打ち合わせは「開始時間」だけでなく「終了時間」も決めておくのが賢明です。

終了時間を決めておくことで、だらだらすることができなくなります。

緊張感とスピード感が生まれ、余計な雑談も減って、スムーズに話を進めていけるようになります。

打ち合わせは、自分だけでなく相手の時間も割くことになります。

お互いとも忙しい社会人なら、打ち合わせは、開始時間だけでなく終了時間を決めておくのが得策です。

では、終了時間を決めて、時間どおりに終わればよいかというと、そうではありません。

終了時間を決めたら、第2のポイントがあります。

それは「終了時間前に終わらせる」ということです。

「終了時間」ではなく「終了時間前」を心がける

終了時間を1分でも過ぎないようにするのはもちろんですが、だからといって時間ちょうどもよくありません。

実際の打ち合わせでは、できるだけ終了時間前に終わらせることが大切です。

「終了時間」ではなく「終了時間前」というところがポイントです。

打ち合わせが「14時から16時」と決めているなら、実際の終了は「15時50分」「15時55分」といった具合にします。

たった5分10分早く終わるだけで相手に与える印象は違います。

「時間どおり終わった」ではなく「早めに終わった」に変わります。

打ち合わせが早めに終われば、後に続くスケジュールも時間に余裕を持って取り組めます。

またスピーディーな印象を与えることができます。

「仕事が速い」「時間を大切にしている」という印象を与えることができ、相手からの評価アップを期待できるでしょう。

事前の準備が大切

終了時間前に打ち合わせを終わらせるためには、事前の準備が大切です。

きちんと議題や質問事項をまとめておきましょう。

資料を使うなら、見やすくするのはもちろんのこと、できるだけ文字数・ページ数を減らす工夫も有効です。

打ち合わせで使う資料は、その場で配るより、あらかじめ渡しておくかメールで送信をしておくのがいいでしょう。

あらかじめ目を通してもらっておけば、打ち合わせがスムーズに進められるようになり、結論を出すのも早くなります。

詰められるところは詰めておき、スムーズな段取りを心がけます。

仕事は前倒しが基本ですが、打ち合わせの終了時間も前倒しを心がけましょう。

• 打ち合わせの終了は「時間どおり」ではなく「終了時間前」を心がける。