会議を開くときは、無駄な時間がないように心がけることが大切です。

会議は油断すると、すぐだらだらしてしまいまいます。

無駄な時間を生まないためにも「効率的でスマートな会議」を心がけることが大切です。

効率的でスマートな会議を実現するために、以下のポイントがあります。

1. 事前に議題を設定・共有しておく

まず会議で最も大切なのは「事前に議題を設定・共有しておく」ということです。

何となく集まって、何となく話し合うというのは一番いけない。

行き当たりばったりで話を進めれば、ぐだぐだになるのは目に見えています。

事前に議題を設定して、あらかじめ参加者に周知して共有すれば、会議を段取りよく進められます。

会議の議題が分かっていれば、意義を持って参加できます。

建設的な話し合いができ、濃密な時間を共有できるのです。

2. あらかじめ必要な資料は配布しておく

会議までに考えてもらいたいことがあれば、事前に資料を配布して、当日までに具体案の作成をお願いしましょう。

会議までに目を通してもらいたいことがある場合も同様です。

そうすることで、いざ会議が始まってすぐ本題に入れます。

建設的な議論を交わせるようになり、効率的な会議を実現できるのです。

3. 参加メンバーを厳選する

会議は出席者が多ければいいというものではありません。

会議は、参加者全員から時間をいただくことになるのですから、必要最小限のメンバーであることが大切です。

誰でも適当に参加させるのではなく、リーダーや代表者など必要なメンバーを厳選しましょう。

4. 終了時間を設けておく

会議を開く際は、終了時間を設けておきましょう。

話がまとまるまで延々と続けるやりかたでは、緊張感が失われ、だらだらするだけです。

人が集中を維持できるのは、90分が限界と言われています。

会議は長くなるにつれて集中力が低下して、どんよりした空気も広がり、まともな話し合いができなくなります。

「会議は短ければ短いほど良い」というのがビジネスの鉄則です。

終了時間が決まっていれば「だらだら話してはいられない」という空気が広がり、会議に緊張感が生まれます。

できれば1時間以内に終わらせることを目指すのがいいでしょう。

会議の上限は、長くても2時間です。

それを超えてしまうなら、あらためて別の機会に設けるのが賢明です。

会議の主催者が自分でない場合の工夫

会議の主催者が自分でない場合もあるでしょう。

自分が主催者であれば、ある程度会議をコントロールできますが、別の人が主催者の場合、なかなかコントロールができません。

ぐだぐだした会議が見受けられるなら、主催者に改善を提案してみると良いでしょう。

ただし、ストレートな言い方では不快にさせてしまう可能性があります。

主催者に伝えるなら、次のような提案の言い方でアプローチしてみるのがお勧めです。

「議題を絞ってみてはいかがでしょうか」

「参加メンバーを厳選してみてはいかがでしょうか」

「もう少し時間を短縮してみてはどうでしょうか」

提案型の言い方をすれば、主催者もうなずいてくれ、うまく話がまとまる可能性があります。

• 会議を開く場合は、効率的なスマートな会議を心がける。