仕事効率化

仕事をスムーズに進める
30の手順の工夫

  • 計画を立てる手間が、
    最も手間を少なくさせる。
仕事をスムーズに進める30の手順の工夫

もくじ
  1. 計画を立てる手間が、最も手間を少なくさせる。

    「計画を立ててから行動する」
    基本中の基本でありながら、最強の段取り術です。
    それくらい当たり前だと思う人でも、いま一度、強く意識したいことです。

  2. 雨の日は、いつもより通勤に時間がかかる。

    あなたは晴れの日と雨の日とで、家を出る時間を同じにしていませんか。
    晴れの日と雨の日では事情が異なります。
    雨のせいで傘を差せば、道を歩きにくくなります。

  3. 視覚からの刺激をシャットアウトすれば、疲れや体力が回復しやすくなる。

    あなたは仕事の休憩中にどう休んでいますか。
    普通は、トイレのために立ったり、ジュースを飲んだりします。
    ぼうっと窓から外を眺めたりすることもあるでしょう。

  4. 理由を3つ挙げるだけで、説得力は格段に向上する。

    仕事では、説得力が重要です。
    職場で話をするときも、自分の意見を相手に通すためには、説得力が重要です。
    会議やプレゼンなどで、企画や意見が通りやすくなるためにも、説得力が重要なキーポイントです。

  5. メールによる賛成の募集は、返信不要を基本にする。

    大勢の人から意見を集めるときには、メールという手段を使う場合があります。
    私の職場でよくある光景は、意見の募集です。
     

  6. 複数のペンは1本にまとめて能率アップ。

    仕事では、複数のペンを使用します。
    サインのときは黒いボールペンを使い、注意書きや添削の際は赤い字や青い字のボールペンを使うこともあるでしょう。
    また、シャープペンシルを使うこともあるでしょう。

  7. 人間は、想像する生き物。
    イメージトレーニングを最大限に活用せよ。

    スポーツ選手が取り入れているトレーニング方法として有名なのが「イメージトレーニング」です。
    実際には体を動かさず、頭の中で動き・発言・流れなどを想定して、スムーズにことが運ぶようにするためのトレーニング方法です。
    一瞬の勝負が決まる世界ですから、あらかじめ試合の内容を想像しておくことは大切です。

  8. 仕事をスムーズに進めるキーワードは「3」。

    仕事ができる人が最も好む数字は「3」です。
    3という数字は、仕事の効率を最も上げる最適な数字だからです。
    3という数字は素晴らしい数字です。

  9. 朝一と午後一の電話は、話がうまくまとまりにくい。

    話をうまくまとめるときには、2つの時間帯を避けましょう。
    「朝一」と「午後一」です。
    もちろん緊急を要する内容なら、この限りではありませんが、一般的には思うようにいかない時間帯です。

  10. 神様は、あなたの段取りを試している。

    学生時代、楽しみにしていた遠足の日に限って雨が降ったことはありませんか。
    楽しみにしていた恋人とのデートの日に限って、天気が悪くなりませんか。
    邪魔をする突発的な出来事が起こります。

  11. わざと長めに宣言して、早めに終わらせる。

    「いつくらいに仕事が完了できそうですか」
    社会人として仕事をしていると、仕事の完了予定を尋ねられるときがあります。
    あなたなら、この回答にどう答えますか。

  12. 真の交渉術とは、お互いのメリットを考えること。

    「お願いがあります」
    こう言われたとき、あなたはどう感じますか。
    おそらく聞いた瞬間、身構えたり警戒したりしてしまうでしょう。

  13. 「はい。
    分かりました」の後は必ず復唱する。

    「明日の11時にA社に電話をしてほしい」
    そういう依頼が上司からあったとします。
    あなたはどう返事をしますか。

  14. 高級な包装紙と箱を使えば、プレゼントのグレードが向上する。

    「かっこいい人がいるなあ」
    外見が整っている人は、なぜか中身まで整っているような印象を受けてしまいます。
    しわのないスーツで身なりが整っていると、知的に見えます。

  15. アナログ式の時計をデスクに置くだけで、時間感覚は自然と身につく。

    時間感覚のあるビジネスマンが身につける時計は、必ず「アナログ式」です。
    デスクの上には、必ずアナログ式の時計を置いています。
    携帯電話の時間表示の方式もデジタル式ではなく、わざわざアナログ式に戻しています。

  16. なぜ段取りがいい人のデスクの上は、ひどく散らかっているのか。

    段取りがいい人のデスクといえば整理整頓……と言いたいところですが、違います。
    なぜか散らかっています。
    有名な漫画家・評論家などお宅訪問で部屋をのぞくと、かなり散らかっているのが印象的です。

  17. 段取りがいい人は、頻繁に使うものと、そうでないものを区別している。

    道具には、2種類あります。
    ・頻繁に使うもの
    ・たまにしか使わないもの

  18. ワンフレーズを心がけると、自動的にキーフレーズになる。

    ワンフレーズでまとめるのは、段取りのいい方法です。
    仕事での発言は、あらゆることをワンフレーズでまとめる習慣をつけましょう。
    説得にしろ、説明にしろ、言いたいことがたくさんあり、長々と話をしたい気持ちもあるでしょう。

  19. 「できるかもしれない」と考えていると、本当にできる。

    「できないかもしれない」という考え方は「できる」が前提です。
     
    しかし、考え方は大変消極的です。

  20. 知らない場所でも、人に聞けば迷わない。

    あなたが、初めていくデパートがあるとします。
    「本屋に行きたい」という希望があるとき、どう探しますか。
    初めて入る大型デパートなら、何階のどこにあるのかが分かりません。

  21. 真の引き継ぎとは「仕事」だけでなく「感情」までも引き継ぐこと。

    定時で仕事を終えて帰ろうとするとき、あなたは手紙を書いていますか。
    「え、手紙? 誰宛てに? 何のために?」
    明日の自分宛てに手紙を書きます。

  22. 試行錯誤をしていないうちから、諦めない。

    私は高校時代、数学のテストの時間に、不思議な体験を何度かしました。
    たしか微分積分の難問題でした。
    一目見て「ああダメだ。できない」と考えて諦めていました。

  23. 人の数だけ、可能性は大きくなる。

    自分一人で「どうすればできるか」と考えるのは、限界があります。
    1人では、知識や知恵・技術にも限界があるため、限られた発想しかできません。
    人間とは不思議なもので「自分がこれだけ考えているのだから、ほかの人が考えても同じに決まっている」と考えます。

  24. 成功する人は、他人の失敗を笑うのではなく、参考にする。

    成功と失敗のどちらが得られることが多いのかというと、圧倒的に失敗からです。
    成功は、後がありません。
    成功しましたから「うまくいったのだから現状維持でいいか」と思って終了です。

  25. テンプレートを使えば、手間と時間が激減する。

    ビジネスを長く経験していると、いつも同じ内容でやりとりをしているということに気づきます。
     
    たとえば、承諾のメール・クレームのメール・謝罪のメール・相談のメール・休暇申請のメールなどです。

  26. 「こうすればうまくいく」という仕事の型を作っておく。

    「フレームワーク」という言葉をご存知ですか。
    テンプレートは「こう書けばうまくいく」という「文章の型」です。
    フレームワークは「こうすればうまくいく」という「仕事の型」です。

  27. 儀式があると、仕事がはかどりやすくなる。

    私の場合、仕事に取りかかる前、ある儀式をしています。
    儀式とはいえ、大したことではありません。
    「トイレに行って、きちんと手を洗い、席に帰る前にはコーヒーを買って帰る」

  28. 「記号」や「略語」を使えば、メモする力が劇的に向上する。

    カレンダーやスケジュール帳には、そもそも書き込む余白の大きさに限界があります。
    また、会議や講演を聞きながらメモを取るには話のスピードが速いため、メモを取るスピードにも限界があります。
    とはいえ、本格的な速記を学ぶのは少し大げさな話です。

  29. 休憩は「仕事の区切り」で入れると、ミスやトラブルが少なくなる。

    あなたはどのようなタイミングで休憩を入れていますか。
    「少し疲れたな。休憩しよう」
    疲れたタイミングで休憩を入れていませんか。

  30. 大きな要求には段階がある。

    いきなり知らない人に「結婚してください」と言えば、十中八九、断られます。
    考えれば、当たり前のことです。
    いきなり大きな要求をするのは、無理難題です。

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