仕事効率化

仕事に集中する
30の工夫

  • 定時というタイムリミットを、
    強く意識する。
仕事に集中する30の工夫

もくじ

定時というタイムリミットを、強く意識する。

定時というタイムリミットを、強く意識する。

仕事を早く片付けるために、必要なのは「集中力」です。
集中力の程度は、仕事のスピードだけでなく、質にも強く影響します。
何事も集中力。

やる気があるうちに、仕事を片付ける。

やる気があるうちに、仕事を片付ける。

やる気は、お寿司と同じです。
出てきた瞬間が食べごろです。
新鮮さが続いているうちに口にするのが、一番おいしく感じられます。

「いつでもいいよ」と言われた仕事ほど、すぐ取りかかる。

「いつでもいいよ」と言われた仕事ほど、すぐ取りかかる。

私が、新人時代のある日、仕事をしていたときのことです。
上司から、小さな仕事を依頼されました。
小さな仕事なので、やればすぐ終わりそうな内容です。

「仕事リスト」を作ってから、仕事を始める。

「仕事リスト」を作ってから、仕事を始める。

今日、やるべき仕事を、頭の中だけで思い浮かべるのは得策ではありません。
もやもやして、抽象的で、忘れやすくなります。
まず、仕事を始める前には「仕事リスト」を作成しましょう。

無駄な会議は、徹底的に廃止する。

無駄な会議は、徹底的に廃止する。

「仕事をする時間がない!」
そういう人は、どこかに「無駄な作業時間」が発生しているはずです。
あらためて振り返ってみましょう。

デジタル機器を、優秀な秘書にする。

デジタル機器を、優秀な秘書にする。

デジタル機器を味方につけると、仕事が激減します。
デジタル機器は、従順な部下です。
文句も言わず、仕事をしっかりこなしてくれます。

部下同士の仕事を交代させると、人間関係がよくなる。

部下同士の仕事を交代させると、人間関係がよくなる。

仕事を減らすための意外な方法があります。
部下同士の仕事を交代させることです。
AさんとBさんが、別々の仕事をしていたとします。

同じ種類の仕事は、まとめて片付ける。

同じ種類の仕事は、まとめて片付ける。

1つの仕事は、大きく分けて、3段階に分けることができます。
・1段階目 準備
・2段階目 作業

例外を、1つも作らない。

例外を、1つも作らない。

効率のいい仕事には、規則性が大切です。
順番・方法・手順など、規則のとおりなら、理解しやすくなり、間違いも少なくなります。
「1、2、3」から数字が始まれば、続く数字は「4、5、6…」となるべきです。

言葉は省略をしてもいいが、適度さを守る。

言葉は省略をしてもいいが、適度さを守る。

私たちは、仕事を楽にするために「省略語」をよく使います。
省略語は、大いなる時間の節約をもたらします。
たしかに省略語は便利です。

とにかく仕事に着手する。

とにかく仕事に着手する。

木を切るきこりが、斧で大木を切り倒すまでに時間が最もかかっているのは、仕事のどの部分だと思いますか。
「木を切っている時間」と思っていませんか。
意外や意外、木を切っている時間は、案外短いです。

仕事中に割り込まれる要因を排除する。

仕事中に割り込まれる要因を排除する。

私が仕事をしているとき、集中力について気づいたことがあります。
仕事中で、集中力が切れる原因は、なんだと思いますか。
「仕事に専念して疲れ、集中力が切れた」と言いたいところですが、実際はそうではありません。

「始業時間前」と「昼休み」は、仕事に専念できる時間。

「始業時間前」と「昼休み」は、仕事に専念できる時間。

仕事上で集中力を妨げられるのは「割り込み」が発生するときです。
対策としては、上司・同僚・部下に「この時間は集中するので話しかけないで」という宣言をすることです。
しかし、多くの人が協力し合っている会社では、許されない職場もあることでしょう。

将来像を、上司に伝えておく。

将来像を、上司に伝えておく。

あなたは5年後までに、どのようなキャリアを積みたいですか。
10年後、どのような仕事に携わっていたいですか。
自分は将来、どうなりたいのかを、上司に伝えておきましょう。

同種類の仕事をついでに引き受けると、仕事は増えるどころか減る。

同種類の仕事をついでに引き受けると、仕事は増えるどころか減る。

あなたの仕事を減らす不思議な方法を、1つ紹介します。
「他人の同種類の仕事を、ついでに引き受けること」です。
他人の仕事を引き受けますから、一見すると、仕事は増えそうです。

休憩は疲れたときに入れるのではなく、仕事の区切りに入れる。

休憩は疲れたときに入れるのではなく、仕事の区切りに入れる。

「疲れた。少し休憩しよう」
私たちが仕事をしているとき、休憩のタイミングといえば「疲れたとき」が一般的です。
当然です。

読み終わったメールは、保存ではなく、削除する。

読み終わったメールは、保存ではなく、削除する。

あなたは、読み終わったメールをどう管理していますか。
普通は、削除せずに保存をすることでしょう。
受け取ったメールは、後から読み直す必要があるかもしれません。

思わぬ仕事に対応できるよう、あらかじめ準備を整えておく。

思わぬ仕事に対応できるよう、あらかじめ準備を整えておく。

始業時間から終業定時まで、休む暇もないスケジュール管理は、体に毒です。
よく働こう、という意気込みはわかります。
しかし、人間はロボットではありません。

仕事は、一気に片付ける癖をつける。

仕事は、一気に片付ける癖をつける。

一流の漫画家は、仕事が速いのが特徴です。
早くても、絵は上手です。
急いで描いたから上手に描けました。

コーヒーを飲むと、仕事に集中できる。

コーヒーを飲むと、仕事に集中できる。

私はコーヒーが大好きです。
19歳くらいのときから、好んでいつも飲むようになりました。
どんなに眠い朝も、コーヒーを飲むと頭がすっきりして、眠気が吹き飛びます。

すぐ片付く仕事から着手する。

すぐ片付く仕事から着手する。

あくびが出るのは、つまらなくて退屈と感じる瞬間です。
難しい勉強は、自然とあくびが出てきます。
理解できない内容や難しい問題は、なかなか前に進まないため、つまらなくて退屈です。

仕事中の水分は、控える。

仕事中の水分は、控える。

私が実践している集中力を保つ工夫を、1つ紹介します。
「仕事中の水分は、できるだけ控える」という心がけです。
もちろんまったく飲まないわけではありません。

定時で帰って、十分に睡眠時間を取る。

定時で帰って、十分に睡眠時間を取る。

「集中したくても、眠くて集中できない……」
こんな症状に、心当たりはありませんか。
勤務中は仕事に集中したいところです。

大きな仕事は、短く区切ってから進める。

大きな仕事は、短く区切ってから進める。

長編小説は、なぜ挫折する人が多いのでしょうか。
すべてのページを読み切るまでに、長い時間とエネルギーがかかるから、挫折してしまいます。
何百ページものストーリーは、たしかに涙を誘う大作かもしれません。

チームミーティングを開かない。

チームミーティングを開かない。

現在、私が所属している職場では、チームミーティングがめったにありません。
半年に1回、あるいは1年に1回程度です。
最初はチームミーティングが全然ないため「意識合わせは大丈夫かな」と不安でした。

最初の90分間を、最大限に活用する。

最初の90分間を、最大限に活用する。

私が職場で仕事をしていると、集中に関する、ある法則に気づきました。
ほかの職場をのぞいてみましたが、同じ法則が当てはまるようです。
「仕事が始まって最初の90分間は、職場はとても静か」という法則です。

着手している仕事が未来にどうつながるのかを、把握する。

着手している仕事が未来にどうつながるのかを、把握する。

今している仕事だけを淡々とするだけでは、やる気も集中力も出ないものです。
仕事の成果が「誰の何の役に立つのか」がわからなければ、やりがいも出てきません。
仕事に集中するためには、今している仕事の意味を把握することが大切です。

仕事の一部を、他人にお願いする。

仕事の一部を、他人にお願いする。

いくらあなたが仕事のできる人間とはいえ、すべての仕事を1人で抱え込むのはよくありません。
100キロのバーベルは、鍛えれば持ち上げられるようになります。
しかし、1トンものバーベルは、もはや人間の限界を超える重さです。

パンよりご飯のほうが、集中力が継続する。

パンよりご飯のほうが、集中力が継続する。

意外なところで集中力に関係あるのが「食事」です。
パンより、ご飯のほうが集中しやすく、また集中が継続しやすくなります。
これは私の経験上、はっきり体感しています。

仕事を逃れる努力より、仕事を済ませる努力のほうが小さい。

仕事を逃れる努力より、仕事を済ませる努力のほうが小さい。

私たちは、ささいな仕事ほど、先に延ばそうとします。
ささいなこととはいえ、重い腰を上げなければいけないので、面倒だと感じます。
そのため、ささいな仕事ほど後回しにしようと、油断する意識が働きます。

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