人の常識や礼儀作法は、ちょっとしたところから垣間見えるものです。

その1つが、履歴書を郵送するときです。

封筒の郵送は、ある程度、省略した方法でも通用する特徴があります。

たとえば、差出人の住所氏名は書くのが基本ですが、省略することもできます。

受取人の住所氏名さえ正しく書いていれば、受取人まで郵送されます。

封筒のふたを閉じるとき、のりではなく、セロハンテープで留めても問題ありません。

しっかり封が留められていれば、どちらも配送という結果に変わりありません。

封筒の住所を書くとき、住所を書けば、郵便番号を省略することもできます。

郵便番号を書かなくても、住所さえ正しければ、正しく郵送されます。

複数の選択肢があれば、手間が少なく、簡単なほうを選びたくなるのではないでしょうか。

そこが注意なのです。

たしかに自由ではありますが、ビジネスではマナーがあります。

採用担当者は、郵送におけるマナーをよく見ています。

郵送におけるマナーは、ささいな点です。

ささいな点だからこそ、応募者の常識や礼儀作法がよく表れます。

書類の郵送方法も、選考に影響する可能性があると考えていいでしょう。

単なる郵送でも、正確に郵送されたり丁寧な印象を出したりするための配慮を、できるだけ見せることが大切です。

安易に省略するのではなく、常識や礼儀作法にのっとった方法を心がけましょう。

• 書類の郵送方法も、選考に影響する可能性があると考える。

就職活動では、応募書類を見て、応募者を判断します。

写真・学歴・職歴・自己PRや志望動機の内容。

言葉遣い・書き方・字の美しさなども評価対象です。

一部ではなく、それぞれを総合的に見て、応募者の評価を判断するのが一般的です。

応募書類に手抜きをしていい部分は、1つもありません。

応募書類は、すべて丁寧を心がけ、できるだけ完璧に近い状態で仕上げることが大切です。

さて、ここでよく見落としやすい点があります。

封筒なのです。

多くの人が見落としていますが、封筒も、応募書類の一部と考えることです。

封筒の住所氏名などの書き方、郵送のマナー、添え状の文面。

そうした点からも、応募者の人柄がよく表れます。

丁寧な封筒の状態から、応募者の繊細な配慮が伝わるでしょう。

ルールにのっとった郵送方法とわかれば、社会常識を心得ていることがうかがえます。

「単なる封筒」と思って手抜きしないことです。

封筒の住所や氏名を一字でも間違えれば、修正液で修正するのではなく、封筒の最初からやり直すのが得策です。

封筒についても応募書類の一部と考え、できるだけ完璧に近い状態で仕上げましょう。

• 封筒も、応募書類の一部と考える。

エントリーシートや履歴書などの応募書類。

これらは、提出すればいいわけではありません。

応募書類の提出といえば、期限にばかりが注目され、見落としやすい項目があります。

提出方法です。

志望企業から提出方法の指定がないか、きちんと確認してみましょう。

たとえば、提出方法が「郵送」とあれば、郵送で提出します。

提出方法が「持参」とあれば、面接に持参します。

「持参」という指定があるにもかかわらず、郵送で提出するのは、印象が良いとは言えません。

「提出方法を守っていない」「事前の指示を確認できていない」など、印象が悪いのです。

期限を守って提出できても、企業の指示を守っていないため、評価を落とす原因になる場合があります。

また提出方法の指示も、一字一句まできちんと確認しましょう。

たとえば「郵送のみ」と「郵送でも可能」とでは、似ていても、意味が異なります。

「持参より郵送でお願いします」とあれば、やはり郵送を優先させるのが賢明です。

もし提出方法に指定がなければ、企業に問い合わせてもいいでしょう。

企業から指定があれば、ほかより優先で守るのがマナーです。

企業から指定された提出方法は、見落とさず、きちんと守るようにしましょう。

• 提出方法の「郵送」「持参」などの指定は、きちんと守る。

転職の場合、現在の職場には、会社用の封筒や便箋があるかもしれません。

わざわざ封筒や便箋を買うには費用も手間暇もかかると思えば、会社の備品を使いたくなるかもしれません。

しかし、転職活動に、会社用の封筒や便箋を使うのは不適切です。

会社の備品の私的流用にあたるからです。

転職は、会社の事業活動には関係ない、私的な活動です。

会社用の封筒や便箋は、あくまで会社の事業活動で使われるもの。

受け取った人は、応募者の非常識な行為に気づき、評価を下げることでしょう。

たとえ会社から「使っても良い」という許可があったとしても、やはり控えるのが賢明です。

会社用の封筒や便箋を使うと、その会社に未練があるように感じさせるでしょう。

本気で転職する気持ちがあるのか、疑われる場合があるのです。

封筒も便箋も、余計なロゴやデザインは不要です。

会社用の封筒や便箋は使わず、市販品を自腹で購入するのが適切です。

• 会社用の封筒や便箋は使用せず、市販品を自腹で購入する。

履歴書を提出する際、送付状は必要でしょうか。

送付状とは、書類を提出する際、その内容について説明した資料のことです。

送付状が必要かどうかは、履歴書の提出方法によって異なります。

• 履歴書を郵送する場合

送付状が必要です。

送付状のサイズは、A4が基本です。

文章は、簡潔に1枚でまとめます。

履歴書の場合、手書きが基本ですが、送付状はあくまで補足資料であるため、パソコンで作成しても大丈夫です。

もちろん字に自信がある人は、手書きでもかまいません。

送付状も、履歴書と同様、封筒に折らないで入れましょう。

封筒の口を閉じる際、セロハンテープやホチキスなどは使用せず、のりを使うのがマナーです。

のりを使うのは、郵送の途中で開封されていない証拠にできるためです。

封筒の表には「履歴書在中」「応募書類在中」などの文言を赤字で書くと、丁寧です。

• 履歴書を面接当日に持参する場合

送付状は不要です。

送付状は、直接手渡す際に伝えるべき「こちらが履歴書です」などの説明を書き記したものです。

そのため、実際に面接官に会って手渡すなら、送付状は必要ありません。

「こちらが履歴書です。そのほかの書類も同封しています」など、口頭で説明して面接官に手渡せば十分です。

提出する際は、封筒に入れたままが基本です。

すぐ取り出すため、封筒の口は閉じたりのり付けしたりする必要はありません。

封じ目の締めのマーク（〆）も、封筒の封を締めるわけではないため、不要です。

「履歴書在中」などの文言も、口頭で説明するため書く必要はありませんが、書いておくほうが丁寧な印象になります。

• 履歴書を郵送する場合は、送付状を同封する。

送付状に、押印は必要でしょうか。

結論から言うと、必要ありません。

履歴書や職務経歴書などには、押印するのが一般的です。

履歴書や職務経歴書などは、私文書として扱われるため、押印が必要です。

法的効力が発生するのは、実印だけではありません。

厳密に言えば、たとえ認め印であれ「認めた」という証拠になるため、法的効力が発生する可能性があります。

履歴書や職務経歴書に虚偽の記載があれば、経歴詐称や偽証罪としてトラブルに発展する可能性があるのです。

一方、送付状の場合、押印は不要です。

送付状は、あくまで補足資料です。

私文書ではないため、押印は必要ありません。

基本的な考え方として、必要ない書類までむやみに押印するのは不適切です。

押印があったほうが見栄えはよくなるため、押したくなるかもしれませんが、注意が必要です。

悪用される危険もあるため、押印は必要最小限が基本です。

たとえば、白紙に押印をした後、誰かが後で文章を加えると、それで契約書が成立する可能性があります。

必要な箇所には押印すべきですが、不要なら、むやみに押印しないほうが賢明です。

• 送付状への押印は、不要と考える。

就職活動では、書類の提出を求められることがあります。

エントリーシートや履歴書。

卒業見込み証書・成績証明書・健康診断書・職務経歴書などです。

忘れがちですが、送付状も応募書類の1つです。

こうした書類一式を提出するときに心がけたい配慮があります。

できるだけ書類のサイズを統一させることです。

B5なら、B5で統一。

A4なら、A4で統一です。

異なるサイズの書類が混在していると、違和感があり、印象に影響する場合があります。

もちろんサイズの統一が難しい場合があるのも事実です。

あくまでサイズの調整ができる場合の配慮と考えてください。

エントリーシートや履歴書がA4なら、送付状もA4にしたほうが、統一感があって自然に見えるでしょう。

企業から書類のサイズ指定がなければ、B5でもA4でも問題ありません。

特にこだわりがなければ、おすすめはA4サイズです。

A4サイズは、ビジネスにおいて最も標準的なサイズです。

採用担当者にとって自然に感じるサイズのため、確認や整理がしやすくなるでしょう。

• 書類のサイズは、できるだけ統一させる。
• できれば、A4サイズで統一させる。

履歴書を郵送する際、余裕があれば、心がけたいアピールがあります。

補足資料の追加です。

企業から制限されていなければ、任意で補足資料も追加して提出できます。

たとえば、独自に考えた企画書です。

自己PRで「アイデアが得意」というアピールをしたなら、その能力を生かして企画書を追加してみるといいでしょう。

応募者の能力を企画書という形で具体的に表現できれば、採用担当者も評価しやすくなります。

学生時代に受賞した履歴を、一覧でまとめた資料を提出するのもいいでしょう。

採用担当者にとって見やすくなり、能力のアピールに効果的です。

任意で補足資料を追加すれば、応募者の情報が増え、意欲や熱意も伝わりやすくなるでしょう。

補足資料を追加する場合は、送付状に説明が一言あると丁寧です。

「補足資料も追加させていただきました。参考としてご活用ください」などです。

ただし、補足資料を追加する場合は、次の2点に注意が必要です。

（注意点1）

あくまで補足資料であること

資料を任意で追加する場合、あくまで「補足」という範囲内で心がけます。

応募に関係ない資料まで追加するのは、採用担当者を困惑させるため、好ましくありません。

（注意点2）

補足資料が多くなりすぎないこと

補足資料とはいえ、資料が多すぎるのも良くありません。

資料が多すぎると確認も大変になり、かえってわかりにくくなる場合があります。

「とにかく補足資料をたくさん送れば、評価されると安易に考えている」などと、誤解される場合もあります。

• 企業に制限されていなければ、任意で補足資料を提出する。

封筒に入れる履歴書は、クリアファイルに入れておくのがマナーです。

封筒がクリアファイルの代わりになるから、わざわざ必要ないと思うかもしれません。

たしかに封筒に書類を入れれば、郵送は可能ですが、問題はそこではありません。

違いが見えるのは、配慮です。

封書から履歴書を取り出せば、書類は裸のままになります。

ちょっとしたことで、汚れやしわがつくこともあり得ます。

クリアファイルに入れておけば、汚れやしわを防げます。

封筒に入れる履歴書は、たとえ1枚でも、クリアファイルに入れておくほうが好印象です。

細かな点まで配慮できるだけでなく、より丁寧な印象も与えられるでしょう。

封筒を開けたときをイメージしてみてください。

書類一式がきれいなクリアファイルに納められていると、丁寧な印象を受けるのではないでしょうか。

その好印象は、採用担当者も同じです。

履歴書は、重要書類です。

少しでもトラブルを防止できるなら、わずかな配慮でも心がけたほうが得策です。

クリアファイルに余分な費用がかかりますが、必要な費用であると考えましょう。

クリアファイルの色は、透明か半透明のタイプが無難です。

余計な柄やデザインも不要です。

もちろん送付状も、クリアファイルの中に入れておきます。

送付状は、いちばん上にした状態でクリアファイルに入れておきましょう。

わずかな費用で、配慮と印象に良い影響を与えることができると思えば、安いものです。

• 封筒に入れる履歴書は、たとえ1枚でも、クリアファイルに入れておく。

封書に住所氏名を書くとき、どんな筆記用具を使いますか。

どんな筆記用具でも、文字を書けることには変わりありません。

鉛筆でも、ボールペンでも、万年筆でも、文字が書けます。

しかし、筆記用具の種類によって安全性や印象が異なるため、選び方には注意が必要です。

まず、鉛筆で書くのは最も不適切です。

配達の途中、誰かが消しゴムで書き換えれば、別の場所に郵送できてしまうからです。

悪用される可能性があるうえ、証拠も残りにくい特徴があります。

名前・宛先・住所などを書くときは、消せない筆記用具で書くのが適切です。

一般的には、ボールペンで書けば十分です。

消しゴムで消すことができず、安全に郵送できます。

サインペンでも可能ですが、使用するなら、水性ではなく油性を選びましょう。

水性タイプは、雨にぬれると、にじんだり消えたりする場合があるためです。

最も好ましいのは、筆ペンです。

筆ペンで書いた字には、美しさと躍動感があるため、丁寧な印象を強調できます。

字が汚い人でも、筆ペンで書けば、ある程度は見栄えが良くなるでしょう。

ボールペンを使って書いている人が大半であるため、筆ペンを使って書けば、丁寧でかっこよく目立つでしょう。

• 封筒への記載は、鉛筆ではなく、ボールペン・サインペン・筆ペンなどを使う。

履歴書で自分の住所を書くときは、正式名称で書くのが一般的です。

履歴書は、私文書であるため、定められた形式に従った書き方が必要です。

この考え方は、封筒に住所氏名を書くときも同じです。

就職活動では、できるだけ省略や簡略を避ける考え方が大切です。

封筒に住所氏名を書く際は、正式な書き方を心がけましょう。

たとえば「1の2の3」ではなく「1丁目2番3号」という書き方です。

階数も「2F」「5F」などではなく「2階」「5階」と記載しましょう。

氏名についても「濱口」を「浜口」とする簡略した書き方は、避けるのが賢明です。

省略や簡略は避け、正式な書き方を心がけることで、丁寧な印象を与えることができます。

もう1つ注意したいのは、郵便番号です。

住所さえ正しく書けば、郵便番号を書かなくても届きます。

逆に、郵便番号を正しく書けば、都道府県や市町村を書かなくても届きます。

どちらも可能ですが、やはり省略は好ましくないため、きちんと書くのがマナーです。

郵便番号を書いても、住所は都道府県から記入しましょう。

郵便番号がわからなければ、インターネットで調べて書きましょう。

インターネットがなければ、郵便局に行けば、窓口の職員が教えてくれます。

この正式な書き方は、受取人の住所だけでなく、差出人の住所を書く際も同じです。

• 住所氏名や郵便番号の省略や簡略は避け、正式な書き方を心がける。

はがきやメールなどで、採用担当に問い合わせることがあります。

採用担当者が1名であり、名前もわかっているなら、きちんと名前を書くほうが丁寧です。

ところが、ウェブサイトを確認すると、採用担当者が複数名の場合があります。

「採用担当者：鈴木、山田、伊藤」などです。

採用担当者が複数名の場合、誰を、どの順で書けばいいのか迷います。

複数の名前を書けば、宛名が長くなったり見づらくなったりします。

1人を選んで書くのもいいですが、1人の個人名を出せば、別の担当者は返信しづらくなるでしょう。

この場合に適切なのは、代表を表した書き方です。

「採用ご担当者様」と書きます。

一般的な代表名のほうが、シンプルで見やすくなります。

採用担当者の誰でも返信できるため、企業側にとっても開封や返事がしやすくなります。

• 採用担当者が複数名の場合は、宛名を「採用ご担当者様」と書く。

封筒の住所氏名は、受取人の箇所だけでなく、差出人の箇所も書きましょう。

差出人の住所氏名も、省略や簡略をすることなく、きちんと正式に書きます。

差出人の住所氏名を書いておけば、封を開ける前に差出人がわかります。

差出人の住所氏名まで書くのは手間に感じるかもしれませんが、ビジネスマナーとしては書くのが常識です。

ところで、ここでひとつ、疑問が浮かびます。

なぜ、差出人の住所氏名も書かなければいけないのでしょうか。

個人情報を書きたくないと思う人もいるかもしれません。

受取人が封筒を受け取ったとき、差出人がわかりやすくなる意味もありますが、それだけではありません。

本当の理由は、別のところにあります。

それは、封筒に不備があったときです。

もし差出人の住所氏名がなければ、封筒に不備があったときに問題です。

受取人に送られませんし、差出人のところにも戻らず、封筒が宙に浮いた状態になってしまいます。

この場合、郵便局にしばらく保管されることになりますが、一定期間が過ぎれば、破棄されることになっています。

封筒の中に入っているのは、重要な書類。

紛失するようなことがあってはいけません。

こうしたトラブルを防ぐために必要なのが、差出人の住所氏名です。

差出人の住所氏名を書いておけば、封筒に不備があっても、差出人に戻ります。

差出人の住所氏名の記載が手間でも、万が一のことがあるため、きちんと書いておくほうがいいのです。

• 手間に感じても、自分の住所氏名もきちんと書く。

封筒の住所氏名の記載は、すべて同じ大きさで書くこともできます。

住所氏名に間違いさえなければ、きちんと受取人の住所まで届きます。

さて、封筒の字は、すべて同じ大きさでもいいのですが、余裕があれば、配慮したい点があります。

できれば受取人の住所氏名は、差出人より大きめに書きましょう。

受取人の住所氏名を大きく書くことで、受取人に対する敬意と尊重を表現しやすくなります。

字の大きさが変わると、アンバランスに見えるかもしれませんが、受取人の印象を考えると、ちょうど良いバランスです。

ささいな心がけですが、印象はこういうところで差がつきます。

ただし、余白の都合があれば、受取人と差出人の住所氏名は、同じ字の大きさでも許容範囲です。

文字の大きさを変えないなら、すべて同じ大きさに整えたほうが統一感は出ます。

焦らず落ち着いて、丁寧な字で書きましょう。

• 受取人の住所氏名は、差出人より大きめに書く。

履歴書を入れた封筒の表側には「履歴書在中」「応募書類在中」などの一言を書きましょう。

書かなければいけないわけではありませんが、書いたほうが丁寧です。

履歴書は、重要書類です。

受け取った人は中身が一目でわかるため、注意しながら開封できます。

書き方は、手書きで書いてかまいません。

見やすいように、少し大きめの字を心がけましょう。

書く位置は、封筒の表側ならどこでもいいのですが、向かって左下が一般的です。

文字の色は黒でもかまいませんが、注意を促す意味があるため、できれば赤のほうが親切です。

そのほか、市販のシールやはんこなどがあれば、それらを利用することもできます。

• 封筒の表側の左下に「履歴書在中」「応募書類在中」などと、赤い字で書く。

履歴書を送る際は、封筒の表側の左下に「履歴書在中」「応募書類在中」などと書くのがマナーです。

書かなければいけないわけではありませんが、一般的には書くのがマナーです。

目立ちやすくするために、赤字で書くのがポイントです。

さて、ここでひとつ疑問が浮かびませんか。

なぜ、わざわざこのような一言を書く必要があるのでしょうか。

「開封前に中身がわかるようにするため」と思いますが、実際のところ、封を開ければわかることです。

わざわざ封筒の表側に書く必要性に疑問を抱く人もいるのではないでしょうか。

いいえ、違うのです。

この一言には、実に大切な意味があります。

封筒を開けるときのことを思い出してください。

私たちが封筒を開けるとき、はさみやナイフなどを使いますね。

このとき、ちょっとしたミスで、封筒の中の書類まで破いてしまった経験のある人も多いのではないでしょうか。

その破いた書類が重要書類なら、大問題です。

一度破ってしまえば、もう元には戻せません。

場合によっては、面倒なトラブルに発展して、やっかいなことになる場合もあるでしょう。

では、どうすればこのミスを防ぐことができるのか。

それが「履歴書在中」「応募書類在中」などの一言です。

この一言があれば、開封前に重要書類が入っているとわかります。

つまり「重要な書類が入っています。封を開けるときには注意してください」という意味があります。

注意喚起を促す効果があり、いつもより慎重に封を開けることができるようになるのです。

• 「履歴書在中」「応募書類在中」などと書く理由を理解する。

うっかり忘れやすいのが、日付です。

封筒の裏側には、日付を記入しましょう。

日付は、封筒を作成した年月日を記載します。

さて、ここでよくある疑問があります。

履歴書に日付を記載していれば、わざわざ封筒に書く必要はないと思うかもしれません。

日付を2回も書くのは、不自然と思う人もいるでしょう。

しかし、履歴書の日付は、あくまで履歴書を作成した日付です。

封筒を作成した日付とは意味が異なるため、別々に分けて考える必要があります。

また、郵送の際、切手に押されるスタンプの日付を見れば十分と思う人もいるかもしれません。

誤解しやすい点ですが、切手に押される日付は、あくまで郵便局を通過したときの日付です。

これもまた、封筒を作成した日付とは意味が異なります。

それぞれの日付に個別の意味があるため、きちんと分けて記載するのが丁寧です。

日付の位置に決まりはありませんが、差出人の住所氏名の上側に書くのが一般的です。

月と日だけでなく、年も含めて書きます。

年の記載は、和暦でも西暦でもかまいませんが、履歴書で使用した日付と統一させたほうがいいでしょう。

封筒の作成が終われば、できるだけ早くポストに入れましょう。

• 封筒の裏に、封筒を作成した日付を記入する。

存在感を出そうと思って、切手を工夫する人もいるかもしれません。

個性的な切手です。

たとえば、記念切手やキャラクター切手などには、個性的な印象を伝えやすいでしょう。

一般的ではない切手を貼れば、封筒が相手に届いたときに目立ち、注目されるでしょう。

もちろんプライベートな手紙のやりとりなら、切手の種類は自由です。

時には、変わった切手を使って、相手を驚かせるのも面白いでしょう。

しかし、ビジネスで使用する切手では、不適切と考えるのが妥当です。

一般的ではない切手を見た担当者は、差出人に変わったイメージを抱く場合があります。

真剣にビジネスをしようとする姿勢を疑われ、ビジネスの妨げになることもあるため、注意が必要です。

ビジネスで使用する切手は、普通のタイプを選びましょう。

地味な切手で十分です。

目立たせるのは、切手ではなく、書類の中身です。

• ビジネスの場合は、個性的な切手ではなく、普通の切手を使う。

あなたは切手を、最初に貼りますか。

最後に貼りますか。

切手を貼る順にルールはなく自由ですが、心がけたい順はあります。

事情がなければ、切手は最後に貼ったほうがいいでしょう。

封筒に住所氏名などを書いているとき、うっかり字を間違えることがあります。

修正液で修正することもできますが、1文字でも間違えれば、最初からやり直すのがビジネスマナーの基本です。

一度のりで貼った切手を剥はがすのは、簡単ではありません。

切手は金券ですから、捨てるのも難しいでしょう。

こうした問題を防ぐため、封筒に住所氏名などをすべて書き終え、最後に切手を貼ったほうが確実です。

切手は、傾くことなく、まっすぐに貼りましょう。

• 切手は、住所氏名などをすべて書き終えてから、最後に貼る。

郵送する場合、切手を貼ります。

このとき注意したいのは、切手料金の間違いです。

切手の料金は、重さやサイズによって異なります。

まず切手料金は、少なすぎても多すぎてもいけません。

切手料金が不足すると、差出人に戻されることがあります。

時と場合によっては、受取人に請求されることもあります。

自分のミスによって、受取人に迷惑をかけてしまうのは不本意でしょう。

一方、切手の料金が多すぎても良くありません。

「切手を多めに貼れば確実に届く」と思う人もいるかもしれませんが、油断は禁物。

切手を必要以上に貼ると、郵便物が相手に届いたとき、差出人の常識を疑われることがあります。

「経済観念がない」「切手の計算ができないのだろうか」などと思われ、不要な誤解を招く原因になります。

切手は、私たちの日常的な暮らしの一部です。

日常的だからこそ、常識やマナーなどの判断材料にされる場合があります。

特に定形外の郵便物は、形や重さに応じて料金が細かく異なるため、要注意です。

切手料金のミスを確実に防ぐなら、郵便局やコンビニの窓口から郵送するのが最適です。

郵便に詳しい担当者に任せれば、郵便物の形や重さに応じて、切手料金を正しく計算してくれます。

• 切手の料金に間違いがないように、注意する。

切手の枚数は、できるだけ最小限に抑えるようにしましょう。

小さな金額の切手をたくさん貼っても、所定の金額さえ満たせば、一応問題なく郵送されます。

しかし、受け取った相手の印象を考えましょう。

不必要にたくさんの切手が貼ってあると、相手を驚かせてしまうでしょう。

「残り物を処分した」「余り物をかき集めた」などの印象を与える場合があるため、避けたほうが賢明です。

この感覚は、別の例で考えると、わかりやすいかもしれません。

たとえば、3万円の祝儀をもらったとします。

祝儀袋を開けたとき、1万円札が2枚、5000円札が1枚、1000円札5枚では、すっきりしない印象を受けませんか。

自分がそういう印象を受けるように、相手もそういう印象を受けるでしょう。

切手の場合も同じです。

切手の枚数は、できるだけ最小限にするのがマナーです。

感覚の問題になりますが、無視できません。

50円切手を2枚貼るのではなく、100円切手1枚です。

100円切手を2枚貼るより、200円切手1枚のほうが、見た目もすっきりします。

金額のため、複数枚にするしかない場合は仕方ありませんが、できるだけ切手の枚数は最小限を心がけましょう。

切手の枚数が少ないほど、シンプルになってスマートです。

• 切手の枚数は、できるだけ最小限にする。

履歴書の作成が終わった。

封筒に入れた。

後は封を閉めるだけ。

ここで、いったんストップです。

封を閉じる前に、書類がすべてそろっているか、確認しましょう。

この一手間があるかどうかで、失敗を防ぐ確率が飛躍的に上がります。

書類がそろっているかどうかを頭で考えにくければ、一度、紙に必要書類のリストを書き出してみましょう。

リストにしてチェックをしていけば、確実に不備を防げます。

すべてチェックで埋めれば「きちんとそろっている」という安心感が得られます。

一度のりで封をしてしまうと、破らないかぎり、中身を確認できません。

確認する時間は余分にかかっても、必要な手間です。

おっくうでも、この一手間を習慣にしておきましょう。

• 封をしめる前に、書類がすべてそろっているか、確認する。

履歴書は、提出前に必ずコピーを取っておきましょう。

コピーは、モノクロで十分です。

面接では、履歴書の内容から質問されることが予想されます。

履歴書のコピーがあれば、提出した履歴書の内容を、後で再確認できます。

面接前にどんな質問をされるのか予想しやすくなるため、面接対策になるのです。

企業によっては、不採用になっても履歴書が返却されないことがあります。

コピーを取っておけば、どの企業にどんな履歴書を送ったのか、あとから確認するときにも役立ちます。

コピーの費用と手間を惜しまないことです。

たった1枚のコピーが、面接の成り行きを左右することもあるのです。

• 履歴書は、提出前にコピーを取っておく。

複数の応募書類があるなら、入れる順に注意しましょう。

「受取人に届けば十分」

「書類に不備さえなければ大丈夫」

「ただクリアファイルに入れればいい」

そう思うかもしれませんが、応募書類を入れる順も、差出人の人柄が感じられる部分です。

たとえば、クリアファイルの中身が上から順に「職務経歴書・履歴書・添え状」だったとします。

一応、書類に不備はありませんが、順が適切ではありません。

書類の入れ方がばらばらになっていると、取り出してから入れ替えが必要になり、確認がしづらくなります。

適当に郵送した雰囲気が出やすくなり、応募者の印象に影響することがあります。

複数の応募書類は、受取人が確認しやすい順を意識して入れましょう。

正しくは、上から順に「添え状、履歴書、職務経歴書、その他書類」です。

特に添え状をいちばん上にするのは、基本中の基本です。

本に例えるなら、もくじが最初のページにある状態と同じです。

入れる順だけですが、差出人の人柄が表れるポイントの1つです。

受取人への配慮が感じられる入れ方になっていると、差出人の印象もよくなるでしょう。

自分のためでもあります。

わかりやすい入れ方になっていれば、採用担当者のストレスも減り、確認にも集中してもらいやすくなります。

「ただ応募書類を入れればいい」と思わず、書類を入れる順も気を抜かず、意識しましょう。

• 複数の応募書類がある場合は「添え状、履歴書、職務経歴書、その他書類」の順で入れる。

封書のふたは、しっかり閉じましょう。

セロハンテープではなく、のりを使って閉じるのがマナーです。

閉じた封書のふたが開くことがないよう、しっかりのり付けをします。

のりを使えば、郵送途中で開封されていない証拠になります。

さて、封書のふたを閉じた後に忘れやすいのが、締めのマーク（〆）です。

締めのマークとは、封書の封をしっかり閉めたことを強調するときに使用するマークです。

締めのマークは、なくてもいいのですが、あったほうが丁寧です。

締めのマークがあることで、封書を最後まで丁寧に作成した印象を与えることができます。

締めのマークとして、ばつ印を使う人もいますが、きちんとした締めのマークを使うのが正式です。

封書をのりで閉じれば、封じ目に締めのマークを書きましょう。

ただしこのルールは、宛先が日本国内の場合です。

外国に封書を出す場合は、文化が異なるため、注意が必要です。

宛先が外国の場合、締めのマークとして、封じ目に封印用のスタンプやシールを使用する方法が一般的です。

また、締めのマークがタブーとされている国もあります。

海外に郵送する場合は、事前に確認したほうが安心です。

• 封書をのりで閉じた後は、封じ目に締めのマーク（〆）を書く。

少しでも早く提出したいときに考えつくのが、速達です。

費用がかかっても、1日でも早く届けば、高い評価につながるのではないか、と思う人もいるかもしれません。

実際はどうでしょうか。

まず、速達でも評価が変わることはありません。

たしかに書類の提出は、少しでも早いほうが好ましいですが、速達を使うのは大げさです。

速達くらいで評価が変わるなら、速達を使わない人に不公平です。

また不必要に費用をかけると、採用担当者によっては「コスト意識が欠如している」と受け止める場合もあるでしょう。

事務や経理を志望している場合は、思わぬ減点につながる場合があります。

履歴書は、提出期限までに届いていれば、十分確認できます。

速達の有無は、選考に影響しないのが一般的と考えていいでしょう。

締め切りに間に合うなら、普通の送付で十分です。

速達は、提出期限が間近に迫っている場合に活用するのが適切です。

• 書類の送付は、急ぎでないかぎり、速達ではなく普通に送る。

履歴書の見直しまで済めば、すぐ提出しましょう。

提出をむやみに先延ばしするのは良くありません。

履歴書の作成と確認が終わりしだい、できるだけ早く提出することが大切です。

なぜ、履歴書は早めに出したほうがいいのか。

提出の早い履歴書のほうが、就業意欲が高い応募者であると思わせやすい効果があるからです。

熱意は、スピードによって表現できます。

できるだけ早く提出することで「働きたい」という真剣な気持ちを伝えやすくなります。

これが、早い提出のほうが有利と言われる理由ですが、実はさらに別の理由もあります。

採用担当者に、履歴書をじっくり読んでもらいやすくなる効果です。

採用担当者の立場を想像してみてください。

人気企業が採用活動を始めると、大勢が応募してきます。

最初は履歴書を、1つずつ時間をかけて丁寧に確認するでしょう。

ところが、しばらくして履歴書に読み慣れてくると、だんだん確認作業のスピードが上がります。

1つずつ丁寧に読んでいると時間がないため、確認が速くなる。

その結果、後になればなるほど、履歴書1つに対する集中が下がる傾向があるのです。

もちろんすべての採用担当者がそうだとは限りません。

応募の順にかかわらず、きちんと時間をかけて丁寧に確認する採用担当者もいるでしょう。

しかし、採用担当者も人間です。

人間は普通、量をこなせばこなすほど慣れが生まれ、確認も速くなる傾向があります。

この傾向は、特に応募者が殺到する企業で見られます。

本当に入社したい企業なら、履歴書は早めの提出が賢明です。

就業意欲を伝えるだけでなく、丁寧に確認してもらうためにも、提出はできるだけ早いほうが得策なのです。

• 履歴書の作成と確認が終われば、できるだけ早く提出する。

受取人のメールアドレスがわかるなら、履歴書を投函した後、メールで報告すると丁寧です。

必須ではありませんが、連絡すると、より好印象です。

「本日、履歴書を投函いたしました。届きましたら、ご確認のほど、よろしくお願いいたします」

連絡が一言あれば、採用担当者は数日後に履歴書が到着するとわかります。

履歴書を処理する準備が事前にできるため、届いた後の処理がスムーズになるでしょう。

採用担当者が用事で出張する場合、社内の別の担当者に郵送物が届くことを事前に連絡できます。

紛失を防いだり、処理をスムーズにしたりなどできる効果があるのです。

1通のメールを送れるかどうかです。

たった1通のメールで細かい点まで配慮できる姿勢をアピールできるなら、得ではないでしょうか。

• 採用担当者のメールアドレスがわかれば、投函したことをメールで連絡する。

投函した後、ミスがあることに気づくことがあります。

住所の誤り、切手の間違い、提出書類の不備などです。

一度ポストに投函した後では、ポストから取り出すことができません。

一度ポストに投函した郵便物を取り戻そうとするとき、どうしますか。

最初に思いつく方法としては、ポストの前で待機ではないでしょうか。

ポストには、集荷する時刻が書かれているはずです。

集荷に来るタイミングに合わせれば、集荷担当者と交渉して、取り戻せると考えるでしょう。

残念ですが、基本的にこの方法は失敗するはずです。

他人宛ての郵便物を盗まれる危険があるため、集荷担当者から堅く拒否されるはずです。

強引に取り返そうとすると、威力業務妨害などの罪になる可能性があるため、注意が必要です。

では、どうすればいいかというと、郵便局で「取り戻し請求」をするのが適切です。

ポストが管轄されている郵便局に行きましょう。

郵便局の窓口で事情を説明し、該当の封筒があれば、配送を止めてもらうようにお願いします。

早めに申し出れば、配送される前に返却できます。

返却物を受け取る際は、身分証明証・印鑑・手数料が必要になるため、準備しておきましょう。

• 投函した郵便物を取り戻したければ、管轄する郵便局に行き、取り戻し請求をする。

再提出は、控えたほうが賢明です。

エントリーシートであれ、履歴書であれ、全体的な修正でもないかぎり、再提出は避けたほうがいいでしょう。

同一人物からほぼ同じ履歴書が2通届くと、整理が紛らわしくなるからです。

採用担当者の手間も増えるため、印象も良くありません。

修正ができないのは悔しいかもしれませんが、就職活動における常識と考えましょう。

では、どんな間違いでも訂正は不要かというと、そうではありません。

訂正を伝えるべきかの判断は、誤りの種類や度合いによります。

まず軽微な誤字脱字は、そのままにしておくほうがいいでしょう。

自己PRや志望動機なども、多少の誤りに気づいたとしても、再提出しないほうが賢明です。

その一方で誤りがあれば、訂正が必要な箇所があります。

連絡先です。

履歴書を提出後、企業から応募者に連絡を取る場合があります。

応募者の住所に資料を送ったり、電話番号に連絡を取ったり、ファックスを送ったりなどです。

連絡先に誤りがあると確実に不都合が生じるため、誤りがあるとわかれば、すぐ訂正の連絡が必要です。

訂正の連絡方法は、書類の再提出ではなく、メールか電話でピンポイントに伝えたほうが早くてスムーズです。

誤りがあるとわかれば、行き違いがないよう、できるだけ早く訂正の連絡を入れましょう。

さて、こうした事態を防ぐためにも、提出前は入念な確認が大切です。

誤字脱字や記入漏れのある履歴書は、印象が良くありません。

一度の確認だけで満足せず、何度も確認したうえで提出するようにしましょう。

• 連絡先に誤りがあるとわかれば、メールか電話で、すぐ訂正の連絡をする。
• 連絡先を除いた誤りは、そのままにしておく。