就職活動では、企業とメールでやりとりをする場面があるでしょう。

不明点を問い合わせたり、資料請求をお願いしたり、面接の日程を調整したりなどです。

ここで、1つ大切なことがあります。

「就職活動で企業に送るメールは、すでにビジネスのメールである」という点です。

まだ社会に出て仕事をしているわけではないため、ビジネスのメールではないと考える人もいるかもしれません。

しかし、大切なのは、メールの送信先です。

メールの送信先が、営利を目的に事業を行う組織体なのですから、ビジネスマナーは意識したほうがいいでしょう。

企業とやりとりをするメールは、すべてビジネスのメールと考えるのが妥当です。

絵文字や砕けた言葉遣いは、ビジネスのメールとして適切ではありません。

学生としての気分を取り払い、社会人としてふさわしい言動を心がけることが必要です。

きちんと名乗り、署名も加えます。

メールを受けた企業は、忙しい時間を割いて、返信をしてくれます。

社会人として恥ずかしくないメールを心がけましょう。

• 就職活動で企業に送るメールは、ビジネスのメールとして意識する。

就職活動では、メールアドレスが必要です。

就職情報サイトからエントリーシートを送ったり、企業に問い合わせたりする際は、メールアドレスが必要になるでしょう。

さて、メールアドレスには、さまざまなタイプがあります。

最も手軽に取得できる、便利なタイプと言えば、やはりフリーのメールアドレスです。

無料で、誰でも取得できます。

インターネットが使える環境なら、どこでもメールの送受信ができるメリットも嬉しいですね。

さて、フリーのメールアドレスは、就職活動に使ってもいいのでしょうか。

基本的に、問題ないと考えていいでしょう。

メールアドレスは、本人とやり取りができるものなら十分です。

大企業や人気企業でも、フリーのメールアドレスを使って採用に至ったケースはたくさんあります。

ただし、フリーのメールアドレスは、不都合が生じる可能性を考慮に入れる必要があります。

フリーのメールアドレスは、受信者のセキュリティー設定によって、受信が拒否されることがあります。

使いやすいフリーのメールアドレスですが、だからこそ、スパムの温床となっているのも事実。

フリーのメールアドレスの種類によっては、自動的に広告が挿入されることもあります。

フリーのメールアドレスは、アドレス名を自由に設定できます。

非常識なアドレス名では、採用担当者に誤解を与える可能性もあるため、注意が必要です。

就職活動で最も理想と言われるメールアドレスは、大学から支給されているメールアドレスです。

大学に在籍している証明の1つになるうえ、メールアドレスに大学名が含まれるため、本人の信用を上げる効果も期待できます。

大学から支給されているメールアドレスがあれば、事情がないかぎり、優先して使うほうが安心です。

• 事情がなければ、大学から支給されているメールアドレスを使う。

メールアドレスのアドレス名に注目です。

メールアドレスでは、アドレス名を自由に決めることができる場合があります。

メールアドレスのアットマーク（＠）より前の部分を、利用者の好みで決めることができるタイプです。

自由に決めることができるなら、やはり自分らしさが表現されたメールアドレスにしたいと思うでしょう。

大好きな食べ物の名前。

愛してやまないミュージシャンの名前。

自分らしさが表現されたメールアドレスは、自分にとっても嬉しいはずです。

しかし、そうしたメールアドレスをビジネスで使用するのは、検討が必要です。

メールアドレス名を見た相手は、送信者の私生活の裏側を見た気がして、不安になるでしょう。

メールの内容は真面目に見えても、実際は非常識な人ではないかと、余計な想像をしてしまいます。

もちろん決してそうではなくても、そうした誤解を与える可能性があるなら、使用を控えるのが賢明です。

メールアドレスの命名規則に迷ったときは、自分の名前を使うのが適切です。

ビジネスで使用するメールアドレスとしては、最も標準的な命名規則です。

余分な印象や誤解を与える心配がありません。

もし個人情報が気になるなら、名字や名前の一部にイニシャルを使ってもかまいません。

常識の範囲内なら、多少の省略も許容されます。

• ビジネスでは、自分の名前を使ったメールアドレスを使う。

就職活動の初期では、メールの作成に時間がかかって悩まされます。

社会人宛てにメールを送る機会は、これまでほとんどなかったでしょう。

どんな言葉遣いで、どんな形式のメールを送っていいのか、深く悩みます。

ビジネス向けのメールでは、独特の言い回しやルールがあり、慣れないうちは苦労するものです。

調べながらメールを作成すると、たった1通のメールを送るのに、1時間以上かかることも珍しくありません。

「メールの作成に時間がかかって情けない」と思いがちですが、ここに誤解があります。

メールの作成に時間がかかっても、恥じる必要はありません。

本当は、それくらい時間がかかって当然です。

慣れていないことは普通、時間がかかります。

時間をかけているということは、間違えないようにしっかり調べて、何度も確認できているということ。

実は素晴らしい心がけなのです。

メールの良いところは、送信前に何度も見直しができる点です。

メールを送ってからでは、取り返しができません。

間違ったメールを送るくらいなら、時間をかけてもいいから、きちんとしたメールを送るほうが大切です。

メール1通に時間をかけている人は、きちんとした人です。

1通送れば、それをテンプレートとして活用できるため、次回からは少し作成が早くなるでしょう。

それを繰り返していくうちに、きちんとしたメールを素早く作成できるようになるのです。

• 慣れないうちは、時間をかけてメールを作成する。

就職活動で不明点があれば、企業に問い合わせます。

このとき、個人情報を守りたいと考え、自分の名前を伏せて問い合わせたい人もいるでしょう。

もしくは、ニックネームで問い合わせたいと考える人もいるかもしれません。

企業に問い合わせる際、匿名やニックネームを使用してもいいのでしょうか。

残念ですが、匿名やニックネームで問い合わせるのは、基本的に好ましいとは言えません。

本名を伏せると「本名を知られてはまずい状況でもあるのか」という誤解を、相手に与えるからです。

本名を知られてはまずい人からの問い合わせでは、企業としても、誠意を持って返信するのは難しいでしょう。

場合によっては、匿名やニックネームからの問い合わせは、受け付けない企業もあります。

「企業が冷たい態度をとるのはよくない」と思いますが、ここには仕方ない事情があります。

身元がわからない人からの問い合わせは、競合企業からの打診という可能性もあるからです。

ビジネスでは、名刺交換をするのが常識であるように、就職活動でも、自分の身元を明かして問い合わせるのが常識です。

ビジネスは信用で成り立っています。

自分の名前を明かすのは、信用を得るための第一歩。

自己紹介は、避けて通れない道と考えるのが妥当です。

企業は、貴重な時間を割いて質問に回答します。

問い合わせる側も、最低限の礼儀として、本名で問い合わせることが大切です。

• できるかぎり匿名やニックネームは使わず、本名で問い合わせる。

絵文字や顔文字は、気持ちや感情を表現するのに便利です。

たった1つの絵文字や顔文字で、繊細な気持ちや感情をうまく表現できるでしょう。

絵文字や顔文字を使うと、人間の温かい感情がよく伝わり、相手といっそう仲良くなれる効果もあります。

絵文字や顔文字は、友人とメールをするときには必要不可欠だと考える人も多いでしょう。

さて、そんな便利な絵文字や顔文字ですが、ビジネス向けのメールでは、使用を控えるのが基本です。

絵文字や顔文字を使うと、メールに軽い印象が伴いやすくなるからです。

利益の追求を目的として進める仕事に、個人的な感情を露骨に交えるのは好ましくありません。

絵文字や顔文字を使って感情を表現した様子が、かえって感情をコントロールできない未熟な印象につながる場合があります。

場合によっては、自分の信用や信頼に悪影響を及ぼすこともあるのです。

絵文字や顔文字に伴う娯楽性は、プライベートではメリットになりますが、ビジネスではデメリットです。

たとえ、社員と親しくなったとしても、やはり絵文字や顔文字の使用は避けたほうが無難です。

ビジネスは、あくまでビジネス。

絵文字や顔文字を楽しむのは、プライベートの範囲を心がけましょう。

• ビジネスメールでは、絵文字や顔文字を使うのは控える。

履歴書の作成では、省略した言葉は使わないのが基本です。

省略は手抜きと判断され、評価を落とす対象になるからです。

履歴書は、採用を決める重要書類ですから、きちんとした書き方が求められます。

この考え方は、メールの作成でも同じです。

履歴書はきれいに書けても、メールになると、手抜きをする人が多い。

履歴書とは違い、メールはデジタルであるため、気軽に書きやすい心理が働きます。

しかし、たとえメールでも、ビジネスの一部ですから、省略は避けるのが基本です。

たとえば、相手の企業名です。

メールで企業名を出すときは「（株）」ではなく「株式会社」と書きましょう。

また、前株の「○○株式会社」なのか、後株の「株式会社○○」なのか、きちんと確認して区別します。

メールで名乗るときも「○○大学の水口と申します」という省略した言い方は良くありません。

「○○大学の水口貴博と申します」というように、フルネームで書くほうが丁寧な印象を与えます。

メールの署名にある自分の住所も「1-2-3」ではなく「1丁目2番3号」というように、正式に書きましょう。

就職活動は、迷ったら、正式名称です。

省略で不快感を与えることはあっても、正式名称で不快感を与えることはありません。

堅苦しすぎないかと思いますが、就職活動では、できるだけ丁寧な対応を心がけたほうが賢明です。

• メールでも、省略は使わず、正式な書き方を心がける。

名前については、特に慎重になっておくことです。

相手の名前を間違えるのは、相手の顔に泥を塗る行為と同じです。

名前は誤字脱字がないよう、しっかり確認して、間違いを防ぎましょう。

さて、名前を間違えないのは当然ですが、気をつける名前は、人名だけではありません。

意外に見落としがちなのは、商品名やサービス名などです。

商品名やサービス名も、名前の1つです。

少しでも名前を間違うと、相手は不快感を抱くことがあります。

たとえ商品やサービスとはいえ、自社で大切に扱うわが子のようなものですから、間違いがあってはいけません。

商品名やサービス名なども、尊重すべき名前です。

次の点をしっかり確認して、正式名称を使用することが大切です。

大文字と小文字の区別。

ひらがな・カタカナ・アルファベットの区別。

名前にスペースが含まれているかどうか。

特に軽視しがちなのが、記号です。

商品名やサービス名の正式名称には、記号が使われていることがあります。

以下の記号も、正式名称に使われているなら省略せずに正しく使います。

• クエスチョン（？）

• エクスクラメーション（！）

• プラス（＋）

• マイナス（ー）

• コロン（：）

• セミコロン（；）

• アンパサンド（＆）

• アットマーク（＠）

• スラッシュ（／）

たとえユニークな名前でも、軽視せず、きちんと正式名称を確認したほうが安心です。

• サービス名や商品名も、記号も含めて、正式名称を使う。

メールで心がけるのは、読みやすい文章だけではありません。

読みやすいレイアウトも心がけるようにしましょう。

言葉遣いが丁寧な文章でも、読みにくいレイアウトでは、送信者の印象が悪くなる場合があります。

改行を含めずに、文章をつなげて書くこともできますが、読みにくくなるのは確実です。

読みにくいレイアウトは、相手のことを考えず、ぐだぐだと長話をしているかのような印象です。

文章を目で追うために集中しなければならず、読み手を疲れさせるのです。

読みやすいレイアウトで大切なのは、3つあります。

改行・空行・箇条書きです。

1. 改行

1文章ごとに改行を入れましょう。

1文章ごとに行を変えれば、文章の区切りが明確になり、読みやすくなります。

2. 空行

話が変わる部分では、空行を入れましょう。

1行の空行があるだけで、直感的に「ここから別の話が始まる」とわかります。

メールの内容によっては、2文字分や3文字分の空行でもかまいません。

一呼吸置いているような様子を伝えることができ、メールに落ち着いた雰囲気を出せます。

3. 箇条書き

文章として表現するより、箇条書きとして表現したほうが、読みやすくなる場合があります。

たとえば、打ち合わせの日程を記載する場合です。

日付・時間・場所などは、それぞれを箇条書きにするといいでしょう。

箇条書きは、すでに情報が整理されている様子に見えるため、読んだときの理解が早くなります。

直感的に見やすくなり、文章のリズムもよくなります。

重要事項についても、箇条書きを使えば、強調しやすくできる効果があります。

• 改行・空行・箇条書きを利用して、読みやすいレイアウトを心がける。

メールの件名に、送信者の名前を入れる場合があります。

たとえば、件名が「水口貴博です」などです。

件名に名前が書かれていれば、誰から送られてきたメールなのか、一目でわかりやすくなります。

もちろんこうした件名が適したメールもあります。

たとえば、自己紹介のメールです。

自己紹介は、自己紹介が用件なのですから、件名に名前が含まれていてもいいでしょう。

しかし、自己紹介でなければ、件名に名前を含めるのは少し考え直したほうがいいでしょう。

メールの基本に戻って、件名の意味を思い出してみましょう。

メールの件名とは「用件の名前」という意味です。

メールの件名は本来、用件を簡潔に表した一言が適切です。

会社案内の資料の送付をお願いするメールなら「資料送付のお願い」。

問い合わせのメールなら「○○についてのご質問」。

日程調整のメールなら「○○の日程調整について」。

お礼を伝えるメールなら「○○のお礼」。

一目で、メールの内容を把握できる言葉が適切です。

送信者の名前は、メールの本文内で紹介すれば十分です。

自分が送ろうとしているメールの件名は、件名として本当に適切な一言なのか、確認してみましょう。

見直すと、さらに簡潔な言葉が見つかるかもしれません。

• メールの件名は、用件を簡潔に表した一言を心がける。

就職活動中は、こまめなメールの確認が大切です。

メールの返信の早さは、信用にも影響します。

メールの返信が早いと、仕事も速いように感じやすいため、相手に対する信用に良い影響を及ぼします。

メールは、直接相手の姿が見えません。

姿が見えないからこそ、メールの返信の早さから、相手の仕事に対する姿勢や考え方を推測する傾向があります。

メールの返信が早いというだけで、選考に好影響を与える場合があります。

メールの返信が遅くて迷惑になることはあっても、早くて迷惑になることはありません。

事情がないかぎり、企業からメールを受信すれば、できるだけ早く返信するように心がけましょう。

もしメールボックスに、メール受信を通知する機能があれば、それを活用するのが得策です。

メール受信を通知する機能があれば、メールボックスをいちいち確認する手間が省けます。

もし、メール受信を通知する機能がなければ、最初からそうした機能があるメールアドレスを使用するのも1つの手段です。

固い頭を柔らかくして、スムーズに進める工夫ができないか、試行錯誤を繰り返しましょう。

• 就職活動中は、こまめにメールの確認をする。

就職情報サイトから企業に応募すると、お礼のメールが届きます。

「応募を受け付けました。ありがとうございました」などの内容です。

企業からのメールには、お礼のメールを出すのが常識ですが、この場合もお礼が必要でしょうか。

正解は、不要です。

就職情報サイトからのメールは、機械で自動送信されたものです。

自動送信されたものなら、わざわざお礼を送信する必要はないでしょう。

返信したとしても、うまく届かない可能性もあります。

返信が必要なのは、人から送られてきたメールです。

「機械による自動送信の場合、お礼は不要。人による手動送信の場合、お礼は必要」

こう覚えておけば、わかりやすいでしょう。

• 機械による自動送信の場合、お礼は不要と考える。

メールの中で難解な漢字があれば、ふりがなをつけましょう。

もちろん常用漢字の範囲なら、わざわざふりがなをつける必要はないでしょう。

しかし、たとえ常用漢字でも、読みにくい漢字や読み間違いやすい漢字には、ふりがなをつけたほうが丁寧です。

たとえば、地名や駅名の中には、難しい読みの漢字が使われている場合があります。

読みにくかったり読み間違いやすかったりすると、相手にストレスを与えたり、誤解を与えたりする場合があります。

たとえ平易な漢字でも、読みにくかったり読み間違いやすかったりするなら、ふりがなをつけます。

特に注目してほしいのは、名前です。

自分の名前を、読み間違えられたことはありませんか。

自分では見慣れた名前でも、他の人にとってはスムーズに読めない場合があります。

スムーズに読まれない場合が多いなら、名前の漢字にもふりがなをつけましょう。

たとえば「水口（みなくち）」「高田（たかた）」などです。

特に当て字が使われた名前は、ふりがなは必須と考えていいでしょう。

ふりがなをつけるのも、丁寧な自己紹介の1つ。

ふりがなをつけるというのは、相手に恥をかかせないという配慮です。

きちんとふりがなをつけていることで、相手は安心して、漢字を読むことができるのです。

• 読みにくい漢字や読み間違いやすい漢字には、ふりがなをつける。

新規でメールを作成するとき、どのような順で書いていますか。

普通は上から順に空欄を埋めがちです。

一般的な順としては「宛先→件名→メール本文」ではないでしょうか。

画面に空欄があれば、特に深く考えることなく、上から順に埋めてしまいがちです。

一般的な空欄の埋め方ですが、ミスが発生しやすい順です。

最初に宛先を埋めると、本文を書いている途中で手元が滑り、うっかり送信ボタンを押してしまうことがあります。

中途半端なメールを送信して、大きなため息をついた人も多いのではないでしょうか。

まさしく人間だからこそ起こる、ヒューマンエラー。

このミスを防ぐ工夫は、空欄を埋める順にあります。

宛先は最後に埋めるようにしましょう。

最初に件名、次にメール本文、最後に宛先です。

その順でメールを作成すれば、メールの途中でうっかり送信ボタンを押しても大丈夫。

宛先が指定されていないため、中途半端な送信を防げます。

また、メールの宛先を最後に埋めるため、送信先を入念に確認できるメリットもあります。

この送信方法は、プライベートだけでなく、仕事でも使える方法です。

少しでもミスを減らす工夫を凝らしましょう。

• 新規でメールを作成する場合、宛先は最後に埋める。

依頼だけ伝えるメールは、用件はわかっても、悪印象になりがちです。

たとえば、資料請求を依頼するメールを送るとします。

次のように、シンプルに依頼だけ伝えるメールに心当たりはありませんか。

「資料を送ってください。よろしくお願いたします」

用件はわかりますが、おそらく受信者はむっとするでしょう。

たしかにビジネスでは、簡潔なメールが好まれますが、あまりにも簡潔すぎます。

相手に手間をかけるにもかかわらず、依頼だけの内容では乱暴に感じます。

依頼の用件はわかっても、むっとした感情が邪魔をして、素直に受け止められないでしょう。

強く命令しているような印象になるため、不快感を与える場合があるからです。

依頼するメールでは、一言でもかまわないので、理由も添えましょう。

依頼する理由も添えたほうが、依頼に至る事情を理解しやすくなり、丁寧に感じるでしょう。

「御社に興味を持ち、詳細を知りたくなりましたので、資料を送付していただけますでしょうか。よろしくお願いいたします」

理由を加えると、企業の担当者は「なるほど。そういう理由なのか」と納得できます。

依頼を素直に受け止めることができ、資料の送付を迅速に行ってくれるでしょう。

さらにクッション言葉も活用すると、理想的です。

「御社に興味を持ち、詳細を知りたくなりました。お手数ですが、資料を送付していただけますでしょうか。よろしくお願いいたします」

相手の顔が見えないからこそ、メールには、一段と丁寧な配慮が必要です。

• 依頼をお願いするメールでは、理由も添えて、印象を和らげる。

企業からの問い合わせのメールが来れば、できるだけ早く返信しましょう。

プライベートのメールでも、返信が早ければ嬉しく感じますが、それはビジネスでも同じこと。

返信の早さは、意欲・熱意・誠意などを間接的に与える手段です。

また、メールの返事が早いと「仕事が速い」というイメージにもつながります。

メールの返事が遅くて迷惑になることはあっても、早くて迷惑になることはありません。

変化の激しい現代社会では、スピードの速さは高く評価されます。

メールの返信が早いだけで、一定の好印象を伝えることができるでしょう。

理想は、12時間以内の返信です。

遅くても、24時間以内の返信を心がけるといいでしょう。

もし返信が24時間を超える場合は「返信が遅くなり申し訳ございません」という一言を加えると、丁寧です。

ただし、早い返信を心がけるとはいえ、送信前の本文の確認は必須です。

誤字脱字や言葉遣いをよく確認したうえで、送信ボタンを押しましょう。

• 企業からのメールには、できるだけ早く返信する。

ビジネスでメールを送る際は、相手を思いやる一言を加えましょう。

思いやる一言は、あってもなくても、メールの内容に変わりはありません。

「それなら不要ではないか」と思うかもしれませんが、やはり必要です。

デジタルのメールとはいえ、それを読むのは人間です。

相手は忙しい中、貴重な時間を割いてメールの対応をしてくれます。

多忙の中を対応してくださる感謝は、どんな状況でも無駄になりません。

思いやりの一言があれば、やはり嬉しく感じるはずです。

思いやりの言葉によって気遣いが伝われば、相手は「忙しくても頑張ろう」という気持ちが強くなるでしょう。

その結果、より速く、より丁寧に対応してくれることが期待できます。

たとえ、相手に余裕があることがわかっていても、マナーとして、思いやる一言を加えたほうが丁寧です。

誰でも気遣われると、嬉しく感じ、良好な人間関係につながります。

たとえば、次のような表現を心がけると、喜ばれます。

「先日はお世話になりました」ではなく「お忙しい中をご対応いただき、ありがとうございました」。

「必ず確認してください」ではなく「お時間があるときにご確認ください」。

「よろしくお願いいたします」ではなく「お手数ではございますが、何卒よろしくお願いいたします」。

たとえ自分が忙しい状況でも、相手を思いやる一言は、忘れずに付け加えましょう。

こうした思いやりの一言が、ビジネスのメールを、よりスムーズにさせるのです。

• どんなメールでも、相手を思いやる一言を加える。

ビジネスでのメールや手紙では、形式張った文章が中心になりがちです。

ビジネス向けのメールや手紙に、ざっくばらんな文言は不適切。

飾りけがなく、簡潔・簡素であることは、ビジネスでは重要です。

ただし、形式張った文章も冷たく感じるものです。

テンプレートをそのまま切り貼りしたような文言では「本人の言葉」というより「借りてきた言葉」という印象を受けます。

きちんとした文章でも、気持ちは伝わりにくいでしょう。

そこで、ほんの数行だけ、自分の素直な気持ちを表現する言葉を含めてみましょう。

多すぎないように注意して、ほんの数行でかまいません。

たとえビジネスでも、形式張った文言だけでなく、気持ちのこもった言葉が含まれていると、好感度が上がります。

1行でも素直な気持ちを表現した言葉が含まれていると、人間らしい温かい感情を表現できます。

• 形式張った文章だけでなく、気持ちのこもった言葉も少し加えよう。

「【重要】契約書の更新内容」

「【緊急】打ち合わせの日程について」

ビジネスのメールでは、件名に「重要」「緊急」などの注意書きを加えることがあります。

最も目立つ件名に記載しておくことで、注意を促す効果があります。

メールを受け取った相手は、一目で重要とわかるため、メールの確認も返信も早くなるでしょう。

さて、このメールマナーについて、1つ、注意があります。

就職活動で、学生が社会人宛てのメールで使用するのは控えたほうがいいでしょう。

学生が社会人に送るメールで「重要」「緊急」などを加えると、横柄な印象になりやすいからです。

学生と社会人を比べた場合、より忙しいのは社会人です。

自分より忙しい社会人に対して、返信や確認を急がせる文言を加えると、相手は気分を害する可能性があります。

たとえ重要や緊急という注意書きが事実でも、できるだけ使用は控えたほうがいいでしょう。

もし重要や緊急であることを伝えるなら、メールの文章内で伝えましょう。

たとえば、次のような表現を使うのはいかがでしょうか。

「お忙しいところ恐れいりますが、早めにご確認いただけますと幸いです」

「ご多忙のところ誠に恐縮ですが、○月○日までにご返信いただけると助かります」

言葉遣いに気をつけながらお願いすれば、大きな失礼にはならないでしょう。

• 学生が企業に送るメールでは「重要」「緊急」などの注意書きは控える。

就職活動では、社会人とメールのやりとりをする機会があります。

資料請求・問い合わせ・日程調整など、メールは就職活動で必須です。

さて、メールでは署名を付けるのがマナーですが、注意があります。

メールの署名は、余分な装飾を加えないことです。

星マークや顔文字を使った、派手な署名になっていませんか。

ユニークな署名は、個性的で注意を引きやすいのはわかりますが、少し目立ちすぎます。

署名が目立ちすぎると、メール本文への集中が妨げられます。

また、軽い印象も出てしまうため、送信者の信用に悪影響を及ぼす場合もあります。

真面目で真剣な印象を与えるためにも、メールの署名はシンプルを心がけましょう。

記載すべき項目は、大学名・学部名・名前・住所・連絡先で十分です。

名前にはふりがなを付け、住所には郵便番号も加えると、より丁寧です。

シンプルすぎるとつまらないと思う人もいるかもしれませんが、そもそもビジネス向けのメールで余分な装飾は不要です。

社会人とやりとりをするからには、メールもビジネスの一環。

自分の立場は学生でも、送信相手が社会人なら、ビジネスメールです。

遊び心は捨て、シンプルで見やすい署名を心がけましょう。

• メールの署名は、装飾を加えず、シンプルにする。

名刺やメールの署名では、住所の記載が基本です。

ところが中には、住所を明かしたくないと考える人がいるようです。

住所は重要な個人情報の1つ。

名刺やメールの署名で住所を明かせば、自分の住んでいる具体的な場所が特定されます。

個人情報が流出すれば、何らかのトラブルに巻き込まれるのではないかという不安もあるかもしれませんね。

個人情報に慎重な姿勢は、素晴らしい。

しかし、できれば、やはり住所はきちんと記載しておくほうがいいでしょう。

なぜ名刺やメールの署名では、住所が必要なのか。

それは、ビジネスに必要な情報だからです。

企業から資料などを送付する際、住所がわかればスムーズです。

選考では、住所も1つの判断材料になる場合もあります。

できるだけ会社に近い人のほうが、通勤が短時間で済むため、企業も歓迎するでしょう。

就職活動をする身として、自分の素性を明かすのがマナーです。

住所を明かせない人は「明かせない事情でもあるのか。住所が不定なのか」など、余計な誤解を与えることもあるでしょう。

用心しすぎて保守的になると、いつの間にか就職活動のチャンスまで失う場合があります。

企業は、住所を悪用することはありません。

あくまでビジネスです。

事情がないかぎり、きちんと住所を記載しておくほうが、相手に安心感を与えることができます。

• 名刺やメールの署名では、事情がないかぎり、きちんと住所を明かす。

メールは、一度送信すると取り消しができないため、確認が特に重要です。

確認が重要なのは何でも同じなのですが、特にメールの場合は、より慎重になったほうがいいでしょう。

問題は、いかに確認の精度を上げるかです。

「しっかり確認する」というだけでは、単なる精神論。

黙読で確認するのもいいのですが、人間ですから、見落としや見間違いもあるはずです。

もっと具体的に確認するための方法論が必要です。

実は、簡単に誰でもできる、精度の高い簡単な方法があります。

音読なのです。

周りに迷惑をかけないことを確認して、音読するといいでしょう。

音読は、飛ばし読みができないため、必然的に1文字ずつ確認することになります、

その結果、誤字脱字や言葉の誤りなどをしっかり確認できるようになります。

また、音読するからこそ、気づけることがあります。

たとえば、響きの悪い言葉や文章のリズムなどです。

言葉の意味はわかっても、声に出して読むと、不自然な文章に気づきやすくなります。

もし音読が周りの迷惑になるなら、声は出さず、口だけ動かす読み方でもかまいません。

1文字ずつ確認することに変わりありませんから、音読のように、高い精度で校正できます。

ビジネスで企業とやりとりをするメールは、少し神経質になるくらいがちょうどいいでしょう。

音読によって、少しでも確認の精度を上げましょう。

• メール本文は、音読をして確認する。

テンプレートを使えば、メールを早く正確に仕上げることが可能です。

文章の大半が問題ないと確認できている内容ですから、確認する手間の多くが省けます。

ビジネスにおけるメールでも、テンプレートを使った作成が当たり前になっています。

テンプレートを使わずにメールを送信するほうが少ないのではないでしょうか。

そんなテンプレートでよくありがちなのが、確認の省略です。

テンプレートを使用するとき「内容は正しいはず」と思い込みやすい状況があります。

そのため、確認を省略する傾向があるのです。

特に急いでメールを作成するときは、省略する傾向が顕著です。

しかし、いくらテンプレートを使ったメールでも、間違いが発生します。

人が作成するメールであるかぎり、ヒューマンエラーは発生します。

たとえば、企業名や担当者名など一部の言葉が、以前送信した文面のままになっている場合があります。

また、日付や曜日などメールごとに異なる部分は、やはり確認が必要です。

メールを送ってからでは取り返しがつきません。

実績のあるテンプレートでも、信用しすぎず、送信前の確認が大切です。

• テンプレートを使ったメールでも、送信前にはきちんと確認する。

メールを書き終えれば、送信前に、間違いがないか確認しましょう。

メールは、一度送信してしまうと、取り返しがつきません。

だからこそ、事前の確認は入念になる必要があります。

次のポイントに注目して確認すると、確実です。

「わざわざチェックリストを準備するまでもない」と考える人もいるかもしれませんが、過信には注意です。

自分の能力を過信せず、きちんと確認リストを使ったほうが、やはり確実に間違いを防げます。

不安があれば、プリントアウトをして、確認に役立ててください。

• 送信ボタンを押す前の確認には、事前にまとめた確認項目を使って、間違いや漏れを防ぐ。

メールは、大変便利な道具です。

送信者の都合のいいときに、メールを書けます。

受信者も、自分の都合の良いタイミングで読めます。

送信者にも受信者にも自由な時間を有効活用できるメールは、お互いにとって好都合ですね。

さて、そんな便利なメールですが、就職活動では、送信する時間に注意したほうがいいでしょう。

おや、送信時間は関係ないはず、と言いたいのでしょう。

たしかにそうなのですが、注意したいのは、受信者に与える印象です。

たとえば、メールの送信時間が「深夜3時」だったとします。

別に送信時間が何時であろうと、メールのシステムには影響は与えず、正しくメールは送信されます。

一見すると問題なさそうなのですが、やはり気になるのは、メールの送信時間。

送信時間が深夜であることから、送信者がその時間まで起きていたことがわかります。

すると、ふと、次のような連想が働きます。

「こんな時間まで起きていたのか」

「生活が乱れているなあ」

「不眠症なのだろうか」

「遊んでばかりいる人なのだろうか」

深夜である理由は定かではありませんが、いずれにせよ、心配させる印象を与えるのは間違いありません。

それが、就職活動のように、選考に影響するメールなら、なお不都合でしょう。

メールとしては問題ないのですが、受信者に与える印象を考えるなら、メールを送る時間も配慮したほうが安心です。

深夜の時間帯は避け、できるだけ日中に送ったほうが、余計な誤解を防げます。

• メールを送る時間は、できるだけ常識の範囲を心がける。

軽微な誤字脱字なら、わざわざ訂正のメールは不要です。

前後の文脈から、正しい内容を推測できるでしょう。

また、同じようなメールを何通も送れば、受信者の確認が煩雑になり、迷惑になる場合もあります。

もちろん重大な誤りの場合は再送が必要ですが、軽微な誤字脱字なら、メールの再送は不要と考えていいでしょう。

ただし、誤字脱字の中でも、1文字でも間違えば、再送が必要になる場合があります。

相手の名前や敬称を間違えた場合です。

たとえば、メールの冒頭で、相手の名前を記載します。

このとき「水口様」ではなく「水口」になってしまうことがあります。

敬称を加えるのを忘れてしまい、呼び捨てになってしまうのです。

また「水口様」の変換を間違えて「皆口様」になることもあるでしょう。

名前や敬称は、たった1文字違うだけで、ずいぶん印象が変わります。

もちろんメールの受信者は「おそらく単なるミスなのだろう」と察してくれるでしょう。

また、わずかな誤りを気にしない人もいるはずです。

しかし、たとえそうでも、相手に不快を与える間違いをしたのは事実です。

名前や敬称の誤りは、たとえ1文字でも、相手の顔に泥を塗る行為。

誤字脱字の中でも、相手の名前や敬称の間違いだけは、別格です。

たとえ1文字の間違いでも、訂正と謝罪のメールを送るのが適切です。

• 相手の名前と敬称は、たとえ1文字でも間違えれば、謝罪のメールを送る。

内定辞退は、最も伝えにくい連絡の1つです。

伝えにくい内容ですから、メールで手軽に済ませたいと思うかもしれません。

むしろ、そう思う人のほうが多いでしょう。

しかし、メールは手軽に済ませられるからこそ、誠意が伝わりにくい。

どんなに誠意のこもった言葉をたくさん並べても、メールという手軽な手段では、誠意が伝わりにくくなります。

内定辞退に適切な手段は、メールより電話です。

言葉に詰まった話し方でもかまわないので、やはりきちんと電話で伝えるほうがいいでしょう。

肉声で「申し訳ございません」ときちんと謝ることで、謝罪の誠意が伝わります。

採用担当者も鬼ではありません。

きちんと誠意を見せれば、事情を理解してくれるはずです。

貴重な時間を割いてくださった採用担当者に少しでも誠意を見せ、理解してもらいましょう。

• 内定辞退の連絡は、事情がないかぎり、メールより電話を心がける。

メールは、仕事でもプライベートでも、必須のツール。

1日に何度もメールをする人も多いでしょう。

就職活動中、友人に送るつもりだったメールを、間違って企業に送ってしまうことがあります。

何度もメールを送っていると、うっかり宛先を間違えても不思議ではありません。

宛先を選択する際、指が滑って、別の人にメールを送ってしまうことがあるのです。

友人に向けたメールですから、砕けた文章であったり、絵文字や顔文字が使われたりすることもあるでしょう。

企業としても、いきなり軽率な文面が届けば、驚くはずです。

さて、友人に送るメールを、間違って企業に送ってしまったときは、どうするか。

まず気づいた時点で、すぐ謝罪のメールを送りましょう。

長々しい謝罪は不要です。

宛先を間違えたことを丁寧に謝り、間違って送ったメールを破棄する旨を伝えます。

誰でも間違いはあるものです。

すぐ誠意ある対応を心がければ、謝罪の気持ちが伝わり、採用担当者も理解してくれるでしょう。

メールを送り間違えた時点で印象が悪いのは確実ですが、まだ不採用が決まったわけではありません。

最後まで諦めず、社会人らしい対応を心がけます。

また、こうしたミスを防ぐためにも、メールを送る前の確認が大切です。

メールの送信前の確認といえば、文面だけに注意しがちですが、宛先にも気を配りましょう。

日頃から、宛先も確認する習慣をつけておけば、ミスを大幅に減らせます。

• メールを送り間違えれば、すぐ謝罪のメールを送る。

企業にメールを送れば、基本的に3営業日以内には返信があると思っていいでしょう。

ビジネスのメールですから、基本的に返信は早めのはずです。

ところが、メールを送っても返信がない場合があります。

1週間待っても返信がなければ、さすがに不自然です。

返信がない理由には、大きく次の3つの理由が考えられます。

（理由1）

採用担当者が見落としている

採用担当者が、単純にメールを見落としている可能性があります。

特に週明けの月曜日は、大量のメールを確認しやすいため、見落としやすい傾向があります。

（理由2）

フリーメールアドレスによる弊害

フリーメールアドレスは、スパムの温床になりやすいため、受信者側でスパム対策がされていることがあります。

メールが、スパム用のメールボックスに自動で振り分けられ、担当者がメールに気づいていない場合があるのです。

企業側のメールサーバーの設定によっては、メールが自動で削除される場合もあります。

（理由3）

送ったつもりになっていた

企業に送るつもりのメールが「送ったつもり」になっていることがあります。

メールだけ作成して、送信し忘れていることもあれば、別の人に送信していたこともあります。

メールアドレスは、1文字違うだけで、正しく配信されません。

正しい宛先に送ったか、送信履歴を確認してみましょう。

• 1週間経っても返信がなければ、原因を推測したうえで、企業に再確認する。

用件があって企業にメールをしても、返信されない場合があります。

もちろん不敬なメールなら、無視されることもありますが、真面目な用件なら、返信はあるはずです。

数日遅れることはありますが、1週間経っても返信がなければ、不自然と考えていいでしょう。

さて、相手から返信がないときに必要なのが、催促です。

メールで返信がないことを伝えるときは、催促の書き方に注意が必要です。

まず気をつけたいのは、責める口調です。

たとえば、次のようなとげのある書き方は、好ましくありません。

「早く返信してください」

「ビジネスなのですから、確認くらいはしっかりしてください」

相手が悪いのだから、強い口調で促したほうがいいと思うかもしれませんが、相手に悪気があるとは限りません。

相手が忙しくて、偶然メールを見逃しているだけかもしれません。

また、相手に過失があるとも限りません。

よく確認してみると、実は送信したつもりになっていた場合もあるでしょう。

メールだけ作成して、送信し忘れていることもあれば、別の人に送信していたこともあります。

さまざまな状況が考えられるため、相手が悪いと決め付けた口調は、ビジネスでは適切ではありません。

催促のメールでは、まず相手に負担を与えない言い方を心がけることです。

たとえば、次のようなメールです。

「○月○日の○時ごろにメールをいたしました。ご確認いただけましたでしょうか」

柔らかい文面のほうが読みやすく、相手も素直に受け入れてくれるでしょう。

また、相手の反省を促す効果があります。

催促のメールだからこそ、感情的にならず、柔らかい表現を使うようにしましょう。

• たとえ督促のメールでも、柔らかい言い方を心がける。