仕事では、上司に報告をしなければいけない場面があります。

報告をするなら、きちんと事実関係を整理して、きれいにまとめた状態で行いたいと思うでしょう。

ところが、きちんと報告をしたくても、難しい場合があります。

たとえば「不明点が多い」「詳しい調査に時間がかかる」「現在進行中の事案」といった場合です。

きちんとした報告をしたくても、材料がそろっていないと、なかなかまとめられません。

強引にまとめてしまうと、偽りの報告になってしまう可能性もあります。

かといって、あまりもたもたしていると「報告はまだなのか」「いつまで時間がかかっているのだ」と上司から怒られます。

どうしたらいいのだろうかと途方に暮れるのです。

こうした場合、数回に報告を分けることができないか検討してみてください。

必ず1回の報告にまとめなければいけないルールはありません。

時と場合によっては、数回に分ける方法が有効です。

たとえば「1次報告」「2次報告」「最終報告」のような分け方です。

1次報告では、現時点でわかっている内容を記載します。

その後、状況が進展してさらに新しい事実が判明すれば、2次報告を行います。

最終的にすべての材料がそろって、きれいにまとめる準備ができれば、正式に最終報告を行います。

こうすれば、報告材料が不十分であっても、スピーディーに報告をしていくことができます。

もしくは、1次報告では要点だけまとめておき、最終報告で詳細も含める方法も有効です。

最初から完璧が難しい報告なら、上司も理解しているはずです。

上司は「要点だけでも知りたい」「わかっている情報だけでも把握したい」と考えています。

自分の仕事は少し増えますが、早めに報告を行うことで、上司からがみがみ言われることが少なくなります。

上司の判断がスムーズになり、決断も速くなります。

結果として、仕事全体の進行も早くなるのです。

• 1回でまとめにくい報告は、数回に分けて報告する。