電話対応が、選考に影響することはあるか。

もちろんあります。

相手の姿は見えなくても、話し方から応募者の人柄はよく伝わります。

電話対応の段取りが悪かったり、言葉遣いが乱れていたりすれば、やはり印象が良くありません。

電話対応が悪ければ「マナーがない」「社会常識が欠けている」と判断され、選考に影響を与える可能性があります。

つまり「電話対応も選考の一部」と考えることもできるのです。

このことに気づけば、電話とはいえ、準備と緊張感が必要であるとわかるでしょう。

しかし、悪いことばかりではありません。

この状況を逆手にとってください。

逆に電話対応が礼儀正しければ、印象が良くなり、選考に良い影響を与える可能性もあります。

実際に相手は見えなくても、話し方や言葉遣いなどから、人柄が確認できます。

電話をする際、伝えたいことをメモ帳にまとめておくと、やり取りがスムーズになります。

明るい声のトーンで、はきはきと話しましょう。

電話対応は、面接とは違い、メモを見ながら対応できます。

話し方が苦手な人でも、フレーズや質問事項をまとめたメモが目の前にあれば、スムーズに対応できるはずです。

人と会って話すのが苦手でも、電話なら、対応しやすいでしょう。

採用担当者に覚えてもらうチャンスだと考え、適度な緊張感を持って電話をしましょう。

• 「電話対応も選考の一部」と考え、電話をする。

かかってきた電話が誰かわからないと、電話に出るとき、無愛想な声になりがちです。

電話番号だけでは、どの企業かわからないでしょう。

企業に応募すれば、その企業の電話番号を電話機に登録しておきましょう。

志望企業に応募すれば、その企業から突然電話がかかってくる可能性があります。

応募の際に連絡した電話番号が固定電話なら固定電話に登録して、携帯電話なら携帯電話に登録します。

事前に電話番号登録しておけば、企業から電話がかかってきた瞬間に、どの企業であるかわかります。

気持ちよく電話対応できるようになるのです。

あとから登録しようと思っていると、惰性が働き、いつまでも登録しないものです。

できれば、企業に応募した直後に登録しておくと、スムーズです。

• 応募した企業の電話番号は、電話帳に登録しておく。

住まいが実家の場合、家族に協力してもらいたいことがあります。

企業から実家に連絡があるかもしれない点です。

何らかの用件で、企業から電話がかかってくる可能性があります。

いきなり知らない企業から家に電話がかかってくると、営業と勘違いすることがあります。

詐欺として誤解することもあるでしょう。

企業が真面目な用件で連絡をしても、家庭が取り合ってくれないと、話が前に進みません。

履歴書に、自宅や携帯電話の電話番号を記載しますから、電話がかかってくる可能性もあり得るのです。

企業からの連絡を、家族が断ることがないように気をつけましょう。

就職活動中は、家族に「企業から電話がかかってくるかもしれない」と、あらかじめ伝えておくのがベストです。

• 住まいが実家の場合は「企業から電話がかかってくるかもしれない」と、家族に伝えておく。

就職活動中は、電話の留守番電話機能を有効にしておきましょう。

就職活動中は、企業から電話がかかってくることがあります。

履歴書の不明点の確認であったり、面接の日程調整であったりなどです。

電話がかかってきたときに出られるとは限りません。

留守番電話機能を有効にしておけば、電話に出られなくても、安心です。

自宅にある固定電話機だけでなく、携帯電話端末も、留守番電話機能を設定しておきましょう。

さて、ここで気をつけたいことがあります。

有効にしたつもりが、実際には有効になっていないケースです。

電話端末上では「有効」と表示されていても、実は別の設定かもしれません。

機械の操作に慣れていないと、間違った設定を正しいと思い込んでしまうことがあります。

最も確実な確認方法は、自分に電話をかけてみることです。

別の電話機から、自分に電話をかけてみましょう。

きちんと留守番電話が作動すれば問題ありません。

電話をかける側の雰囲気も知ることができます。

• 何コール目で、留守番電話機能が作動するか

• 留守番電話の音量やガイダンスは、適切か

• 留守番電話で録音できる長さは、十分か

気になる点があれば、調整しておきましょう。

• 電話端末上の確認だけで満足せず、自分に電話をかけて、確認する。

電話をする際は、メモ用紙の準備が基本です。

電話で伺った内容をメモすることで、ど忘れを防止できます。

電話で細かい話をしていると、頭の整理が追いつかないときがあります。

メモを活用すれば、わかりやすくなるでしょう。

さて、前もって準備したメモ用紙には、あらかじめ用件をまとめておきましょう。

いざ電話で話そうとしたとき、思い出せなくなることがあるものです。

電話の緊張で頭が真っ白になる可能性も、ゼロではありません。

言いたいことを忘れたり、たどたどしい話し方になったりすると、相手に悪印象です。

たとえ用件が1つでも、やはり紙に書いておくと安心です。

電話をする目的が明確になるため、より電話に集中しやすくなるでしょう。

まとめ方は文章でも箇条書きでもかまいません。

自分に合った書き方で、わかりやすく簡潔にまとめましょう。

「自分は大丈夫」と自信過剰にならず「念のため」という謙虚な気持ちになることが大切です。

電話対応がうまくいくかどうかは、この準備にかかっているのです。

• 電話をする前は、あらかじめ用件と話す順をまとめておく。

電話は、あらかじめ用件をメモ帳などにまとめておくことが大切です。

特に複数の用件がある場合は、必須と考えていいでしょう。

用件をまとめておけば、確実に聞き忘れを防げます。

「忘れるはずがない」と自信過剰になるのは良くありません。

「念のため」という謙虚な気持ちで、聞きたいことをまとめてから電話をかけましょう。

さて、複数の用件をメモする際、さらに心がけたい工夫があります。

用件をまとめるだけでなく、用件を話す順番も決めておくと、スムーズです。

無作為に用件を聞くより、あらかじめ目的に沿った聞き方のほうが、会話の流れもスムーズになります。

優先度の高い順から聞くのもいいでしょう。

聞きやすい質問から順に聞くのもいいでしょう。

質問の種類やつながりを意識した順番でもかまいません。

話す順番を意識することで、会話の雰囲気をコントロールできます。

顔が見えない人と話すからこそ、電話の会話内容には特に注意を配りましょう。

少しでもスムーズに会話できるように、事前に話す用件と順番を意識しておくと、好印象につながります。

• メモ帳に複数の用件をまとめるときは、話す順番も意識する。

電話とはいえ、一般的には3種類あります。

携帯電話・公衆電話・固定電話です。

用件があって企業に電話をする際、この3つのうちの1つから連絡をするでしょう。

「どれでもいいだろう」と思いますが、それぞれにメリット・デメリットがあるため、確認が必要です。

携帯電話

最も手軽に使われるのが、携帯電話でしょう。

場所を問わず、どこでも電話ができるのは、大きなメリットです。

携帯電話で十分と思いますが、注意点もあります。

携帯電話は、電波状況によって、つながりにくかったり突然切れたりすることがあります。

急に電話が途切れれば、やはり印象が良いとは言えないでしょう。

携帯電話を利用する場合は、電波がよくて、静かな場所から電話をしましょう。

公衆電話

公衆電話なら、電波の状況を気にする必要はありません。

ただし、公衆電話は、別の注意が必要です。

料金不足のため突然切れることがある点です。

また、公衆であるゆえに、公共の場に設置されているため、周囲の雑音が混じる場合があります。

電話中に、車やバイクの音が混じるのは、やはり印象が良いとは言えないでしょう。

公衆電話を使用する場合、料金と場所に注意が必要です。

固定電話

固定電話の場合、電話できる場所が固定されているデメリットがあります。

ただし、自宅にいるときなら、さほど気になることはないでしょう。

電波状況に左右されず、料金不足で突然切れることがありません。

テレビを消して、窓やドアを閉めれば、周囲の雑音に悩まされることもないはずです。

自宅から企業に電話をする場合、携帯電話と固定電話で迷えば、固定電話のほうが安心です。

• 携帯電話・公衆電話・固定電話を、状況に応じて使い分ける。

企業への電話は、営業時間内にかけましょう。

営業時間内なら、いつでも電話をかけることができます。

ただし、できれば忙しくなりやすい時間帯は避けたほうがいいでしょう。

電話対応がよくても、忙しいタイミングに電話がかかってくれば、相手も丁寧な対応が難しくなります。

できるだけ相手の負担にならない時間帯に電話をかけたほうが、お互いにとって余裕があります。

電話を避けたいのは、次の3つの時間帯です。

（電話を避けたい時間帯1）

昼休み中

まず最も避けたい時間帯は「昼休み中」です。

一般的には、12時から13時までが昼休みとされています。

休憩を電話で邪魔されると、やはりいい気持ちはしないでしょう。

（電話を避けたい時間帯2）

始業の30分以内

次に避けたい時間帯は、始業の30分以内です。

始業直後は、朝礼があったり、メールの確認で忙しかったりします。

忙しくなりやすい時間帯であるため、できるかぎり避けたほうが安心です。

（電話を避けたい時間帯3）

終業の30分前

忘れがちなのが、終業の30分前です。

帰り支度を始めている最中に電話があるのは、気持ちがいいとは言えないでしょう。

定時は企業によって異なります。

必要がある際は、就業時間を念のため確認しておくといいでしょう。

定時を過ぎれば、電話は翌営業日に回す

定時を過ぎれば、電話は翌営業日に回すのがマナーです。

電話をかけても、担当者が不在であることが多いでしょう。

担当者がいたとしても、気持ちや時間に余裕がなく、丁寧に対応してもらえない場合が目立ちます。

これらの時間帯さえ避ければ、相手も余裕を持って電話に応対してくれるはずです。

ただし、緊急の場合は、この限りではありません。

急ぎの用件がある場合は「遅くに失礼いたします」と一言言ってから話し始めましょう。

• 「昼休み中」「始業の30分以内」「終業の30分前」の時間帯は、電話を避ける。

約束の時間に注意するのは、面接だけではありません。

電話する時間にも、十分注意する必要があります。

就職活動では、採用担当者から電話の時間を指定されることがあります。

「15時にお電話をください」

そう言われれば、15時ごろに電話しようと思うでしょう。

注意したいのは、ここです。

「15時」が、いつの間にか「15時ごろ」になっている人がいます。

「だいたいでいいではないか」と思いますが、そこなのです。

面接では、時間を1分単位で守るにもかかわらず、電話となると、一転してルーズになる人がいます。

たしかに電話は、面接に比べると、気持ちの面で手軽に感じる人が多いでしょう。

しかし、約束した時間を守る点では、面接も電話も同じです。

電話する時間もまた、企業から指定されているなら、1分単位で守ることが大切です。

「15時」という言葉に油断して、5分や10分など、時間がずれるのは良くありません。

「15時に電話をしてください」と指定されたなら、15時0分に電話するのがマナーです。

たとえ「15時ごろ」という指示でも、やはり15時0分に電話するのが、最も好印象です。

時間に厳しい採用担当者の場合、こうしたささいな点を確認しています。

電話する時間も、選考に影響する可能性があるのです。

• 面接も電話も、指定した時間は、1分単位できちんと守る。

プロの歌手は、本番前、水を一口飲む習慣があるのをご存じですか。

喉の渇きを潤すためではありません。

声を出しやすくするためです。

水を一口飲むと、喉が潤い、声が出やすくなるからです。

水を飲む行為が、気持ちを引き締める効果もあると言います。

この工夫は、私たちにも活用できます。

水を一口飲んでから、電話をしましょう。

水を一口飲み、喉の調子を整えておけば、元気で張りのある声を出しやすくなります。

「さあ、これから電話するぞ」という気合も入り、引き締まった対応をしやすくなるでしょう。

飲み物は、ソフトドリンクでもいいのですが、できれば純粋な水のほうがいいでしょう。

余計なものが含まれていない水のほうが、喉の潤いに効果的です。

水の温度は、常温で十分です。

好みに応じて、冷たい水や温かい水でもかまいません。

たった一口の水ですが、電話対応を素晴らしくできるのです。

• 水を一口飲み、喉の調子を整えてから電話する。

電話をするときは、正しい姿勢でかけるようにしましょう。

電話では、相手が見えないから、姿勢を正しても意味がないと思うかもしれません。

しかし、姿は見えなくても、相手はあなたの姿勢を想像しているでしょう。

姿勢は見えなくても、対応には違いが見えるのです。

背筋を伸ばし、正しい姿勢で電話をしてみてください。

あぐらの状態ではなく、できれば椅子に座った状態のほうがいいでしょう。

正しい姿勢は、精神面に影響を及ぼします。

背筋を伸ばすと、はきはきした声が出やすくなります。

正しい姿勢で電話をかけると、適度な緊張感ができます。

適度な緊張感があるおかげで、正しい言葉遣いもしやすくなります。

はきはきした声になり、頭の回転もよくなり、気持ちの良い電話をしやすくなるのです。

生き生きした声を聞いた相手は、背筋を伸ばして電話しているあなたを想像しています。

正しい電話は、正しい姿勢からです。

• 電話をするときは、姿勢が見えなくても、正しい姿勢で電話する。

問い合わせたいことがあり、企業に電話をかけることがあります。

相手の名前はわからなくても、不明点さえ確認できれば十分と思いますが、要注意です。

あとから再び電話したとき、前回問い合わせた内容とは違ったことを言われる場合があります。

就職活動では「言った・言っていない」というトラブルが起こりがちです。

不要なトラブルを防ぐためにも、電話に出た相手の名前はきちんと確認しておくほうが安心です。

再び電話をする際「○○様から伺った話です」と言えば、それ以上話がこじれることはありません。

事実確認がスムーズになり、不要なトラブルを避けることができます。

もし相手の名前がわからないときには、こちらから切り出しましょう。

相手の名前を聞くのは、失礼なことではありません。

「失礼ですが、お名前を伺ってもよろしいでしょうか」と聞けば、快く答えてくれるはずです。

就職活動の問い合わせとはいえ、ビジネスの一環です。

相手の名前は、ただ覚えるのではなく、きちんとメモしておきましょう。

• 企業に電話で問い合わせるときは、相手の名前を確認する。

電話の受話器を持つとき、左右のどちらの手で持ちますか。

とっさに持とうとするなら、おそらく利き手ではないでしょうか。

利き手のほうが自由に動かしやすいため、無意識のうちに手を伸ばしがちです。

もちろんプライベートの電話なら、どちらの手で受話器を持っても自由です。

しかし、ビジネスにおいては、適切な考え方があります。

ビジネスで電話をする場合、受話器は、利き手でない手で持つのが適切です。

利き手でないほうの手で受話器を持てば、利き手はメモを取るために動かしやすくなるからです。

ビジネスの電話では、メモが必須です。

少しでもメモを取りやすくなるために、利き手を使ったほうが、スムーズでしょう。

この考え方は、電話をかけるときだけでなく、受けるときも同様です。

利き手は常に、メモを取るために使いたい。

左右のどちらの手も無駄なく有効に活用できます。

• 利き手でないほうで受話器を持ち、利き手はメモのために使う。

電話をかけるやいなや、いきなり用件を話し始めるのはマナー違反です。

電話のマナーは、選考に影響する場合もあります。

第一声は、第一印象です。

電話で最初に発する言葉は、印象を決める重要な部分ですから、丁寧な言葉遣いを心がけたいところです。

では、どのような第一声が好ましいのか。

あらゆる電話で活用できる基本フレーズがあるので、ご紹介します。

この冒頭のフレーズは、就職活動だけでなく、社会で仕事をするときも使えます。

社会人にあれば「○○大学○年」を「○○会社○○部」と変えればいいだけです。

あらゆる用事において、電話をかけるときの基本的な第一声です。

自然に言えるようになるまで、何度も練習しましょう。

• 電話の第一声が、自然と口に出るまで練習する。

企業に電話してつながれば、まず自己紹介です。

大学名と名前の順で、ゆっくり丁寧に名乗りましょう。

つながった相手がたまたま採用担当者ということもありますが、多くの場合、取り次ぐ流れになるはずです。

「少々お待ちください」

そう言われ、保留音が流れてしばらくした後、採用担当者が電話に出ます。

「はい、お待たせしました。採用担当の○○です」

このときです。

採用担当者が電話に出た瞬間、いきなり話し始めていませんか。

取り次いでくれた人が気を利かせて、あなたの大学名や名前などを採用担当者に伝えてくれていることがあります。

自分のことがすでに伝わっているなら、再び名乗る必要はないと思うかもしれません。

しかし、もし伝えていなければ、電話に出た瞬間いきなり話し始めることになるため、採用担当者を驚かせるでしょう。

たとえ伝えてくれていたとしても、採用担当者に電話がつながれば、もう一度きちんと名乗りましょう。

2回名乗ることになるかもしれませんが、電話をかけた側は、きちんと名乗るのが礼儀です。

1回目と同じように、省略することなく、大学名と名前の順でゆっくりと丁寧に名乗りましょう。

もちろん名前もフルネームです。

• 取り次いでもらったときも、きちんと大学名から丁寧に名乗る。

用件があって電話をかけたとき、採用担当者が忙しそうな様子である場合があります。

話し方が早口で落ち着かず、なにやら忙しそうな雰囲気が伝わってくる。

やはり相手は社会人です。

先方にとって余裕のある時間帯にかけたつもりでも、偶然、忙しいタイミングである場合もあるでしょう。

忙しいときに電話がかかってくれば、電話対応も少し雑になりがちです。

このとき、相手の忙しそうな話し方につられて、自分の話し方まで乱れたことはありませんか。

冒頭の挨拶を省略したり、言い方を簡略化させたり、早口で話したりなどです。

もちろん悪気があるわけではありません。

「相手の迷惑になってはいけない」という気持ちがあれば「早く話を終わらさなければいけない」と思うのも当然です。

しかし、いくら相手が忙しそうでも、自分まで話し方が乱暴になるのは良くありません。

あなたまで忙しそうな話し方をすれば、採用担当者は「落ち着きのない人だな」など、誤解するでしょう。

ささいなことで誤解されるのは、不本意ですね。

大切なのは、常に落ち着いた対応です。

たとえ相手が忙しそうでも、自分は落ち着いた話し方を心がけましょう。

あくまでビジネスの電話です。

相手は忙しいのかもしれませんが、自分までつられないことです。

もし忙しそうで話にならないときは、余裕のある時間帯を伺い、あらためてかけ直しましょう。

「お忙しそうなので、あらためてかけ直したほうがよろしいでしょうか」と尋ねれば、話がスムーズになるはずです。

お互いにとって余裕のあるタイミングのほうが、有意義に話を進めることができるはずです。

• 相手が忙しそうな雰囲気でも、流されず、自分は丁寧で落ち着いた話し方を心がける。

就職活動中に、連絡先が変わる場合があります。

たとえば、引っ越しです。

引っ越しをすれば、住所や電話番号が変わります。

また、携帯電話を紛失することもあるでしょう。

仕方なく携帯電話を新規で契約することになれば、電話番号やメールアドレスなどが変わります。

さて、就職活動中に連絡先が変わった場合、企業に連絡したほうがいいのでしょうか。

まず、提出した履歴書に変更が発生すれば、企業に連絡するのが常識です。

企業は、問い合わせのため、応募者に連絡する場合があります。

就職に関する資料を、応募者の住所に送付することもあるでしょう。

連絡先が変わっていれば、連絡が取れず、不都合が生じます。

したがって、連絡先に変更が変われば、できるだけ早く企業に連絡するのがいいでしょう。

連絡する際は「変更理由」「変更前の情報」「変更後の情報」の3つを伝えると、スムーズです。

ただし、この手間は膨大です。

応募した企業が多ければ多いほど、連絡する手間が増えます。

就職情報サイトを活用すれば、一括で連絡できますが、何らかの事情で企業にうまく伝わらない状況もあるかもしれません。

大切なことは、変更を連絡しなければいけないような状況を避けることです。

完全に避けるのは難しいかもしれませんが、せめて就職活動中は、連絡先が変わらないように心がけたいところです。

• 就職活動中に連絡先が変われば、できるだけ早く企業に連絡する。

電話をしたものの、担当者が不在の場合があります。

仕方ないと思って電話を切る前に、いくつか心がけたいことがあります。

1. 戻る時間を確認する

最初に確認したいのは、戻る時間です。

戻る時間は、覚えるのではなく、必ずメモを取っておきましょう。

もし戻る時間がわからなければ、時間をずらしてかけ直すか、日を改めてかけ直します。

自分からかけ直すことについても、先方に伝えておくとスムーズです。

2. 必ずこちらからかけ直す

先方が気を利かせて「戻りしだい電話をさせましょうか」と提案してくれることがあります。

嬉しい好意ですが、感謝をするだけにして、やはりこちらからかけ直すようにしましょう。

相手は忙しい社会人ですから、相手にかけ直させるのは失礼です。

また電話代を先方に負担させることにもなるため、やはり応募者として丁寧な態度ではありません。

基本的には、こちらから電話をかけ直しましょう。

ただし、事情があれば、そのかぎりではありません。

3. 状況に応じて伝言をお願いする

電話の用件が軽微な連絡程度なら、先方に伝言をお願いすることもできます。

伝言内容は、できるだけ簡潔にわかりやすく伝えましょう。

4. 電話に出た方の名前を確認する

電話に出た方の名前も確認しておきましょう。

行き違いや食い違いなどを防ぐため、あとから役立つ場合があります。

• 電話で担当者が不在なら、戻る時間を確認して、こちらからかけ直すようにする。

採用担当者と電話でやりとりをすれば、復唱をしましょう。

復唱とは、確認のために、言われたことを繰り返して唱えることを言います。

きちんと内容を聞き取れた自信があっても、万が一ということがあります。

往々にして聞き間違いや思い込みなどは、なかなか自分では気づけないもの。

きちんと聞き取れた自信があっても、こういうときこそ謙虚になって、復唱しましょう。

たとえば、面接が15日の16時からという話になれば「面接は15日の16時ですね」と同じ内容を繰り返します。

難しいことではありませんね。

「同じ内容を繰り返すと、相手にくどいと思われるのではないか」と思いますが、決してそんなことはありません。

復唱による手間と時間が余分に増えますが、ビジネスでは必要なマナーです。

相手が常識のある社会人なら、復唱があると、間違いを防ごうとする姿勢が感じられるため、安心します。

また、復唱確認をすることで、間違いを防ぐだけでなく、相手に礼儀正しい印象もアピールできるでしょう。

自分にとっても、復唱によって記憶に残りやすくなる効果もあります。

相手が忙しそうにしていても、復唱をしたほうがいい。

復唱による手間と時間が余分に増えますが、ビジネスでは必要なマナーです。

復唱で間違いないことが確認できれば、気持ちよく電話を切れます。

• きちんと聞き取れた自信があっても、復唱をする。

企業から電話がかかってきたとき、電話に気づけなかった場合があります。

留守番電話の内容を確認すると「またお電話します」というメッセージが残っている。

そんなとき、企業から再び電話がかかってくるのを待っていればいいと思いますが、好ましい対応ではありません。

再び電話がかかってきたとき、電話に出られるとは限りません。

じっと連絡を待っているのも、もどかしいだけでしょう。

こうした状況では、ただ待っているのではなく、やはり折り返して電話するのがマナーです。

「本日○時ごろ、○○様からお電話をいただいたのですが不在にしておりました。遅くなりましたが、折り返し、お電話させていただきました」

採用に関する連絡は、ビジネスの一環です。

ビジネスは、できるだけ早い対応が好まれます。

留守番電話に気づいた時点で、早めに連絡をしましょう。

もし、気づいた時間が深夜なら、翌営業日に連絡をします。

できるだけ早く折り返しの電話をすることで、話もスムーズに進むはずです。

• 企業からの「またお電話します」という留守番電話があっても、折り返し電話をする。

就職活動中は、企業から突然電話がかかってくることがあります。

電話番号が通知される場合もあれば、非通知の場合もあります。

電話番号が非通知なら、相手が誰かわかりません。

たとえ通知されていても、どこの企業なのか、とっさに確認するのは難しいでしょう。

電話の相手がわからなくても、就職活動中は企業からの電話である可能性があるため、できるだけ出るようにしましょう。

さて、知らない番号からの電話に出るとき、起こりがちな失態があります。

暗い声で電話に出てしまうのです。

やはり相手が誰かわからないため、警戒しながら電話に出ます。

「はい」というそっけない一言だけであったり、元気のない声で「もしもし」と言ったりなどです。

普段は礼儀正しい人でも、こうした状況では礼儀が悪くなりやすい。

心当たりがある人も多いのではないでしょうか。

たしかに不安な気持ちもあるでしょうが、就職活動の電話対応は、選考に影響する場合があります。

電話のマナーが悪いと「この応募者の電話対応はマナーが悪いな」と思われるでしょう。

知らない番号からの電話は、相手が誰かわからなくても、きちんとした対応を心がけることが大切です。

「はい。○○です」

明るい声で、礼儀正しく名乗りましょう。

電話は相手が見えないからこそ、声でイメージを判断されます。

第一声は、明るい声で、礼儀正しく電話に出るようにしましょう。

• 知らない番号からの電話でも、明るい声で、礼儀正しく電話に出る。

仲のいい友人との電話なら、時間を気にせず、長電話をすることもできるでしょう。

時間を忘れて、夢中に楽しむ電話は、仲を深めるポイントの1つ。

時には時間も電話代も気にせず、長話を楽しむ時間があってもいいでしょう。

時間を気にせず存分に会話が楽しめるのも、友人だからこそです。

しかし、ビジネスでは、できるだけ長電話を避けることが大切です。

電話料金がかかるという問題もありますが、もっと重要なのは時間です。

電話とは、相手の時間を奪うもの。

電話相手は、掛けた側の用件に対応するため、自分の仕事を一時中断しなければいけません。

時間を奪うだけでなく、タイミングによっては、相手の仕事を妨げることもあるでしょう。

したがって、ビジネスで電話をする場合、できるだけ手短に話を終えることが大切です。

電話をかける前は、要点をまとめておきましょう。

冒頭で「お忙しいところ恐れ入ります」という一言も加えたいところです。

不要な雑談は避け、できるだけ簡潔にわかりやすく話しましょう。

用事が終われば、少しでも早く電話を終えたほうがスマートです。

• ビジネスで電話をする場合は、できるだけ話は手短に終える。

ビジネスにおける電話では、できるだけ長電話を避けるのがマナーです。

無駄に長話をすると、相手の時間を奪うことになります。

大事な用件はきちんと伝える必要がありますが、用事が済めば、速やかに電話を切るように心がけましょう。

さて、この点を意識するとき、よくあるマナー違反があります。

電話を手短に済ませようと思い、早口で話してしまうパターンです。

たしかに早口で話せば、時間を短縮できるでしょう。

しかし、いくら手短に済ませるとはいえ、焦った話し方では、かえって不適切です。

まくし立てるような話し方は、落ち着かない印象を相手に与えるでしょう。

電話の印象が悪ければ、応募者にとっても損になります。

また、話し方が早すぎると、相手が聞き取りにくくなります。

何度も同じ話を繰り返せば、かえって電話の時間が長くなります。

手短に済ませるとはいえ、大切な用件は、落ち着いてゆっくり伝えましょう。

大切な番号や金額など、重要な部分は、余分に時間がかかっても、きちんと復唱します。

きちんと確認を繰り返すことで、聞き間違いを防いだり意味を強調させたりできます。

ゆっくり丁寧に話しつつも、できるだけ手短に会話を終えることが大切です。

• ゆっくり丁寧に話しつつも、できるだけ手短に会話を終える。

電話をかけ、話し終えるとき、どんな言葉で締めくくっていますか。

「それでは失礼します」という一言だけで終わらせていませんか。

もちろんその一言も悪くはないのですが、十分な言葉でもありません。

電話をかけた側なら、電話を終えるときは礼儀として、次の一言を言いましょう。

「お忙しい中、貴重なお時間を割いていただき、ありがとうございました」

たとえ相手が時間に余裕があったとしても、やはり伝えるべきです。

相手が誰でどんな状況でも、貴重な時間を割いて対応してくれたことには変わりないからです。

「時は金なり」と言われます。

特にビジネスは、時間にシビアな世界です。

電話をかけた側の礼儀として、電話を切るとき、貴重な時間を割いて対応していただいたお礼を述べましょう。

お礼やねぎらいの言葉は、伝えて無駄にはなりません。

電話を終える決まり文句として、頭にたたき込んでおきましょう。

• 電話の最後は、気持ちの良いお礼の言葉で締めくくる。

一般的に電話を終えるとき、切り方が大切です。

「それでは失礼します」などの締めの挨拶が終われば、電話を切れます。

問題は、どちらが先に電話を切るかです。

まず一般的な考え方は、電話をかけた側から切るのがマナーです。

用事があって電話をかけましたから、いつまでも長電話をするのは、相手にも迷惑です。

したがって、用事が終われば、掛けた側から切るのがマナーです。

さて、以上が一般的な電話の切り方ですが、ビジネスの場では少し状況が異なります。

たとえば、相手が上司や得意先だとします。

このときは掛けた側でも、相手が電話を切った後、自分も切るのがマナーです。

先に電話を切ると「早く話を終わらせようとしている」などの誤解を与える場合があります。

電話を切るのは一瞬ですが、相手に失礼な印象を与える場合があるため、注意が必要です。

では、肝心の就職活動の場合はどうでしょうか。

就職活動では、電話相手である社員のほうが、年齢もキャリアも上になるのが普通でしょう。

したがって、就職活動で電話をする際は、相手が電話を切ってから、自分も電話を切るのが適切です。

お互いが電話を切り終えるのを待つ状況になったとき

締めの挨拶の後、無言が数秒続けば、お互いに電話が切れるのを待っているとわかります。

不自然に遠慮するのも手間になるでしょう。

5秒ほど待った後「お先に電話を切らせていただきます」と断りを入れて電話を切れば、失礼にはなりません。

急がず焦らず、1つ1つのやりとりを丁寧に進めるよう心がけましょう。

• 相手が受話器を置いたのを確認してから、静かに電話を切る。

固定電話で電話を切るとき、いきなり受話器を置いていませんか。

固定電話の場合、受話器を置いて切るのが普通の方法です。

もちろん普段はそれでもいいのですが、ビジネスでは、もう少し切り方を丁寧にしたほうが安心です。

いきなり受話器を置くと、受話器を置いたときの衝撃音が相手に聞こえることがあります。

耳につんとくる、不快な音です。

場合によっては、怒っているような印象を相手に与えることもあります。

電話の最後の一瞬を手抜きしたばかりに、気持ちの良い会話を台無しにするかもしれません。

相手に誤解を与えないためにも、固定電話で切るときは、手でフックを押さえましょう。

フックを数秒押さえ、電話が切れたことを確認してから受話器を置けば、電話を切ったときの衝撃音がほぼなくなります。

少し手間はかかりますが、相手に不快感や誤解を与えないため安心です。

• 固定電話で電話を切るときは、受話器を置くより、フックを押さえる。

映画館や舞台などでは、携帯電話を切るのがマナーです。

急に鳴り響いた着信音が、せっかくの緊張感を台無しにします。

これは、面接でも同様です。

面接は公式の場ですから、携帯電話の電源は事前に切っておきましょう。

当然と言えば当然なのですが、面接は頻繁にある機会ではないため、うっかり配慮を忘れていることがあります。

面接中に携帯電話が鳴ると、確実に印象が悪くなります。

「面接前に電源を切ることもできないのか」と思われ、社会人としての常識を疑われるでしょう。

着信音だけでなく、バイブレーションによる振動音も、良くありません。

たしかに振動音は目立ちにくいですが、静かな面接中ではよく聞こえます。

振動音も、一種の着信音のようなものです。

面接前は、必ず携帯電話の電源を切っておきましょう。

自信がない人は、面接が始まる直前と言わず、社屋に入る前に切っておくほうが無難です。

• 面接前は、必ず携帯電話の電源を切っておく。

面接のとき、あなたは携帯電話をマナーモードにしますか。

それとも、電源を切りますか。

「着信音が聞こえない」という意味では、どちらも同じに思えますね。

しかし、違うのです。

一般的なマナーモードでは、着信のとき、振動音が聞こえます。

つまり厳密に言えば、マナーモードでも、音が聞こえるのです。

マナーモードによる振動音も、着信音のようなものです。

面接中に、携帯電話の振動する音が響けば、気まずい雰囲気になるでしょう。

小さな音だから気づかないと思いますが、静かな部屋では、意外によく聞こえるものです。

面接のマナーでは、携帯電話の電源を切るのが正解です。

重要な連絡があるかもしれないと考えるかもしれませんが、面接の場は、最優先すべき重要な場です。

小さな音でも、振動音が部屋で聞こえると、真剣な雰囲気を乱します。

電源を切って、完全に元から絶つ状態にしておけば安心です。

どうしても電源を切りたくなければ、振動しないマナーモードに設定しましょう。

着信があっても、着信音も振動もない状態にしておけば、安心です。

• マナーモードの振動音も、音の1つと考える。

OB・OG訪問のアポイントは、電話かメールが主流です。

一般的には、都合がつきやすいメールが好まれますが、電話でもマナー違反ではありません。

「直接お話をしたい」「早くアポイントを取りたい」と思うなら、電話によるアポイントもいいでしょう。

ただし、電話でアポイントを取るなら、気をつけたい点があります。

（ポイント1）

電話の時間帯に気をつける

先輩は、すでに社会人として仕事をしています。

忙しくなりやすい曜日や時間帯は、避けるのがマナーです。

できれば、週明けの月曜と週末の金曜は、避けたほうがいいでしょう。

時間帯も、始業直前や昼休みなどは避けるのがマナーです。

電話をするなら、火曜から木曜の夕方が好まれます。

ただし、相手の仕事の都合がある場合は、その限りではありません。

（ポイント2）

言葉遣いに気をつける

やはり時間の都合がついても、電話の言葉遣いが悪いと「会いたくない」と思われます。

採用担当者に電話をするつもりで、丁寧な言葉遣いを徹底しましょう。

大学名・学部名・自分の名前は、略さず、すべてフルネームで答えましょう。

（ポイント3）

急に志望動機を聞かれることもある

1人のOB・OGのところには、毎年大勢の学生がOB・OG訪問の申し込みが殺到します。

当然、すべての人に対応できません。

そこで、まず志望動機を聞いて、熱意の強い人を優先して対応しようとします。

急に聞かれることがあるため、あらかじめ準備して、答えるときは熱く語りましょう。

（ポイント4）

「電話で済ませていいか」と言われることもある

先輩は、忙しい社会人です。

場合によっては「電話で済ませていいか」と言われ、その場で自己PRや志望動機が聞かれる可能性もあります。

そういう流れになる可能性があることも、頭に入れておくといいでしょう。

• 電話でOB・OG訪問のアポイントを取る場合は、時間帯や言葉遣いに注意する。

就職活動では、多くの人が面接の練習をします。

面接は、珍しい経験です。

慣れないことには、やはり練習が必要です。

何も準備せず、いきなり本番を迎えるのは不安ですから、多くの人が事前に何度も練習するでしょう。

面接の練習はすればするほど、言葉遣い・アピール・礼儀作法などがうまくなり、選考率が高くなります。

面接前には、面接の練習をしっかりすることが大切です。

ところが、面接の練習に比べて、電話対応の練習は多くの人が忘れがちです。

面接に比べて、電話は身近に感じるためでしょうか。

電話対応については「わざわざ練習するほどでもない」と軽視する人も多いでしょう。

自分の姿が見えないから、行き当たりばったりや適当でも大丈夫と考える人もいるかもしれません。

しかし、電話対応も、面接のようなものです。

「電話面接」という言葉が存在するほど、電話対応は選考に影響を与えます。

電話では、姿は見えませんが、言葉は聞こえます。

言葉遣いや段取りの様子から、応募者は見えなくても性格や人間性が伝わり、選考に影響を与えるのです。

電話対応についても、面接と同様、事前にきちんと何でも練習するようにしましょう。

• 面接の練習だけでなく、電話対応の練習もする。