と決めてください。

自分の中でルールをはっきり決めておくことが大切です。

「24時間以内に返信する」と思えば、おのずと意識が高まります。

どんなメールも24時間以内に返信できるようになります。

先方から「いつもメールが早いですね」とお褒めの言葉をいただけるのです。

仕事のトラブルを避ける方法(4)
  • メールの返信は「24時間以内に返す」と決める。
問題解決は、紙に書き出すことから始まる。

仕事のトラブルを避ける30の方法

  1. つまらない仕事は、ダッシュでやると、楽しくなる。
  2. 悪い報告をするとき、言い訳から始めていませんか。
  3. 仕事は「処理のスピード」より「着手のスピード」を上げる。
  4. 「できるだけ早く返信する」と思うから、遅くなる。
    「24時間以内に返信する」と思えば、早くなる。
  5. 問題解決は、紙に書き出すことから始まる。
  6. 報告や連絡が大切とはいえ、長々するのはNG。
  7. 目上の人に「はっきりおっしゃってください」と言ってはいけない。
  8. 好き嫌いはあっていい。
    好き嫌いを顔に出すのがいけない。
  9. 結果が出るまでに時間がかかるときは、中間報告が欠かせない。
  10. 仮押さえをするときは、期限を設定しておこう。
  11. 相手から返信がないのは、自分がボールを持っているせいではないか。
  12. 昼食後の2時間は、頭がスムーズに回らない時間帯。
  13. おなかがすいていないなら、お店を決める前に伝えておくのがいい。
  14. 成功者の成功を聞いて、悪口を言うことほどかっこ悪いことはない。
  15. 「お待たせしました」は、後から来る人のマナー。
  16. 最初からやり直しが必要なことは、ぶつぶつ文句を言わない。
    さっと取りかかるのがベスト。
  17. ウェブカメラの切り忘れは、本当に怖い。
  18. 考えすぎて行動できない人の解決方法とは。
  19. ペンを借りることがあれば、自分にイエローカードを出す。
  20. 質疑応答で一度に複数質問するのはマナー違反。
  21. 質問を質問で返すのは、要注意。
  22. 最初にくだらないアイデアを出すのが、リーダーの仕事。
  23. 上司や取引先の「いいですよ」を真に受けてはいけない。
  24. 相手の身だしなみを見たとき、見落としていると思われるところがあれば、早めに指摘する。
  25. 香水をつけるのは、取り扱う自信がある場合のみ。
    自信がなければ、つけない。
  26. 会議のネガティブな空気を、自席に持ってこない。
  27. 「仕事のストレスはプライベートで解消」という考えにとらわれていないか。
  28. コピーを始めるとき、忘れがちなファーストステップとは。
  29. 「野菜を食べたほうがいい」という一言には要注意。
  30. 立ち入り禁止エリアには、何が何でも立ち入らない。

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