ビジネスマナー

電話対応の
30のビジネスマナー

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重要な話ほど、
電話で連絡してはいけない。

重要な話ほど、電話で連絡してはいけない。 | 電話対応の30のビジネスマナー

話の種類にもいろいろあります。

単なる雑談から、会社の運営に関わるような重要な話まで、さまざまです。

ささいな仕事の用件なら、電話でやり取りをすることもできます。

電話のほうが、素早く相手と連絡が取れるので、仕事がスピードアップします。

 

しかし、重要な話に限って、電話はあえて避けるのがマナーです。

理由としては、まず電話では、お互いが話しにくい環境だからです。

重要な話というのは、往々にして周りに聞かれてはいけない内容です。

 

しかし、電話というのは、たいてい周りにほかの社員がたくさんいます。

職場の人間だけでなく、お客様やほかの会社の人も近くにいる場合があります。

重要な話を電話でしようとすると、周りに人がいるため、大変話しにくくなります。

電話をする側も、される側も、電話での重要な話は迷惑なのです。

また電話なら、説明がしにくくなり、声が聞こえにくかったり、相手の表情がわからなかったりします。

電話なら、重要な用件も軽く聞こえます。

いつでも軽く素早く連絡できる手段であるため、大切な話をする場合には、軽く扱っているような印象さえ与えます。

重要な用件ほど、きちんとミーティングスペースを予約して、相手と直接会って話をしましょう。

重要な話ほど直接会って話すほうがいいのです。

電話対応のビジネスマナー(20)
  • 重要な用件を、電話を使って伝えるのはやめる。
電話の際に、忘れがちなカレンダー。

もくじ
電話対応の30のビジネスマナー
重要な話ほど、電話で連絡してはいけない。 | 電話対応の30のビジネスマナー

  1. 電話対応は、新人だけの仕事ではない。
    電話対応は、新人だけの仕事ではない。
  2. 電話対応の理想は「早く取ること」と「丁寧な対応」。
    電話対応の理想は「早く取ること」と「丁寧な対応」。
  3. お客様からの電話では、自社の人間のことを、敬称抜き、敬語抜きで話す。
    お客様からの電話では、自社の人間のことを、敬称抜き、敬語抜きで話す。
  4. 家族からの電話対応は、例外になるので注意。
    家族からの電話対応は、例外になるので注意。
  5. 声が小さいからと言って、お客様に命令をしてはいけない。
    声が小さいからと言って、お客様に命令をしてはいけない。
  6. 受話器を置くまでが電話対応。
    受話器を置くまでが電話対応。
  7. コールセンター並みの、丁寧な電話の切り方。
    コールセンター並みの、丁寧な電話の切り方。
  8. プライバシーに関わる情報の扱い方には、細心の注意が必要。
    プライバシーに関わる情報の扱い方には、細心の注意が必要。
  9. 本人の許可がないかぎり、連絡先は絶対に教えてはいけない。
    本人の許可がないかぎり、連絡先は絶対に教えてはいけない。
  10. かけるときも受けるときも、電話対応にはメモが欠かせない。
    かけるときも受けるときも、電話対応にはメモが欠かせない。
  11. 受話器は、利き手ではない手で取るほうがいい。
    受話器は、利き手ではない手で取るほうがいい。
  12. いきなり用件を話し始めていませんか。
    いきなり用件を話し始めていませんか。
  13. 呼び出し音3回以内で、電話に出よう。
    呼び出し音3回以内で、電話に出よう。
  14. 迷惑電話も、社会人としての対応を心がける。
    迷惑電話も、社会人としての対応を心がける。
  15. いきなり複雑な内容の説明をしない。
    いきなり複雑な内容の説明をしない。
  16. 説明の限界を感じたら、ファックスを活用しよう。
    説明の限界を感じたら、ファックスを活用しよう。
  17. 相手の身になり、電話をかけるタイミングを考えよう。
    相手の身になり、電話をかけるタイミングを考えよう。
  18. 電話対応がよくても、姿勢が悪ければ、評価が落ちる。
    電話対応がよくても、姿勢が悪ければ、評価が落ちる。
  19. 会社の電話を、私用で使ってはいけない。
    会社の電話を、私用で使ってはいけない。
  20. 重要な話ほど、電話で連絡してはいけない。
    重要な話ほど、電話で連絡してはいけない。
  21. 電話の際に、忘れがちなカレンダー。
    電話の際に、忘れがちなカレンダー。
  22. 名前を名乗らない人ほど、実は大切なお客様である場合が多い。
    名前を名乗らない人ほど、実は大切なお客様である場合が多い。
  23. 電話対応では、間違いを防ぐために復唱するのは基本。
    電話対応では、間違いを防ぐために復唱するのは基本。
  24. 否定する言葉の後に、フォローの言葉を続けよう。
    否定する言葉の後に、フォローの言葉を続けよう。
  25. 保留が長くなる場合は、一度切って、こちらから折り返す。
    保留が長くなる場合は、一度切って、こちらから折り返す。
  26. 電話が適していない状況では、メールを活用する。
    電話が適していない状況では、メールを活用する。
  27. 突然切れた電話は、かけた側からかけ直すのがマナー。
    突然切れた電話は、かけた側からかけ直すのがマナー。
  28. 「もしもし」は学生言葉だった!電話対応では「もしもし」を使ってはいけない。
    「もしもし」は学生言葉だった!電話対応では「もしもし」を使ってはいけない。
  29. 電話では、わざとゆっくり話そう。
    電話では、わざとゆっくり話そう。
  30. 電話を通してするお願いは、最も通りにくい。
    電話を通してするお願いは、最も通りにくい。

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