ビジネスマナー

電話対応の
30のビジネスマナー

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コールセンター並みの、
丁寧な電話の切り方。

コールセンター並みの、丁寧な電話の切り方。 | 電話対応の30のビジネスマナー

丁寧な電話の切り方を紹介します。

これはコールセンターのような電話対応のプロたちが行っている大変丁寧な電話の切り方です。

私の知り合いにコールセンターでの業務を経験した人がいます。

丁寧な電話対応の手法を教えてもらったことがあります。

ぜひ、参考にしましょう。

その丁寧な切り方というのは「相手が切るまで待つ」という方法です。

「失礼します」と言って電話を切る際に、自分は受話器を置かず、相手が受話器を置いて電話が切れるまで待ちます。

もし自分が先に受話器を置けば、ガチャンという音で相手を不快にさせてしまいます。

また先に電話を切った印象から「私との会話、そんなに早く終わらせたかったのかな」という印象も与える可能性があります。

電話を切る際には、相手が先に切るまで待てばいいのです。

相手が受話器を置けば「ガチャ」という音で切ったことがわかります。

その音を確認してから、こちらも受話器を置くのです。

この方法なら、相手に一切の不快を与えずに電話を切れます。

一般の人がここまで気遣う必要はありませんが、相手に丁寧な印象を与えたい場合には、やって損はない切り方です。

まれに、相手も同じようなことを考えていることがあります。

相手もこちらの電話を切るのを待っているために、お互いに切るに切れない場合があります。

そうしたときには「どうぞ先にお切りになってください」と、ひとまず譲るようにしましょう。

コールセンター並みの丁寧な対応ですが、社会人なら、できるようになっておきたいところです。

電話対応のビジネスマナー(7)
  • 相手が電話を切るのを確認してから、電話を切る。
プライバシーに関わる情報の扱い方には、細心の注意が必要。

もくじ
電話対応の30のビジネスマナー
コールセンター並みの、丁寧な電話の切り方。 | 電話対応の30のビジネスマナー

  1. 電話対応は、新人だけの仕事ではない。
    電話対応は、新人だけの仕事ではない。
  2. 電話対応の理想は「早く取ること」と「丁寧な対応」。
    電話対応の理想は「早く取ること」と「丁寧な対応」。
  3. お客様からの電話では、自社の人間のことを、敬称抜き、敬語抜きで話す。
    お客様からの電話では、自社の人間のことを、敬称抜き、敬語抜きで話す。
  4. 家族からの電話対応は、例外になるので注意。
    家族からの電話対応は、例外になるので注意。
  5. 声が小さいからと言って、お客様に命令をしてはいけない。
    声が小さいからと言って、お客様に命令をしてはいけない。
  6. 受話器を置くまでが電話対応。
    受話器を置くまでが電話対応。
  7. コールセンター並みの、丁寧な電話の切り方。
    コールセンター並みの、丁寧な電話の切り方。
  8. プライバシーに関わる情報の扱い方には、細心の注意が必要。
    プライバシーに関わる情報の扱い方には、細心の注意が必要。
  9. 本人の許可がないかぎり、連絡先は絶対に教えてはいけない。
    本人の許可がないかぎり、連絡先は絶対に教えてはいけない。
  10. かけるときも受けるときも、電話対応にはメモが欠かせない。
    かけるときも受けるときも、電話対応にはメモが欠かせない。
  11. 受話器は、利き手ではない手で取るほうがいい。
    受話器は、利き手ではない手で取るほうがいい。
  12. いきなり用件を話し始めていませんか。
    いきなり用件を話し始めていませんか。
  13. 呼び出し音3回以内で、電話に出よう。
    呼び出し音3回以内で、電話に出よう。
  14. 迷惑電話も、社会人としての対応を心がける。
    迷惑電話も、社会人としての対応を心がける。
  15. いきなり複雑な内容の説明をしない。
    いきなり複雑な内容の説明をしない。
  16. 説明の限界を感じたら、ファックスを活用しよう。
    説明の限界を感じたら、ファックスを活用しよう。
  17. 相手の身になり、電話をかけるタイミングを考えよう。
    相手の身になり、電話をかけるタイミングを考えよう。
  18. 電話対応がよくても、姿勢が悪ければ、評価が落ちる。
    電話対応がよくても、姿勢が悪ければ、評価が落ちる。
  19. 会社の電話を、私用で使ってはいけない。
    会社の電話を、私用で使ってはいけない。
  20. 重要な話ほど、電話で連絡してはいけない。
    重要な話ほど、電話で連絡してはいけない。
  21. 電話の際に、忘れがちなカレンダー。
    電話の際に、忘れがちなカレンダー。
  22. 名前を名乗らない人ほど、実は大切なお客様である場合が多い。
    名前を名乗らない人ほど、実は大切なお客様である場合が多い。
  23. 電話対応では、間違いを防ぐために復唱するのは基本。
    電話対応では、間違いを防ぐために復唱するのは基本。
  24. 否定する言葉の後に、フォローの言葉を続けよう。
    否定する言葉の後に、フォローの言葉を続けよう。
  25. 保留が長くなる場合は、一度切って、こちらから折り返す。
    保留が長くなる場合は、一度切って、こちらから折り返す。
  26. 電話が適していない状況では、メールを活用する。
    電話が適していない状況では、メールを活用する。
  27. 突然切れた電話は、かけた側からかけ直すのがマナー。
    突然切れた電話は、かけた側からかけ直すのがマナー。
  28. 「もしもし」は学生言葉だった!電話対応では「もしもし」を使ってはいけない。
    「もしもし」は学生言葉だった!電話対応では「もしもし」を使ってはいけない。
  29. 電話では、わざとゆっくり話そう。
    電話では、わざとゆっくり話そう。
  30. 電話を通してするお願いは、最も通りにくい。
    電話を通してするお願いは、最も通りにくい。

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