会議が始まってから資料を配る人がいます。

「これを1枚ずつ取って、隣の人に回してください」

最前列の人に資料を配って、人から人へ手渡します。

学校でプリントを配布するときよく見られる光景ですが、これを会社の会議でも行う人がいます。

参加メンバーが多くなればなるほど、全員に資料が行き渡るまでに時間がかかります。

一度ですんなり行き渡るとは限りません。

必ずと言っていいほど「すみません。1枚足りないんですが」と言う人が出てきて、追加で資料を準備することになります。

「間違えて同じもの2枚取ってました」と言う人も出てきます。

一通り全員に資料を配り終わったら、余った資料を前に戻すことも必要です。

枚数ぴったりでスムーズに配られることは少ない。

資料を配るだけで数分かかってしまい、無駄な時間が発生しているのです。

会議では、1分1秒の時間が貴重です。

会議は、参加者全員から時間をいただいている以上、もたもたするわけにはいきません。

そんな貴重な会議の時間を、資料配りに使うのはもったいない。

しかも参加者に資料配りを手伝わせることにもなるため、時間だけでなく労力の無駄まで発生しています。

最初から机に資料を置いておけばいいのです。

出席するメンバーの数がわかっているなら、用意する部数もわかります。

出席者が30名なら、30名の資料をそれぞれの机の上に置いておけばいいだけです。

席の配置も最初からわかっているはずです。

念のため数人分の予備を用意しておけば万全です。

あらかじめ資料を机に置いておけば、会議をスマートに始められます。

• 必要な資料は、会議が始まって配るのではなく、最初から席に置いておく。