仕事効率化

仕事を効率化させる
30の方法

  • 仕事をもっと楽しくするための、
    2つのイメージ。
仕事を効率化させる30の方法

もくじ

仕事をもっと楽しくするための、2つのイメージ。

仕事をもっと楽しくするための、2つのイメージ。

イメージを持って仕事をしていますか。
仕事をもっと楽しくするためには、2つのイメージが大切です。
このイメージがあるかどうかで、仕事の楽しさの感じ方が大きく変わります。

あなたの仕事の結果は、午前に決まる。

あなたの仕事の結果は、午前に決まる。

午前には不思議な力があります。
同じ職場であるにもかかわらず、午前・午後という時間の違いだけで、ずいぶん雰囲気が違います。
一言で言えば「午前はきびきび」「午後はまったり」です。

とりあえず着手するだけで、仕事の半分は終わったようなもの。

とりあえず着手するだけで、仕事の半分は終わったようなもの。

仕事で多くの時間が取られているのは、始める前の時間です。
「面倒だな。いつやろうかな。どうしようかな」
迷ったり考えたりしているだけでは、1歩も前進できません。

面倒な仕事ほど、できるだけ早く取りかかるのがいい。

面倒な仕事ほど、できるだけ早く取りかかるのがいい。

面倒な仕事ほど、できるだけ早く取りかかりましょう。
「面倒だから後回しにしたい」と思いますが、そこが落とし穴。
後回しにすると、面倒な仕事がもっと面倒になるでしょう。

「○○までに終わらせよう」という目標を立ててから、仕事を始めるだけでいい。

「○○までに終わらせよう」という目標を立ててから、仕事を始めるだけでいい。

あなたのスピードと集中力を上げる、簡単な工夫があります。
「○○までに終わらせよう」という目標を立ててから、仕事を始めるだけでいいのです。
「たったこれだけ」と思いますが、試してみると、絶大な効果に驚くはずです。

締め切りのない仕事でも、締め切りは作っておくほうがいい。

締め切りのない仕事でも、締め切りは作っておくほうがいい。

締め切りのない仕事を頼まれることがあります。
たとえば、上司から「急ぎではない。時間があるときにしてよい」と頼まれる仕事です。
締め切りがなければ「時間が空いたときにしよう」と思うでしょう。

やることをやれば、後は待つだけではいけない。

やることをやれば、後は待つだけではいけない。

仕事の内容によっては、すぐ結果が出ない場合があります。
「やることをやれば、結果が出るのを待とう」
もちろん休憩や気分転換などの目的があるならいいのです。

A4サイズ1枚にまとめられない企画は、そもそもうまくいかない。

A4サイズ1枚にまとめられない企画は、そもそもうまくいかない。

企画書は、A4サイズ1枚が理想です。
完結でわかりやすく、要点だけまとめることが大切です。
限られたスペースですが、だからこそ、発想力が生まれます。

これからはスピードの時代。
スピードとは、フットワーク。

これからはスピードの時代。スピードとは、フットワーク。

これからはスピードの時代です。
ITによって、多くの情報が瞬時にやりとりされるようになりました。
格安航空の登場や交通機関の発達などによって、遠方への移動も手頃な価格で容易になりました。

立ったまま仕事をすると、仕事が速くなる。

立ったまま仕事をすると、仕事が速くなる。

立って仕事をすると、仕事が速くなる効果があります。
デスクワークでは、座ってするのが世間の常識です。
たしかに事務作業や文筆活動など、机の上でする仕事は、椅子に座っているほうが、じっくり仕事に取り組めるでしょう。

他人の成功は、自分の損ではない。
他人を成功させることが、自分にとっての成功になる。

他人の成功は、自分の損ではない。他人を成功させることが、自分にとっての成功になる。

自分が成功したければ、どうすればいいのか。
その1つが、他人の成功の手伝いです。
「そんなことをすれば、自分が損をする」

一気に終わらせられる仕事なら、一気に終わらせたほうがいい。

一気に終わらせられる仕事なら、一気に終わらせたほうがいい。

仕事の中には、一気に終わらせられるものがあります。
量はあるものの、集中して頑張れば、一気に終わらせられる仕事の場合、どう進めていくか。
あなたならどう進めていきますか。

満足させることに満足していけない。
仕事の本当のゴールは、満足を超えた感動。

満足させることに満足していけない。仕事の本当のゴールは、満足を超えた感動。

相手を満足させることに満足しては、不十分です。
もちろん相手を満足させられれば、最低限の仕事は達成できています。
お客さんは喜んでくれるでしょう。

興味のないことは、覚えにくく、すぐ忘れる。
興味のあることは、覚えやすく、なかなか忘れない。

興味のないことは、覚えにくく、すぐ忘れる。興味のあることは、覚えやすく、なかなか忘れない。

自分の記憶力を気にする人がいますが、ナンセンスです。
たしかに記憶力には生まれつきの要素があり、個人差はありますが、微々たる差です。
あなたは、自分の名前・誕生日・住所を覚えていますか。

食事と睡眠だけは、不足させてはいけない。

食事と睡眠だけは、不足させてはいけない。

生きていく上で欠かせないことが、2つあります。
「食事」と「睡眠」です。
家族や友達がいなくても、寂しいですが、生きてはいけます。

1回あたりの集中時間を長くするより、集中の回数を増やせばいい。

1回あたりの集中時間を長くするより、集中の回数を増やせばいい。

集中できる時間には、個人差があります。
人が集中できる限界は90分前後とされていますが、あくまで一般論です。
30分間しか集中力が続かない人もいれば、1時間は集中力が続く人もいるでしょう。

ミスを完全になくすのは、天才でも不可能。
天才のエジソンでさえ、成功より失敗の数のほうが多い。

ミスを完全になくすのは、天才でも不可能。天才のエジソンでさえ、成功より失敗の数のほうが多い。

小さなミスをしたときは、こう考えましょう。
「小さなミスでよかった」と。
ミスとはいえ、幅があります。

いい仕事をするには「いい仕事をしよう」という気持ちが大切。

いい仕事をするには「いい仕事をしよう」という気持ちが大切。

いい仕事をするには「いい仕事をしよう」という気持ちが大切です。
気合を入れなくても、たまたまいい仕事ができることもあるかもしれません。
調子がいいときは、思わぬ成果を発揮できることもあるでしょう。

仕事を愛さなければ、本当にいい仕事はできない。

仕事を愛さなければ、本当にいい仕事はできない。

「仕事なんて愛せない。むしろ仕事が嫌い」
そんなことを言っていると「私は仕事のできない人間」と公言しているようなものです。
嫌がって仕事をしている人は、サボることばかりを考え、最低限の仕事しかしません。

曖昧な表現より、具体的な数字のほうが、説得力が生まれる。

曖昧な表現より、具体的な数字のほうが、説得力が生まれる。

抽象的な言葉は、時に便利です。
「だいたい」
「ほぼ」

どちらもいいなと思う本があれば、両方買う。

どちらもいいなと思う本があれば、両方買う。

年収を上げるには、勉強が欠かせません。
年収の高い人は、例外なく読書家です。
毎日食事をするように活字を読み、情報を吸収します。

「ゆっくり」と「もたもた」は違う。

「ゆっくり」と「もたもた」は違う。

「ゆっくり」と「もたもた」は違います。
どちらも速度が遅い点では同じですが、実質は別物です。
ゆっくり仕事をするのはいいのです。

プレゼン前に挨拶をするだけで、本番の緊張が和らぐ。

プレゼン前に挨拶をするだけで、本番の緊張が和らぐ。

プレゼンの緊張を和らげる方法の1つが、挨拶です。
プレゼンが始まる前に、しばらく空き時間があるでしょう。
このとき、1人でも多くの参加者に挨拶しておくのが得策です。

「できるか」と聞かれたときの最高の返事。

「できるか」と聞かれたときの最高の返事。

「できるか」と聞かれたとき、どう答えるかです。
「無理です」「不可能です」などの弱気の発言では、仕事のチャンスも失います。
できないことでも、できるだけ前向きな答えが大切です。

ジョギング中に夢や目標を声に出せば、再認識を促せる。

ジョギング中に夢や目標を声に出せば、再認識を促せる。

健康のために、ジョギングを習慣にしている人も多いでしょう。
多くの場合、黙ったままジョギングする人が大半ではないでしょうか。
黙々とジョギングするのもいいですが、もっと時間を有効に活用できる方法があります。

楽しい予定が、あなたを生き生きさせる。

楽しい予定が、あなたを生き生きさせる。

「やる気が起きない」
「元気が出ない」
そんなときは、楽しい予定を作りましょう。

報告は、数回に分けてもいい。

報告は、数回に分けてもいい。

仕事では、上司に報告をしなければいけない場面があります。
報告をするなら、きちんと事実関係を整理して、きれいにまとめた状態で行いたいと思うでしょう。
ところが、きちんと報告をしたくても、難しい場合があります。

行き詰まったときには、非常識に考えるのが常識。

行き詰まったときには、非常識に考えるのが常識。

いくら考えても突破口が見いだせない。
あらゆる選択肢を検討しても、解決策が見いだせない。
そんなときは、常識で考えるのはやめて、非常識で考えてみましょう。

初心は大事。
ただし、本当に初心で仕事をしてはいけない。

初心は大事。ただし、本当に初心で仕事をしてはいけない。

「初心を忘れるな」
「初心に返って、考え直そう」
「いつまでも初心を持ち続けよう」

自分は完璧でないのに、相手にだけ完璧を求めるのは不公平。

自分は完璧でないのに、相手にだけ完璧を求めるのは不公平。

気に入らない性格に接したとき、むっとすることはありませんか。
「あの人は少しがさつ。もっと丁寧になってほしい」
「あの人のおっとりした性格が気に入らない。もっときびきび動いてほしい」

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