公開日:2023年1月30日
執筆者:水口貴博

仕事のトラブルを避ける30の方法

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「できるだけ早く返信する」と思うから、遅くなる。「24時間以内に返信する」と思えば、早くなる。

「できるだけ早く返信する」と思うから、遅くなる。「24時間以内に返信する」と思えば、早くなる。 | 仕事のトラブルを避ける30の方法

なぜメールの返信が遅くなるのか。

それは「できるだけ早く返信する」と思っているからです。

メールの返信が遅い人は、できるだけ早く返信することを心がけています。

何事もスピードが欠かせません。

できるだけ早く返信するのは良い心がけに思われがちですが、ここに落とし穴があります。

「抽象的」なのです。

「できるだけ早く」は抽象的です。

具体的な数字がありません。

具体的な数字がないから、目標が曖昧になります。

「急いで返信しなくてもいいよね」「別に後から返信してもいいよね」という油断を生みやすい。

「できるだけ早く」は「主観が入りやすい」という特徴があります。

忙しいときと余裕があるときとでは「できるだけ早く」の幅が変わります。

心理状態によって「1日」と思うこともあれば「3日」と思うこともあるでしょう。

「できるだけ早く」の時間感覚は、そのときの心理や状況によってころころ変わるのです。

結果としてメールの返信が遅くなります。

先方から「先日のメールの件はどうなりましたでしょうか」と催促メールが来て、はっとするのです。

メールの返信を早くするには、具体的な数字を含めたルールを設けてください。

最もおすすめのルールは「24時間以内に返信する」です。

具体的な数字に掲げることです。

数字は主観が入りません。

忙しいときでも余裕のあるときでも、心理状態に関係なく、24時間は24時間です。

24時間以内に返信すると思えば、がぜんやる気が生まれます。

具体的な数字があれば、目標が明確になります。

タイムリミットが設定されることで、良い緊張感が生まれます。

受信日の日付に1を足すだけでいいので、目標がわかりやすいこともメリットです。

時には24時間以内に回答できないメールもあるでしょう。

そんなときは「メールを拝受いたしました。確認ができ次第メールいたします」という内容でメールを送ればいいのです。

「メールを受け取りました」「回答までに時間を頂戴します」という断りのメールであれば送れるはずです。

「メールは24時間以内に返信する」と決めてください。

自分の中でルールをはっきり決めておくことが大切です。

「24時間以内に返信する」と思えば、おのずと意識が高まります。

どんなメールも24時間以内に返信できるようになります。

先方から「いつもメールが早いですね」とお褒めの言葉をいただけるのです。

仕事のトラブルを避ける方法(4)
  • メールの返信は「24時間以内に返す」と決める。
問題解決は、紙に書き出すことから始まる。

仕事のトラブルを避ける30の方法

仕事のトラブルを避ける30の方法
  1. つまらない仕事は、ダッシュでやると、楽しくなる。
    つまらない仕事は、ダッシュでやると、楽しくなる。
  2. 悪い報告をするとき、言い訳から始めていませんか。
    悪い報告をするとき、言い訳から始めていませんか。
  3. 仕事は「処理のスピード」より「着手のスピード」を上げる。
    仕事は「処理のスピード」より「着手のスピード」を上げる。
  4. 「できるだけ早く返信する」と思うから、遅くなる。<br>「24時間以内に返信する」と思えば、早くなる。
    「できるだけ早く返信する」と思うから、遅くなる。
    「24時間以内に返信する」と思えば、早くなる。
  5. 問題解決は、紙に書き出すことから始まる。
    問題解決は、紙に書き出すことから始まる。
  6. 報告や連絡が大切とはいえ、長々するのはNG。
    報告や連絡が大切とはいえ、長々するのはNG。
  7. 目上の人に「はっきりおっしゃってください」と言ってはいけない。
    目上の人に「はっきりおっしゃってください」と言ってはいけない。
  8. 好き嫌いはあっていい。<br>好き嫌いを顔に出すのがいけない。
    好き嫌いはあっていい。
    好き嫌いを顔に出すのがいけない。
  9. 結果が出るまでに時間がかかるときは、中間報告が欠かせない。
    結果が出るまでに時間がかかるときは、中間報告が欠かせない。
  10. 仮押さえをするときは、期限を設定しておこう。
    仮押さえをするときは、期限を設定しておこう。
  11. 相手から返信がないのは、自分がボールを持っているせいではないか。
    相手から返信がないのは、自分がボールを持っているせいではないか。
  12. 昼食後の2時間は、頭がスムーズに回らない時間帯。
    昼食後の2時間は、頭がスムーズに回らない時間帯。
  13. おなかがすいていないなら、お店を決める前に伝えておくのがいい。
    おなかがすいていないなら、お店を決める前に伝えておくのがいい。
  14. 成功者の成功を聞いて、悪口を言うことほどかっこ悪いことはない。
    成功者の成功を聞いて、悪口を言うことほどかっこ悪いことはない。
  15. 「お待たせしました」は、後から来る人のマナー。
    「お待たせしました」は、後から来る人のマナー。
  16. 最初からやり直しが必要なことは、ぶつぶつ文句を言わない。<br>さっと取りかかるのがベスト。
    最初からやり直しが必要なことは、ぶつぶつ文句を言わない。
    さっと取りかかるのがベスト。
  17. ウェブカメラの切り忘れは、本当に怖い。
    ウェブカメラの切り忘れは、本当に怖い。
  18. 考えすぎて行動できない人の解決方法とは。
    考えすぎて行動できない人の解決方法とは。
  19. ペンを借りることがあれば、自分にイエローカードを出す。
    ペンを借りることがあれば、自分にイエローカードを出す。
  20. 質疑応答で一度に複数質問するのはマナー違反。
    質疑応答で一度に複数質問するのはマナー違反。
  21. 質問を質問で返すのは、要注意。
    質問を質問で返すのは、要注意。
  22. 最初にくだらないアイデアを出すのが、リーダーの仕事。
    最初にくだらないアイデアを出すのが、リーダーの仕事。
  23. 上司や取引先の「いいですよ」を真に受けてはいけない。
    上司や取引先の「いいですよ」を真に受けてはいけない。
  24. 相手の身だしなみを見たとき、見落としていると思われるところがあれば、早めに指摘する。
    相手の身だしなみを見たとき、見落としていると思われるところがあれば、早めに指摘する。
  25. 香水をつけるのは、取り扱う自信がある場合のみ。<br>自信がなければ、つけない。
    香水をつけるのは、取り扱う自信がある場合のみ。
    自信がなければ、つけない。
  26. 会議のネガティブな空気を、自席に持ってこない。
    会議のネガティブな空気を、自席に持ってこない。
  27. 「仕事のストレスはプライベートで解消」という考えにとらわれていないか。
    「仕事のストレスはプライベートで解消」という考えにとらわれていないか。
  28. コピーを始めるとき、忘れがちなファーストステップとは。
    コピーを始めるとき、忘れがちなファーストステップとは。
  29. 「野菜を食べたほうがいい」という一言には要注意。
    「野菜を食べたほうがいい」という一言には要注意。
  30. 立ち入り禁止エリアには、何が何でも立ち入らない。
    立ち入り禁止エリアには、何が何でも立ち入らない。

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