仕事効率化

段取り力を高める
30の方法

  • 豊かな時間は、
    段取りのよさから生まれる。
段取り力を高める30の方法

もくじ
  1. 豊かな時間は、段取りのよさから生まれる。

     
    さて、あなたの生活を振り返ってみましょう。
    段取りのよい生活をしているでしょうか。

  2. うまくいかなかったときは「段取りの悪さ」を見直す機会と考える。

    試験に落ちた。
    仕事で失敗をした。
    恋愛がうまくいかなかった。

  3. 楽をしたいから、サボるのではない。
    楽をしたいから、段取りを考えるのだ。

    人間は、面倒を嫌がる生き物です。
    面倒だから、何とか楽をしたいと考えます。
     

  4. 簡単な問題から始めたほうがうまくいく。

    テストの結果は、段取りで変わります。
    あなたはテストを受験する際、まずどの問題から解き進めていきますか。
    まず1問目から順番どおりに進めていくのは、段取りがいいとは言えません。

  5. 段取りの悪い会議は、会議中に資料を配る。
    段取りのいい会議は、会議前に資料を配る。

    会議が活性化するかどうかは、段取りで決まります。
    ポイントは「会議で配る資料の渡し方」です。
    まず、段取りの悪い会議からお話しします。

  6. 分かりやすくするために、図表は本当に必要かを考える。

    資料をもっと分かりやすくするために、どうしていますか。
    まず思い浮かぶのは、図表を加えて、視覚的に理解をしやすくしようという工夫です。
     

  7. 誰もしないことをするのが、段取りだ。

    少年野球では、注目の集まるバッターかピッチャーを、みんながやりたがります。
     
    しかし、ライトのような、めったに球が飛んでこないようなポジションは嫌がります。

  8. 作業は、単発より、連続にする。

    段取りのよさから考えると「単発」より「連続」です。
    連続のほうが、より早く、より質が高くなります。
    続けて行うことには、数多くのメリットがあります。

  9. 旅の帰りに旅をする。

    私がアメリカを旅行したときのことです。
    たまたま夏休みの時期と重なり、なかなか航空券が思うように取れませんでした。
    日本から直接アメリカへ行く旅券は何とか取れましたが、アメリカから日本へ直接向かう旅券は、予約がいっぱいで取れません。

  10. 段取りの下手な人は、会話を減らす。
    段取りの上手な人は、会話を増やす。

    段取りの下手な人は、段取りをよくしようとするために、コミュニケーションをカットしようとします。
    コミュニケーションをカットすれば、人と会話をする手間もなく、楽ができると思っているからです。
     

  11. 段取りとは、区切ること。

    段取りとは「区切る力」と言っても過言ではありません。
    勉強なのか、仕事なのか、遊びなのか、デートなのかをしっかり区切ることで、1つのことに集中できます。
    結果として、スピードも質もよくなり、内容も濃くなります。

  12. 遅刻のときは、どんな場所でもきちんと連絡を入れる。

    ある日のことです。
    朝、部下のKさんが、9時を過ぎても出社してきません。
    どうやら遅刻のようです。

  13. 具を入れる順番を整えないと、おいしいカレーは作れない。

    カレーを作るときには、鍋の中に具を入れます。
     
    しかし、入れるとはいえ、適当な順番で入れればいいわけではありません。

  14. いらない物は捨て、好きなことをすれば、集中力は自然と出る。

    集中力を鍛えるためには、特別な訓練は不要です。
    心を鍛える・本を読む・雑念を取り払う……。
    どれも考えすぎです。

  15. 段取り上手には「まとめる力」と「分ける力」がある。

    段取り上手は、2つの力があります。
    (1)まとめる力
    (2)分ける力

  16. 好きなことを始めにして、嫌いなものは後回しでいい。

    あなたは、食事をするときには、好きなものから手をつけますか。
    それとも嫌いなものから手をつけますか。
    私なら、好きなものから手をつけます。

  17. 軽いジョークから始めたほうが、提案はうまくいく。

    あなたが誰かに提案をするときに、いきなり話を始めてはいないでしょうか。
    提案するときに、話が相手にうまく通るかどうかは、提案の内容がポイントだと思われがちです。
     

  18. 話をしないのも、段取りだ。

    誕生日のパーティーを本人に知らせず、当日に突然驚かせて行う祝い方があります。
    いわゆる「サプライズ・パーティー」です。
    誕生日パーティーは、前もって準備をするのは通例です。

  19. 規模が大きく、複数人で作業をするときは、あらかじめ流れを紙に書いておく。

    段取りを整えるためには、あらかじめ流れを紙に書く、という作業です。
    行き当たりばったりで対応を考えるのではなく、あらかじめ流れを考え、前もって対策を立てておきます。
    作業がスムーズに進みます。

  20. 「知ろうとする努力」から「知ろうとしない努力」へと転換する。

    本当に賢い人は、的を絞るのが上手です。
    自分にとって本当に大切なことだけに的を絞り、一点に集中します。
    仕事でも、勉強でも、恋愛でも、対象を絞るのが成就するポイントです。

  21. 段取りとは、一歩先の未来を考えた行動のこと。

    段取りとは、一歩先の未来を考えた行動のことです。
    今、目の前にある仕事の効率を第一に考えるのではなく、一歩先の未来を考えた行動を第一に考えます。
     

  22. 応用とは「基本の組み合わせ」であり「積み重ね」。

    段取りとは、順番です。
    物事には、効率よく進めるために適した順序があります。
    順序をきちんと整えて勉強や仕事をすれば、速く正確に進めることができます。

  23. 疲れたら、疲れていない部分を使えばいい。

    私は1日をスタートするときに、まず段取りから考えます。
    大切な休日は有効に活用したいために、できるだけ効率を考えたスケジュールを立てます。
    恐縮ですが、私の休日のスケジュールを紹介します。

  24. 一番手が、一番大変。

    開拓者・先駆者になるのは、大変なことです。
    前例がまったくないので、参考になることがなく、すべてのやり方を編み出して、実行しなければなりません。
    前例がないので失敗のリスクが高く、考えなければいけない課題も山積みです。

  25. キーマンを見つけて、人脈を開拓する。

    私がアメリカに留学していたころの話です。
    もともと1人で行動する私は、よく1人で買い物や散歩などしていました。
    友達がいないわけでもありませんでしたが、これといって、友達も多いわけでもありませんでした。

  26. 段取りで大切なことは「パーフェクト」ではなく「テンポ」。

    段取りの悪い人は、仕事をパーフェクトに仕上げようとします。
    上司に提出する資料なら、レイアウトを整えて、誤字脱字もなく、見栄えをよくして、完璧に完成してから提出しようとします。
    できるだけよい状態で提出したい気持ちも分かります。

  27. 仕事をたくさんすれば、段取りは自然と身につく。

    段取りが悪い人は、そもそも仕事の量が少ないです。
    それほどたくさん仕事をしていないので、コツがつかめていません。
    コツがつかめていない状態で、工夫も段取りも考えようがありません。

  28. 時系列を記録すると、やる気が出る。

    私の不思議な体験を、1つご紹介します。
    ある日、職場で仕事をしていたときのことです。
    その仕事は、長時間、単調な作業を繰り返すという内容でした。

  29. マナーそのものが、素晴らしい段取りである。

    テーブルマナー。
    仕事のマナー。
    電車のマナー。

  30. 段取りは、トラブルが起こることを前提に考える。

    段取りを考えるときに、よく陥りがちなことは「順調な場合の段取りを考える」ということです。
    トラブルもなく、順調に進むことを想定して、段取りを考えます。
    「順調な場合の段取りを考えて、なぜいけないのか」という声が聞こえてきそうですね。

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