ビジネスを長く経験していると、いつも同じ内容でやりとりをしているということに気づきます。

たとえば、承諾のメール・クレームのメール・謝罪のメール・相談のメール・休暇申請のメールなどです。

ビジネスでは頻繁に同じ内容のメールを何度もやりとりします。

その都度、メールの全文を1から考えるのは面倒です。

手ですべて打ち込むのは、とても時間がかかります。

誤字脱字も多くなるでしょう。

こういうときに段取りのいい人は「テンプレート」を使います。

一番基本的な例を挙げると「挨拶」のテンプレートです。

「○○様。いつもお世話になっております。○○株式会社の水口です」

そういう文章の型を、あらかじめ用意しておきます。

そのテンプレートの内容はしっかりチェックして、誤字脱字がないように注意して丁寧に作ります。

その一度の手間をかけるだけで、後はテンプレートを使えばいい。

承諾用のメールやクレーム用のメールなど、目的に応じたテンプレートがあると、メールを書く手間と時間が劇的に減ります。

しかも誤字脱字も激減します。

校正を終えているテンプレートを何度も使いますから「○○」部分のみ注意すれば誤字脱字で恥をかくこともありません。

またテンプレートのいいところは、社内で共有しやすいというところです。

人によってばらばらのメールではなく、文面を統一できると、会社全体でメールの品質を維持できます。

メールに限らず「稟議書りんぎしょ」や「議事録」などもすべてテンプレートを作り、使うようにしましょう。

一度の手間で済むのです。

• テンプレートを作って、手間と時間を減らす。