間違いや失敗のない職場にする
30の方法

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口頭だけの指示は、
間違いを増やす。
口頭と文書の両方で指示すれば、
間違えない。

口頭だけの指示は、間違いを増やす。口頭と文書の両方で指示すれば、間違えない。 | 間違いや失敗のない職場にする30の方法

口頭だけの指示は、間違いを増やすもと

間違いやミスの多い組織では、指示が口頭レベルで行われています。

「口で述べる指示」ということです。

口で述べた言葉は目に見えません。

口頭だけの指示は、見ることも触れることもできないので、安易な扱いをされやすい傾向があります。

いつの間にか忘れていたり、誤解をしたりするものです。

また口頭だけの指示は、聞き逃したり聞き間違えたりすることがあります。

きちんと聞き取ったつもりでも、本人が聞き間違いに気づかなければ、誤った内容で仕事を進めてしまいます。

口頭レベルでは「言った」「言ってない」で喧嘩になります。

はっきり声が聞き取れず、相手に聞き直すことが増えるでしょう。

相手の声が小さかったり周りがうるさかったりするときにはよくあることです。

何度も聞き直すことになると、ちょっとしたことではありますが、それだけ相手に負担をかけることになります。

相手から「人の話を真剣に聞いていない」と、不本意な誤解を招く可能性もゼロではありません。

うっかり忘れた人間に問題があるのではありません。

人間は、そもそもうっかり忘れるようにできています。

口頭だけで指示を伝えることに問題があるのです。

指示は、口頭に加えて、紙に書いて渡すと便利

間違いを減らすためにはどうするか。

指示をする際は、口頭に加えて、紙に書いて渡すようにしましょう。

声と文字で指示すれば、目と耳の両方ではっきり確認できます。

口頭による指示とは違って、聞き間違えたり聞き取れなかったりすることはありません。

小さな指示なら小さなメモ、大きな指示ならA4サイズの指示書

紙に書けば、確実に指示内容を伝達できます。

小さな指示なら、小さなメモでいいでしょう。

わざわざプリンターで打ち出す必要はありません。

付箋やメモ用紙に手書きで書いて渡すようにすれば十分です。

大きな指示なら、A4サイズの指示書が有効です。

説明が長くなったり内容が複雑だったりするなら、指示書という形にまとめ、印刷物にして渡すといいでしょう。

紙を手渡す際は、小さなメモにせよA4サイズの指示書にせよ、直接相手の前まで行って手渡すようにしましょう。

「よろしくお願いします」という一言を添えて手渡せば、配慮が伝わって仕事が円滑に進むはずです。

手間暇がかかっても、間違いを防ぐ効果は抜群

文字化・文書化の手間暇がかかります。

面倒くさいと感じることもあるでしょう。

「いちいちそこまでしなくてもいいだろう」と思うこともあるかもしれません。

しかし、間違いを防ぐ効果は抜群です。

確実に間違いを防ぐなら、やって損はありません。

仕事の指示を「口頭だけの指示」から「口頭と文書の両方の指示」という方法に変えれば、組織は活性化していくのです。

間違いや失敗のない職場にする方法(6)
  • 仕事の指示は、口頭と文書の両方で行う。
仕切りがあると、人間はサボってしまう。

間違いや失敗のない職場にする30の方法
間違いや失敗のない職場にする30の方法

  1. 失敗をする原因は、人ではなく、システムにある。
    失敗をする原因は、人ではなく、システムにある。
  2. 人を変えるためには、時間がかかる。<br>システムを変えれば、時間はかからない。
    人を変えるためには、時間がかかる。
    システムを変えれば、時間はかからない。
  3. 間違いを減らすために、ダブルチェックを導入しよう。
    間違いを減らすために、ダブルチェックを導入しよう。
  4. 間違えてはいけない仕事は、ダブルチェック。<br>間違えてもいい仕事には、スピード重視。
    間違えてはいけない仕事は、ダブルチェック。
    間違えてもいい仕事には、スピード重視。
  5. 締め切りを与えると、部下は活発になる。
    締め切りを与えると、部下は活発になる。
  6. 口頭だけの指示は、間違いを増やす。<br>口頭と文書の両方で指示すれば、間違えない。
    口頭だけの指示は、間違いを増やす。
    口頭と文書の両方で指示すれば、間違えない。
  7. 仕切りがあると、人間はサボってしまう。
    仕切りがあると、人間はサボってしまう。
  8. 勝つ組織は、徹底的な情報共有をしている。
    勝つ組織は、徹底的な情報共有をしている。
  9. 朝礼を省略してはいけない。
    朝礼を省略してはいけない。
  10. 責任の大きな仕事で、部下の成長を促す。
    責任の大きな仕事で、部下の成長を促す。
  11. 目標シートで意識を高める。
    目標シートで意識を高める。
  12. リーダーが挨拶をしないと、部下も挨拶をしなくなる。
    リーダーが挨拶をしないと、部下も挨拶をしなくなる。
  13. つまらない仕事は、受け止め方に問題がある。
    つまらない仕事は、受け止め方に問題がある。
  14. 整理整頓をするから、仕事に集中できる。
    整理整頓をするから、仕事に集中できる。
  15. 必要ない会議に出ない、出さない。
    必要ない会議に出ない、出さない。
  16. 考え方の対立はしない。<br>考え方の吸収をする。
    考え方の対立はしない。
    考え方の吸収をする。
  17. 残業をしている職場は、要注意。
    残業をしている職場は、要注意。
  18. 1週間は、神様のリズム。
    1週間は、神様のリズム。
  19. 休日のない職場は、精神力を使い果たし、いずれ崩壊する。
    休日のない職場は、精神力を使い果たし、いずれ崩壊する。
  20. 大切な仕事ほど、朝一番に予定する。
    大切な仕事ほど、朝一番に予定する。
  21. ミスをして怒る上司がいる職場ほど、余計にミスが多くなる。
    ミスをして怒る上司がいる職場ほど、余計にミスが多くなる。
  22. 失敗しても許してくれるリーダーがいれば、部下は成長する。
    失敗しても許してくれるリーダーがいれば、部下は成長する。
  23. 1日1回は、相手のために何か協力する。
    1日1回は、相手のために何か協力する。
  24. 指さし呼称と声だし確認は、大きな効果がある。
    指さし呼称と声だし確認は、大きな効果がある。
  25. 手書きの言葉には、魔法の力がある。
    手書きの言葉には、魔法の力がある。
  26. 勝つ組織には、予言者が必要。
    勝つ組織には、予言者が必要。
  27. 花を置くと、喧嘩が減る。
    花を置くと、喧嘩が減る。
  28. 掃除は新人だけにさせない。<br>みんなにやらせよう。
    掃除は新人だけにさせない。
    みんなにやらせよう。
  29. 職場の電気が暗いと、人も暗くなってしまう。
    職場の電気が暗いと、人も暗くなってしまう。
  30. 人を変えない。<br>人を生かす。
    人を変えない。
    人を生かす。

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