なぜメールの返信が遅くなるのか。

それは「できるだけ早く返信する」と思っているからです。

メールの返信が遅い人は、できるだけ早く返信することを心がけています。

何事もスピードが欠かせません。

できるだけ早く返信するのは良い心がけに思われがちですが、ここに落とし穴があります。

「抽象的」なのです。

「できるだけ早く」は抽象的です。

具体的な数字がありません。

具体的な数字がないから、目標が曖昧になります。

「急いで返信しなくてもいいよね」「別に後から返信してもいいよね」という油断を生みやすい。

「できるだけ早く」は「主観が入りやすい」という特徴があります。

忙しいときと余裕があるときとでは「できるだけ早く」の幅が変わります。

心理状態によって「1日」と思うこともあれば「3日」と思うこともあるでしょう。

「できるだけ早く」の時間感覚は、そのときの心理や状況によってころころ変わるのです。

結果としてメールの返信が遅くなります。

先方から「先日のメールの件はどうなりましたでしょうか」と催促メールが来て、はっとするのです。

メールの返信を早くするには、具体的な数字を含めたルールを設けてください。

最もおすすめのルールは「24時間以内に返信する」です。

具体的な数字に掲げることです。

数字は主観が入りません。

忙しいときでも余裕のあるときでも、心理状態に関係なく、24時間は24時間です。

24時間以内に返信すると思えば、がぜんやる気が生まれます。

具体的な数字があれば、目標が明確になります。

タイムリミットが設定されることで、良い緊張感が生まれます。

受信日の日付に1を足すだけでいいので、目標がわかりやすいこともメリットです。

時には24時間以内に回答できないメールもあるでしょう。

そんなときは「メールを拝受いたしました。確認ができ次第メールいたします」という内容でメールを送ればいいのです。

「メールを受け取りました」「回答までに時間を頂戴します」という断りのメールであれば送れるはずです。

「メールは24時間以内に返信する」と決めてください。

自分の中でルールをはっきり決めておくことが大切です。

「24時間以内に返信する」と思えば、おのずと意識が高まります。

どんなメールも24時間以内に返信できるようになります。

先方から「いつもメールが早いですね」とお褒めの言葉をいただけるのです。

• メールの返信は「24時間以内に返す」と決める。