仕事効率化

仕事に集中する
30の工夫

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例外を、
1つも作らない。

例外を、1つも作らない。 | 仕事に集中する30の工夫

効率のいい仕事には、規則性が大切です。

順番・方法・手順など、規則のとおりなら、理解しやすくなり、間違いも少なくなります。

「1、2、3」から数字が始まれば、続く数字は「4、5、6…」となるべきです。

「a、b、c」とアルファベットが続けば、続いて「d、e、f…」と続くべきです。

「30まで」「100まで」という規則を決めれば、この約束は徹底的に守ります。

例外が1つもないと、仕事の量を最小限に抑えることができます。

覚える量が極端に減るからです。

 

しかし、例外が1つでもあれば、仕事は急に面倒になります。

例外に対する対処を、考えなければいけないからです。

例外が増えれば増えるほど、特別な対処法が必要になり、仕事も増えます。

 

たとえば、私はHappyLifeStyleの文章を書くときに「1冊は30項目」という規則を守っています。

サイトを運営し始めた当初から「30」という規則性は徹底的に死守しています。

30項目以上、書きたいときがあっても、この規則性は徹底します。

例外は、1つもありません。

自分が把握するときも、他人に伝えるときにも一言です。

「すべての作品は、30項目で構成されています」

これだけでいい。

それ以外に説明する手間がありません。

また、HTMLを作成するときも、この規則性にのっとってプログラムを作ればいいだけです。

規則があるからこそ、プログラムが組みやすくなります。

たとえ膨大な量でも、例外のない規則なら、把握が容易です。

 

しかし、もし例外が1つでもあったとします。

 

たとえば「5冊目だけは29項目しかない」「68冊目だけは31項目ある」という例外があったとします。

その例外にだけ、別の処理を施さなければなりません。

例外があると、プログラムにも例外用のプログラムを作らなければいけないので、面倒です。

もちろん優秀なプログラムなら、項目数の変化に応じて柔軟にフォローすることもできます。

 

しかし、例外がないのが、一番シンプルです。

ゆえに、プログラムが組みやすくなり、保守もしやすくなります。

この話は、どんな仕事にも通じます。

規則性を作り、例外が1つもないようにします。

話が理解しやすくなり、作りやすく、保守もしやすくなるのです。

仕事に集中する工夫(9)
  • 規則性は、徹底的に死守する。
言葉は省略をしてもいいが、適度さを守る。

もくじ
仕事に集中する30の工夫
例外を、1つも作らない。 | 仕事に集中する30の工夫

  1. 定時というタイムリミットを、強く意識する。
    定時というタイムリミットを、強く意識する。
  2. やる気があるうちに、仕事を片付ける。
    やる気があるうちに、仕事を片付ける。
  3. 「いつでもいいよ」と言われた仕事ほど、すぐ取りかかる。
    「いつでもいいよ」と言われた仕事ほど、すぐ取りかかる。
  4. 「仕事リスト」を作ってから、仕事を始める。
    「仕事リスト」を作ってから、仕事を始める。
  5. 無駄な会議は、徹底的に廃止する。
    無駄な会議は、徹底的に廃止する。
  6. デジタル機器を、優秀な秘書にする。
    デジタル機器を、優秀な秘書にする。
  7. 部下同士の仕事を交代させると、人間関係がよくなる。
    部下同士の仕事を交代させると、人間関係がよくなる。
  8. 同じ種類の仕事は、まとめて片付ける。
    同じ種類の仕事は、まとめて片付ける。
  9. 例外を、1つも作らない。
    例外を、1つも作らない。
  10. 言葉は省略をしてもいいが、適度さを守る。
    言葉は省略をしてもいいが、適度さを守る。
  11. とにかく仕事に着手する。
    とにかく仕事に着手する。
  12. 仕事中に割り込まれる要因を排除する。
    仕事中に割り込まれる要因を排除する。
  13. 「始業時間前」と「昼休み」は、仕事に専念できる時間。
    「始業時間前」と「昼休み」は、仕事に専念できる時間。
  14. 将来像を、上司に伝えておく。
    将来像を、上司に伝えておく。
  15. 同種類の仕事をついでに引き受けると、仕事は増えるどころか減る。
    同種類の仕事をついでに引き受けると、仕事は増えるどころか減る。
  16. 休憩は疲れたときに入れるのではなく、仕事の区切りに入れる。
    休憩は疲れたときに入れるのではなく、仕事の区切りに入れる。
  17. 読み終わったメールは、保存ではなく、削除する。
    読み終わったメールは、保存ではなく、削除する。
  18. 思わぬ仕事に対応できるよう、あらかじめ準備を整えておく。
    思わぬ仕事に対応できるよう、あらかじめ準備を整えておく。
  19. 仕事は、一気に片付ける癖をつける。
    仕事は、一気に片付ける癖をつける。
  20. コーヒーを飲むと、仕事に集中できる。
    コーヒーを飲むと、仕事に集中できる。
  21. すぐ片付く仕事から着手する。
    すぐ片付く仕事から着手する。
  22. 仕事中の水分は、控える。
    仕事中の水分は、控える。
  23. 定時で帰って、十分に睡眠時間を取る。
    定時で帰って、十分に睡眠時間を取る。
  24. 大きな仕事は、短く区切ってから進める。
    大きな仕事は、短く区切ってから進める。
  25. チームミーティングを開かない。
    チームミーティングを開かない。
  26. 最初の90分間を、最大限に活用する。
    最初の90分間を、最大限に活用する。
  27. 着手している仕事が未来にどうつながるのかを、把握する。
    着手している仕事が未来にどうつながるのかを、把握する。
  28. 仕事の一部を、他人にお願いする。
    仕事の一部を、他人にお願いする。
  29. パンよりご飯のほうが、集中力が継続する。
    パンよりご飯のほうが、集中力が継続する。
  30. 仕事を逃れる努力より、仕事を済ませる努力のほうが小さい。
    仕事を逃れる努力より、仕事を済ませる努力のほうが小さい。

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