就職活動

就職活動のメール
30のマナー

  • 就職活動で企業に送るメールは、
    ビジネスのメールと考える。
就職活動のメール30のマナー

もくじ
  1. 就職活動で企業に送るメールは、ビジネスのメールと考える。

    就職活動では、企業とメールでやりとりをする場面があるでしょう。
    不明点を問い合わせたり、資料請求をお願いしたり、面接の日程を調整したりなどです。
    ここで、1つ大切なことがあります。

  2. 就職活動に、フリーのメールアドレスを使ってもいいのか。

    就職活動では、メールアドレスが必要です。
    就職情報サイトからエントリーシートを送ったり、企業に問い合わせたりする際は、メールアドレスが必要になるでしょう。
     

  3. 個人的な趣味を表現したメールアドレスは、使用しないのが賢明。

    メールアドレスのアドレス名に注目です。
    メールアドレスでは、アドレス名を自由に決めることができる場合があります。
    メールアドレスのアットマーク(@)より前の部分を、利用者の好みで決めることができるタイプです。

  4. メール1通に時間をかかっても、恥じる必要はない。

    就職活動の初期では、メールの作成に時間がかかって悩まされます。
    社会人宛てにメールを送る機会は、これまでほとんどなかったでしょう。
    どんな言葉遣いで、どんな形式のメールを送っていいのか、深く悩みます。

  5. 企業に問い合わせる際、匿名やニックネームでもいいのか。

    就職活動で不明点があれば、企業に問い合わせます。
    このとき、個人情報を守りたいと考え、自分の名前を伏せて問い合わせたい人もいるでしょう。
    もしくは、ニックネームで問い合わせたいと考える人もいるかもしれません。

  6. 絵文字や顔文字を楽しむのは、プライベートの範囲を心がける。

    絵文字や顔文字は、気持ちや感情を表現するのに便利です。
    たった1つの絵文字や顔文字で、繊細な気持ちや感情をうまく表現できるでしょう。
    絵文字や顔文字を使うと、人間の温かい感情がよく伝わり、相手といっそう仲良くなれる効果もあります。

  7. メールでも、省略は使わない。

    履歴書の作成では、省略した言葉は使わないのが基本です。
    省略は手抜きと判断され、評価を落とす対象になるからです。
    履歴書は、採用を決める重要書類ですから、きちんとした書き方が求められます。

  8. サービス名や商品名も、正式名称を使うのが丁寧。

    名前については、特に慎重になっておくことです。
    相手の名前を間違えるのは、相手の顔に泥を塗る行為と同じです。
    名前は誤字脱字がないよう、しっかり確認して、間違いを防ぎましょう。

  9. 読みやすいレイアウトで大切なのは3つ。
    改行・空行・箇条書き。

    メールで心がけるのは、読みやすい文章だけではありません。
    読みやすいレイアウトも心がけるようにしましょう。
    言葉遣いが丁寧な文章でも、読みにくいレイアウトでは、送信者の印象が悪くなる場合があります。

  10. メールの件名は、本当に件名として適切な一言であること。

    メールの件名に、送信者の名前を入れる場合があります。
     
    たとえば、件名が「水口貴博です」などです。

  11. 就職活動中は、こまめにメールの確認。

    就職活動中は、こまめなメールの確認が大切です。
    メールの返信の早さは、信用にも影響します。
    メールの返信が早いと、仕事も速いように感じやすいため、相手に対する信用によい影響を及ぼします。

  12. 就職情報サイトからのお礼のメールは、返信が必要か。

    就職情報サイトから企業に応募すると、お礼のメールが届きます。
    「応募を受け付けました。ありがとうございました」などの内容です。
    企業からのメールには、お礼のメールを出すのが常識ですが、この場合もお礼が必要でしょうか。

  13. 読みにくい漢字や読み間違いやすい漢字には、ふりがなをつけると丁寧。

    メールの中で難解な漢字があれば、ふりがなをつけましょう。
    もちろん常用漢字の範囲なら、わざわざふりがなをつける必要はないでしょう。
     

  14. メールの本文を書いている途中で送信してしまうミスを防ぐ工夫。

    新規でメールを作成するとき、どのような順で書いていますか。
    普通は上から順に空欄を埋めがちです。
    一般的な順としては「宛先→件名→メール本文」ではないでしょうか。

  15. 依頼だけのメールは、用件は分かっても、素直に受け止められない。

    依頼だけ伝えるメールは、用件は分かっても、悪印象になりがちです。
     
    たとえば、資料請求を依頼するメールを送るとします。

  16. メールの返事が遅くて迷惑になることはあっても、早くて迷惑になることはない。

    企業からの問い合わせのメールが来れば、できるだけ早く返信しましょう。
    プライベートのメールでも、返信が早ければ嬉しく感じますが、それはビジネスでも同じこと。
    返信の早さは、熱意・意欲・誠意などを間接的に与える手段です。

  17. 自分がどんなに忙しくても、相手を思いやる一言を加えよう。

    ビジネスでメールを送る際は、相手を思いやる一言を加えましょう。
    思いやる一言は、あってもなくても、メールの内容に変わりはありません。
    「それなら不要ではないか」と思うかもしれませんが、やはり必要です。

  18. 形式張った文章では、きちんとした内容でも、気持ちが伝わりにくい。

    ビジネスでのメールや手紙では、形式張った文章が中心になりがちです。
    ビジネス向けのメールや手紙に、ざっくばらんな文言は不適切。
    飾りけがなく、簡潔・簡素であることは、ビジネスでは重要です。

  19. 学生が社会人に送るメールでは「重要」「緊急」などの注意書きを使用しない。

    「【重要】契約書の更新内容」
    「【緊急】打ち合わせの日程について」
    ビジネスのメールでは、件名に「重要」「緊急」などの注意書きを加えることがあります。

  20. メールの署名に、余分な装飾は不要。

    就職活動では、社会人とメールのやりとりをする機会があります。
    資料請求・問い合わせ・日程調整など、メールは就職活動で必須です。
     

  21. 住所のない名刺やメール署名は、通用するか。

    名刺やメールの署名では、住所の記載が基本です。
     
    ところが中には、住所を明かしたくないと考える人がいるようです。

  22. 一度送信すると取り返しがつかないメールは、送信前の確認が特に重要。

    メールは、一度送信すると取り消しができないため、確認が特に重要です。
    確認が重要なのは何でも同じなのですが、特にメールの場合は、より慎重になったほうがいいでしょう。
    問題は、いかに確認の精度を上げるかです。

  23. テンプレートを使ったメールでも、送信前の確認は不可欠。

    テンプレートを使えば、メールを早く正確に仕上げることが可能です。
    文章の大半が問題ないと確認できている内容ですから、確認する手間の多くが省けます。
    ビジネスにおけるメールでも、テンプレートを使った作成が当たり前になっています。

  24. メール送信前の確認項目。

    メールを書き終えれば、送信前に、間違いがないか確認しましょう。
    メールは、一度送信してしまうと、取り返しがつきません。
    だからこそ、事前の確認は入念になる必要があります。

  25. メールを送る時間は自由ではあるが、できるだけ常識の範囲を心がけたい。

    メールは、大変便利な道具です。
    送信者の都合のいいときに、メールを書けます。
    受信者も、自分の都合のよいタイミングで読めます。

  26. 名前や敬称の誤りは、相手の顔に泥を塗る行為。

    軽微な誤字脱字なら、わざわざ訂正のメールは不要です。
    前後の文脈から、正しい内容を推測できるでしょう。
    また、同じようなメールを何通も送れば、受信者の確認が煩雑になり、迷惑になる場合もあります。

  27. 内定辞退に適切な手段は、メールより電話。

    内定辞退は、最も伝えにくい連絡の1つです。
    伝えにくい内容ですから、メールで手軽に済ませたいと思うかもしれません。
    むしろ、そう思う人のほうが多いでしょう。

  28. 友達に送るメールを、間違って企業に送ってしまったときの対処。

    メールは、仕事でもプライベートでも、必須のツール。
    1日に何度もメールをする人も多いでしょう。
    就職活動中、友達に送るつもりだったメールを、間違って企業に送ってしまうことがあります。

  29. メールを送っても返信がない場合に考えられる、3つの原因。

    企業にメールを送れば、基本的に3営業日以内には返信があると思っていいでしょう。
    ビジネスのメールですから、基本的に返信は早めのはずです。
     

  30. メールの返信がないときの催促には、要注意。

    用件があって企業にメールをしても、返信されない場合があります。
    もちろん不敬なメールなら、無視されることもありますが、真面目な用件なら、返信はあるはずです。
    数日遅れることはありますが、1週間経っても返信がなければ、不自然と考えていいでしょう。

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