電話対応の
30のビジネスマナー

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相手の身になり、
電話をかけるタイミングを考えよう。

相手の身になり、電話をかけるタイミングを考えよう。 | 電話対応の30のビジネスマナー

私が学生のころ、夜に電話をかけると、親に注意されていました。

「夜の電話は迷惑になるだろう。明日にしなさい」

深夜になれば、夕食を終え、お風呂に入っているかもしれませんし、すでに寝ているかもしれません。

携帯電話を使って、個人的に連絡をする際も同じです。

深夜2時に電話をかけられても、睡眠の妨げになります。

夜の電話は相手の迷惑になりますが、社会人にとってもまったく同じです。

しかし、社会人になれば、さらに「注意しなければいけない時間帯」が増えます。

  • 始業前(9時前)
  • 始業直後(9時直後)
  • お昼休み(12時~13時)

まず、始業前ですが、これは言うまでもありませんね。

仕事が始まる前に連絡をしても、連絡を取れないことはわかっています。

わかっているにもかかわらず、電話をする人がいます。

始業前には連絡をしても出られない場合が多いので、対応の手間が増えてしまい、迷惑になります。

次に、始業直後です。

多くの会社では始業直後に「朝礼」があります。

職場が静まり、代表からの大切な話があるときに、あなたからの電話の呼び出し音で雰囲気を壊してはいけません。

電話のせいで、大切な話を聞き逃してしまうことになりかねません。

昼食時です。

12時から13時は、昼休憩のため、社員が一斉に休憩します。

席を外して食堂へ行くこともあれば、デスクで仮眠を取ることもあるでしょう。

そんな休憩時に、仕事の電話が鳴れば困ります。

休憩の時間帯ですから、緊急時を除き、仕事の連絡は避けるようにしましょう。

電話対応のビジネスマナー(17)
  • 電話をかける時間帯を考える。
電話対応がよくても、姿勢が悪ければ、評価が落ちる。

電話対応の30のビジネスマナー
電話対応の30のビジネスマナー

  1. 電話対応は、新人だけの仕事ではない。
    電話対応は、新人だけの仕事ではない。
  2. 電話対応の理想は「早く取ること」と「丁寧な対応」。
    電話対応の理想は「早く取ること」と「丁寧な対応」。
  3. お客様からの電話では、自社の人間のことを、敬称抜き、敬語抜きで話す。
    お客様からの電話では、自社の人間のことを、敬称抜き、敬語抜きで話す。
  4. 家族からの電話対応は、例外になるので注意。
    家族からの電話対応は、例外になるので注意。
  5. 声が小さいからと言って、お客様に命令をしてはいけない。
    声が小さいからと言って、お客様に命令をしてはいけない。
  6. 受話器を置くまでが電話対応。
    受話器を置くまでが電話対応。
  7. コールセンター並みの、丁寧な電話の切り方。
    コールセンター並みの、丁寧な電話の切り方。
  8. プライバシーに関わる情報の扱い方には、細心の注意が必要。
    プライバシーに関わる情報の扱い方には、細心の注意が必要。
  9. 本人の許可がないかぎり、連絡先は絶対に教えてはいけない。
    本人の許可がないかぎり、連絡先は絶対に教えてはいけない。
  10. かけるときも受けるときも、電話対応にはメモが欠かせない。
    かけるときも受けるときも、電話対応にはメモが欠かせない。
  11. 受話器は、利き手ではない手で取るほうがいい。
    受話器は、利き手ではない手で取るほうがいい。
  12. いきなり用件を話し始めていませんか。
    いきなり用件を話し始めていませんか。
  13. 呼び出し音3回以内で、電話に出よう。
    呼び出し音3回以内で、電話に出よう。
  14. 迷惑電話も、社会人としての対応を心がける。
    迷惑電話も、社会人としての対応を心がける。
  15. いきなり複雑な内容の説明をしない。
    いきなり複雑な内容の説明をしない。
  16. 説明の限界を感じたら、ファックスを活用しよう。
    説明の限界を感じたら、ファックスを活用しよう。
  17. 相手の身になり、電話をかけるタイミングを考えよう。
    相手の身になり、電話をかけるタイミングを考えよう。
  18. 電話対応がよくても、姿勢が悪ければ、評価が落ちる。
    電話対応がよくても、姿勢が悪ければ、評価が落ちる。
  19. 会社の電話を、私用で使ってはいけない。
    会社の電話を、私用で使ってはいけない。
  20. 重要な話ほど、電話で連絡してはいけない。
    重要な話ほど、電話で連絡してはいけない。
  21. 電話の際に、忘れがちなカレンダー。
    電話の際に、忘れがちなカレンダー。
  22. 名前を名乗らない人ほど、実は大切なお客様である場合が多い。
    名前を名乗らない人ほど、実は大切なお客様である場合が多い。
  23. 電話対応では、間違いを防ぐために復唱するのは基本。
    電話対応では、間違いを防ぐために復唱するのは基本。
  24. 否定する言葉の後に、フォローの言葉を続けよう。
    否定する言葉の後に、フォローの言葉を続けよう。
  25. 保留が長くなる場合は、一度切って、こちらから折り返す。
    保留が長くなる場合は、一度切って、こちらから折り返す。
  26. 電話が適していない状況では、メールを活用する。
    電話が適していない状況では、メールを活用する。
  27. 突然切れた電話は、かけた側からかけ直すのがマナー。
    突然切れた電話は、かけた側からかけ直すのがマナー。
  28. 「もしもし」は学生言葉だった!電話対応では「もしもし」を使ってはいけない。
    「もしもし」は学生言葉だった!電話対応では「もしもし」を使ってはいけない。
  29. 電話では、わざとゆっくり話そう。
    電話では、わざとゆっくり話そう。
  30. 電話を通してするお願いは、最も通りにくい。
    電話を通してするお願いは、最も通りにくい。

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