メールで心がけるのは、読みやすい文章だけではありません。

読みやすいレイアウトも心がけるようにしましょう。

言葉遣いが丁寧な文章でも、読みにくいレイアウトでは、送信者の印象が悪くなる場合があります。

改行を含めずに、文章をつなげて書くこともできますが、読みにくくなるのは確実です。

読みにくいレイアウトは、相手のことを考えず、ぐだぐだと長話をしているかのような印象です。

文章を目で追うために集中しなければならず、読み手を疲れさせるのです。

読みやすいレイアウトで大切なのは、3つあります。

改行・空行・箇条書きです。

1. 改行

1文章ごとに改行を入れましょう。

1文章ごとに行を変えれば、文章の区切りが明確になり、読みやすくなります。

2. 空行

話が変わる部分では、空行を入れましょう。

1行の空行があるだけで、直感的に「ここから別の話が始まる」とわかります。

メールの内容によっては、2文字分や3文字分の空行であってもかまいません。

一呼吸置いているような様子を伝えることができ、メールに落ち着いた雰囲気を出せます。

3. 箇条書き

文章として表現するより、箇条書きとして表現したほうが、読みやすくなる場合があります。

たとえば、打ち合わせの日程を記載する場合です。

日付・時間・場所などは、それぞれを箇条書きにするといいでしょう。

箇条書きは、すでに情報が整理されている様子に見えるため、読んだときの理解が早くなります。

直感的に見やすくなり、文章のリズムもよくなります。

重要事項についても、箇条書きを使えば、強調しやすくできる効果があります。

• 改行・空行・箇条書きを利用して、読みやすいレイアウトを心がける。