仕事をスムーズに進める
30の手順の工夫

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テンプレートを使えば、
手間と時間が激減する。

テンプレートを使えば、手間と時間が激減する。 | 仕事をスムーズに進める30の手順の工夫

ビジネスを長く経験していると、いつも同じ内容でやりとりをしているということに気づきます。

たとえば、承諾のメール・クレームのメール・謝罪のメール・相談のメール・休暇申請のメールなどです。

ビジネスでは頻繁に同じ内容のメールを何度もやりとりします。

その都度、メールの全文を1から考えるのは面倒です。

手ですべて打ち込むのは、とても時間がかかります。

誤字脱字も多くなるでしょう。

こういうときに段取りのいい人は「テンプレート」を使います。

一番基本的な例を挙げると「挨拶」のテンプレートです。

「○○様。いつもお世話になっております。○○株式会社の水口です」

そういう文章の型を、あらかじめ用意しておきます。

そのテンプレートの内容はしっかりチェックして、誤字脱字がないように注意して丁寧に作ります。

その一度の手間をかけるだけで、後はテンプレートを使えばいい。

承諾用のメールやクレーム用のメールなど、目的に応じたテンプレートがあると、メールを書く手間と時間が劇的に減ります。

しかも誤字脱字も激減します。

校正を終えているテンプレートを何度も使いますから「○○」部分のみ注意すれば誤字脱字で恥をかくこともありません。

またテンプレートのいいところは、社内で共有しやすいというところです。

人によってばらばらのメールではなく、文面を統一できると、会社全体でメールの品質を維持できます。

メールに限らず「稟議書りんぎしょ」や「議事録」などもすべてテンプレートを作り、使うようにしましょう。

一度の手間で済むのです。

仕事をスムーズに進める手順の工夫(25)
  • テンプレートを作って、手間と時間を減らす。
「こうすればうまくいく」という仕事の型を作っておく。

仕事をスムーズに進める30の手順の工夫
仕事をスムーズに進める30の手順の工夫

  1. 計画を立てる手間が、最も手間を少なくさせる。
    計画を立てる手間が、最も手間を少なくさせる。
  2. 雨の日は、いつもより通勤に時間がかかる。
    雨の日は、いつもより通勤に時間がかかる。
  3. 視覚からの刺激をシャットアウトすれば、疲れや体力が回復しやすくなる。
    視覚からの刺激をシャットアウトすれば、疲れや体力が回復しやすくなる。
  4. 理由を3つ挙げるだけで、説得力は格段に向上する。
    理由を3つ挙げるだけで、説得力は格段に向上する。
  5. メールによる賛成の募集は、返信不要を基本にする。
    メールによる賛成の募集は、返信不要を基本にする。
  6. 複数のペンは1本にまとめて能率アップ。
    複数のペンは1本にまとめて能率アップ。
  7. 人間は、想像する生き物。<br>イメージトレーニングを最大限に活用せよ。
    人間は、想像する生き物。
    イメージトレーニングを最大限に活用せよ。
  8. 仕事をスムーズに進めるキーワードは「3」。
    仕事をスムーズに進めるキーワードは「3」。
  9. 朝一と午後一の電話は、話がうまくまとまりにくい。
    朝一と午後一の電話は、話がうまくまとまりにくい。
  10. 神様は、あなたの段取りを試している。
    神様は、あなたの段取りを試している。
  11. わざと長めに宣言して、早めに終わらせる。
    わざと長めに宣言して、早めに終わらせる。
  12. 真の交渉術とは、お互いのメリットを考えること。
    真の交渉術とは、お互いのメリットを考えること。
  13. 「はい。<br>わかりました」の後は必ず復唱する。
    「はい。
    わかりました」の後は必ず復唱する。
  14. 高級な包装紙と箱を使えば、プレゼントのグレードが向上する。
    高級な包装紙と箱を使えば、プレゼントのグレードが向上する。
  15. アナログ式の時計をデスクに置くだけで、時間感覚は自然と身につく。
    アナログ式の時計をデスクに置くだけで、時間感覚は自然と身につく。
  16. なぜ段取りがいい人のデスクの上は、ひどく散らかっているのか。
    なぜ段取りがいい人のデスクの上は、ひどく散らかっているのか。
  17. 段取りがいい人は、頻繁に使うものと、そうでないものを区別している。
    段取りがいい人は、頻繁に使うものと、そうでないものを区別している。
  18. ワンフレーズを心がけると、自動的にキーフレーズになる。
    ワンフレーズを心がけると、自動的にキーフレーズになる。
  19. 「できるかもしれない」と考えていると、本当にできる。
    「できるかもしれない」と考えていると、本当にできる。
  20. 知らない場所でも、人に聞けば迷わない。
    知らない場所でも、人に聞けば迷わない。
  21. 真の引き継ぎとは「仕事」だけでなく「感情」までも引き継ぐこと。
    真の引き継ぎとは「仕事」だけでなく「感情」までも引き継ぐこと。
  22. 試行錯誤をしていないうちから、諦めない。
    試行錯誤をしていないうちから、諦めない。
  23. 人の数だけ、可能性は大きくなる。
    人の数だけ、可能性は大きくなる。
  24. 成功する人は、他人の失敗を笑うのではなく、参考にする。
    成功する人は、他人の失敗を笑うのではなく、参考にする。
  25. テンプレートを使えば、手間と時間が激減する。
    テンプレートを使えば、手間と時間が激減する。
  26. 「こうすればうまくいく」という仕事の型を作っておく。
    「こうすればうまくいく」という仕事の型を作っておく。
  27. 儀式があると、仕事がはかどりやすくなる。
    儀式があると、仕事がはかどりやすくなる。
  28. 「記号」や「略語」を使えば、メモする力が劇的に向上する。
    「記号」や「略語」を使えば、メモする力が劇的に向上する。
  29. 休憩は「仕事の区切り」で入れると、ミスやトラブルが少なくなる。
    休憩は「仕事の区切り」で入れると、ミスやトラブルが少なくなる。
  30. 大きな要求には段階がある。
    大きな要求には段階がある。

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