「電話の際はメモを準備する」

これが大切なのは言うまでもありませんね。

ある程度、電話対応に慣れれば、メモを準備することは体が覚えます。

電話をかけるときであろうと、かかってきたときであろうと、メモは必須です。

電話がかかってきたときには、話の内容をメモします。

電話をかけるときには、あらかじめ話す内容をメモにまとめておきます。

そうすることで、会話をスムーズに進めることができるからです。

大切なメモを電話の際に、忘れる人は少ないものです。

しかし、もう1つ大切なことを忘れている人が多いです。

カレンダーです。

電話で話をしていると、自然と「日程の話」になります。

どんな職種であろうと、仕事の話をしていると、日程調整の話になります。

そんなとき、カレンダーが必要です。

「いつが都合よいか」

「15日は、何曜日か」

「前回、話をしたのは何日であったか」

そんな話になってから、慌ててカレンダーを準備している人がいます。

日程とは関係のない会話内容でも、突然、カレンダーが必要になることがあります。

日程の関係ないであろう話でも、いつ、日程の話になるかわかりません。

どんな会話でも、カレンダーは確認できるようにしておくことです。

いつ日程の話になっても、すぐ確認できるように、カレンダーは常にデスクの上に置いておけばいい。

いつでも確認できるようにしておきましょう。

• メモ用紙だけでなく、カレンダーも準備しておく。