名刺交換のマナーは、社会人なら、当たり前にできることです。

ところが意外に、名刺交換を安易に考える人が多いのではないでしょうか。

名刺交換は、マナーを学ばなくても、ひとまずできるのが特徴です。

四角形の名刺を、相手に渡せばいいだけです。

しかし、この一瞬の動作にも、数多くのマナーが存在します。

名刺交換の様子で、相手の仕事力がわかると言っても、言いすぎではありません。

名刺交換のマナーが悪ければ「こんな当たり前のこともできないのか」と思われ、第一印象が悪くなることがあります。

当たり前にできるはずのことすらできないと、それだけ減点も大きくなります。

名刺交換が悪いと、その後に険悪な雰囲気が流れ、商談に悪影響を及ぼすこともあります。

軽視されがちな名刺交換ですが、ビジネスでは、第一印象を決める重要場面の1つ。

名刺とは、その人の分身です。

相手の名刺を大事に扱うことは、相手を大事に扱うことでもあります。

「ただ渡せばいい」と安易に考えるのではなく、一瞬の場面でも、礼儀作法を重んじる心がけが大切です。

たかが名刺交換、されど名刺交換。

油断せず、いま一度、きちんとしたマナーを学んでおきましょう。

• 名刺交換は、安易に考えるのではなく、礼儀作法を重んじて心がける。

名刺のマナーにおける、最大の基本マナーとは何か。

ビジネスの場では、常に名刺を持ち歩くことです。

まず名刺を持たなければ、ビジネスが始まりません。

名刺があっての、名刺交換。

名刺の持参を忘れると、名刺交換からさまざまな不都合が生じます。

相手は丁寧に名刺を差し出している一方、自分だけ手ぶらの自己紹介では、体裁が悪いでしょう。

すでに自己紹介の段階から心の負担を感じるため、雰囲気が悪くなりがちです。

「別にいいではないか」と思うかもしれませんが、それはあくまで自分都合。

名刺交換できなかった相手にとっては、いくつか不都合が生じる場合があります。

たとえば、あとから連絡する際、名刺のメールアドレスや電話番号が役立ちます。

相手のフルネームも、カタカナ表記ではなく、漢字による正式な表記が必要になるでしょう。

名刺を渡せなければ、相手はあなたの連絡先をスムーズに確認できません。

連絡を取りたくても取れなかったり、取りにくくなったりする場合があるのです。

これはビジネスにおいて、最大の機会損失です。

名刺交換ができなければ、商談を不利にさせるだけでなく、ビジネスの機会まで損失させてしまいます。

うっかり名刺の持参を忘れただけで、潜在的に多額の金額を損失している可能性もあります。

ビジネスの場では、常に名刺を持ち歩くようにしましょう。

ビジネスマンなら、いつでもどこでもすぐ自己紹介ができるよう、常に名刺を携帯するのが賢明です。

• ビジネスの場では、常に名刺を持ち歩く。

商談や交渉で人と会う際、事前に名刺の準備が必要です。

会う人が複数人であると予想されれば、多めの名刺を準備しておくと安心です。

実際会ってみると、参加者が予定より多い場合があります。

ビジネスの場で、やはり名刺を切らしてしまう状況があるのは好ましくありません。

むやみに配るのはよくありませんが、必要な人にはきちんと差し出すのがマナーです。

もし人数が予想しにくければ、名刺を多めに携帯しておくといいでしょう。

準備した名刺の数が、少なくて困ることはあっても、多くて困ることはありません。

名刺は、ビジネスの重要なツールの1つ。

名刺を切らすと、自己紹介も中途半端になるでしょう。

商談の前には、名刺が十分準備できているか、確認する習慣をつけておきましょう。

• 名刺を切らすことがないよう、常に注意する。

仕事で名刺交換をするとき、見られるのは名刺だけとは限りません。

意外によく見られているのが、名刺入れ。

名刺を名刺入れから取り出す瞬間、相手は、名刺入れも見ることになります。

わずかな瞬間ですが、見えるからには、印象に関係する部分であるのは間違いありません。

気づかないうちに、相手に何らかの印象を与えている部分なのです。

もちろん名刺入れの選び方は自由です。

ただし、自分の好みだけで選ぶのもいいですが、仕事である以上、相手に与える印象も考えたほうがいいでしょう。

仕事のイメージとかけ離れた名刺入れを使っていると、ビジネスに何らかの悪影響を及ぼすかもしれません。

名刺入れは、業務がスムーズになるよう、どう自分を見てもらいたいかを考えて選ぶことが大切です。

たとえば、落ち着きや信用などを演出したければ、落ち着いた色と柄の名刺入れがいいでしょう。

デザイン系の仕事なら、奇抜な色や独創的な柄などはいかがでしょうか。

音楽関係の仕事をしているなら、音符などの柄を使った名刺入れを使えば、イメージが具体的になるでしょう。

かわいらしい印象を与えたければ、ポップな色や柄を選ぶといいでしょう。

地味な名刺入れでも、自分を具体的に演出するためのビジネスツールです。

名刺入れが与える印象が、自分が与えたい印象と一致すれば、あなたのビジネスはより快適になるはずです。

• 名刺入れは、どう自分を見てもらいたいかを考えて、選ぶ。

名刺入れの中には、兼用タイプがあります。

たとえば「名刺入れ兼用の定期入れ」「名刺入れが付いた名札」「名刺入れが付いた手帳」などです。

荷物を1つにまとめたい人には、ちょうどいい道具ですね。

名刺入れといえば、名刺入れです。

一応、形としては「名刺入れ」ですから、使うのは問題ありません。

しかし、兼用タイプの名刺入れについては、念のため、相手に与える印象も意識したほうがいいでしょう。

相手によっては「名刺を粗末に扱っている」と考える可能性があるからです。

名刺を取り出す瞬間、別の物も入っている様子が見えると、その点を気にする人もいるかもしれません。

もちろん気にしない人もいますが、一方で気にする人もいるでしょう。

特に相手がマナーに厳しい人なら、何らかの悪印象につながりやすくなるはずです。

この点は、相手によって考え方が異なるため、一概には言えないところです。

兼用タイプの名刺入れを使うのはいいのですが、相手に与える印象を意識したうえで、使用すべきか判断するのが賢明です。

もし確実に丁寧な印象を与えたければ、兼用ではなく、専用の名刺入れがいちばんです。

荷物は別々になりますが、相手に与える印象を考えるなら、最も無難です。

• 確実に丁寧な印象を与えたければ、兼用ではなく、専用の名刺入れを使う。

名刺は、渡すときだけでなく、取り出す場所も重要です。

名刺は、名刺入れから取り出しましょう。

入れやすいからとはいえ、財布やズボンのポケットに名刺を入れるのは適切ではありません。

財布は、お金を入れるところです。

不自然な場所から名刺が出てくると、相手は「どうしたのだろう」と驚き、第一印象に影響することがあります。

ズボンのポケットに名刺を入れていると、名刺がよれたりしわができたりします。

そんな名刺を相手に渡すのは、当然失礼になるでしょう。

特にお尻のポケットから名刺を取り出せば、確実に悪印象です。

また、よく誤解されやすいのが、手帳です。

手帳でもいいような気がしますが、手帳はあくまで手帳ですから、本来名刺を入れる場所としては不適切です。

名刺は、名刺入れから取り出しましょう。

名刺入れから名刺を取り出す様子は、新品の名刺を渡す様子です。

丁寧な印象を与えることができ、第一印象もよくなります。

そのためにも、普段から名刺入れを準備して、名刺を十分補充しておきましょう。

名刺入れは、高級である必要はありません。

落ち着いた、シンプルな名刺入れで十分です。

当たり前の場所から取り出すから、相手も安心して、名刺を受け取れます。

• 名刺は、名刺入れから取り出す。

名刺は、名刺入れに入れます。

では、肝心の名刺入れは、どこに入れておけばいいのでしょうか。

まず入れてはいけない場所は、下半身のポケットです。

ズボンの横側であれ後ろ側であれ、どちらも好ましくありません。

名刺入れをズボンのポケットに入れると、椅子に座ったとき、名刺も名刺入れも折れ曲がります。

特にズボンのお尻のポケットは、椅子に座ったとき、尻に敷くことになります。

尻に敷いた名刺を相手に渡すのは、相手に失礼ですから、避けるのが賢明です。

下半身にあるポケットは、すべてタブーと考えるのが妥当です。

最も理想的な入れ場所は、上着の内側の胸ポケットといわれています。

すぐ取り出しやすく、すぐしまいやすい場所です。

座ったときも、折れ曲がることもありません。

名刺入れが必要になる場面では、あらかじめ入れておき、名刺交換に備えておきましょう。

もし、上着を着ていない状況なら、カバンの中に入れておきましょう。

カバンの取り出しやすい位置にしまっておくと、とっさの名刺交換もスムーズに行えます。

• 名刺入れは、上着の内側のポケットに入れておく。
• 上着を着ていなければ、カバンの中に入れておく。

名刺を差し出すのは、原則として、立場の低い人からです。

年齢や地位など、低い人から先に名乗るのが基本的な礼儀。

立場の低い人から名刺を差し出したほうが、自己紹介も、丁寧な印象になります。

ただし、相手がお客さまなら、少し事情が変わります。

相手がお客さまの場合、自分のほうが低い立場になります。

世間では、お金を払う側のほうが立場も高い考えが一般的です。

相手がお客さまの場合は、年齢や肩書に関係なく、自分から名刺を差し出すのが賢明です。

また、複数人と名刺を交換する状況では、目上の人から順に交換します。

たとえば、部長、課長、係長などの順です。

立場が上の相手から先に名刺を差し出されたときは「申し遅れました」と言ってから、名刺を差し出します。

もし立場や人数などが複雑で、とっさの判断が難しければ、とにかく先に出しておくのが無難です。

名刺を先に出しておけば、少なくとも失礼になることはありません。

• 名刺は、原則として、立場の低い人から差し出す。

名刺交換の際、机を挟んで交換するのは好ましくありません。

座ったままのほうが気軽で手軽と思う人もいるでしょう。

しかし、気軽で手軽と思う状況だから、要注意。

軽く名刺を手渡し、軽く名刺を受け取るような動作は、自己紹介を軽んじている印象につながる場合があります。

基本的に名刺交換は、机越しではなく、きちんと立って対面で行うのが基本です。

双方が立って、きちんと対面した状態で名刺を交換すると、気持ちの良い名刺交換ができるでしょう。

ただし、例外もあります。

部屋の構造上、立って自己紹介できるスペースがなければ、例外として、机越しに名刺交換も可能です。

事情は相手も理解しているはずですから、大きな失礼にはならないでしょう。

その際は「恐縮ですが、この場で名刺交換をさせていただきます」と一言添えると、丁寧です。

• 名刺交換は、机越しではなく、きちんと立って対面で行う。

差し出された名刺は、両手で受け取ります。

当然ですが、片手で受け取るのは不適切です。

名刺は小さいため、片手でもいいのではないかと思うかもしれませんが、片手で受け取るのはNGです。

名刺は小さくても、大事なものをいただくわけですから、両手で受け取るようにしましょう。

同時に名刺を交換する際は、名刺入れの上で受け取ると丁寧です。

さて、名刺を受け取るとき、意外と見落とされがちなのは、名刺に触れる指の位置です。

「名刺を落としてはいけない」と思い、しっかり持とうとする人も多いことでしょう。

このときによくあるのが、名刺のロゴや文字を、指で押さえる状態になることです。

名刺は、相手の「顔」です。

相手のロゴや文字を指で押さえる様子は、客観的に見ると、相手をぞんざいに扱っているように見え、失礼な行為に当たります。

悪気はなくても、相手によっては気分を害することがあるため、注意が必要です。

名刺に書かれている文字はすべて、指で触れないと考えるのがマナーです。

受け取った名刺は、名刺の両端下側を、軽く押さえる程度に持つようにしましょう。

親指と人差し指の先で挟むように持てば、名刺の触れる部分は小さくても、しっかり持てます。

• 名刺を受け取ったときの指は、ロゴや文字に触れないようにする。

差し出された名刺は、両手で受け取った後、一度名刺の記載を確認します。

このときの名刺の位置ですが、胸より下で見るのはマナー違反です。

たとえば、腰あたりの位置で名刺を見ている様子をイメージしてみてください。

名刺を見下して、雑に扱う様子が出やすくなります。

本人は普通に見ているつもりでも、相手から見ると、そうした悪印象を受けるため要注意です。

名刺は、胸あたりの位置で受け取るのが一般的です。

「ありがたく頂戴します。拝見いたします」という雰囲気が出る持ち方を意識しましょう。

受け取った名刺を見るだけのしぐさとはいえ、できるだけ名刺を丁寧に扱う様子を出すことが大切です。

• 受け取った名刺を確認するときは、胸の位置で見る。

名刺交換をするときの表情を思い出してください。

相手の表情ではありません。

自分の表情です。

無表情で名刺交換をすると、余計な誤解を相手に与える場合があります。

「本当は、名刺交換をしたくないのだろうか」

「実は、商談をしたくないのではないか」

「やる気がなさそうだ。仕事を依頼して大丈夫だろうか」

自分ではそのつもりはなくても、無表情では、余計な誤解を与えやすくなります。

名刺交換の際は、にっこりとした笑顔を心がけましょう。

大げさな笑顔である必要はなく、口角を少し上げた軽い笑顔で十分です。

目安としては、アルファベットの「E」を発音するときの口元です。

ささいな点ですが、意外に意識できていない人が多いのではないでしょうか。

笑顔で名刺交換ができれば、出会いを歓迎して、ビジネスパートナーとして良い関係を築きたい印象を与えることができます。

気持ちよく商談を始めることができるのです。

• 名刺交換の際は、無表情ではなく、にっこりとした笑顔を心がける。

未使用の名刺だから、きれいであるとは限りません。

名刺入れに入れている名刺でも、何らかの事情で、しわや汚れが目立つ場合があります。

たとえば、経年劣化による変色です。

一切触らなくても、何年も放置しておけば、自然と色が変わることがあります。

また、名刺入れに出し入れするとき、名刺の角が折れて、しわができることもあるでしょう。

何かの拍子で、指の汚れが名刺に付着することもあるはずです。

雨や湿気の影響で、よれることもあります。

たとえ未使用の名刺でも、しみやしわが目立てば、新品に取り換えるのが適切です。

名刺とは、いわば、自分の分身です。

しみやしわの付いた名刺を渡すのは、寝癖でだらしない顔を見せるのと同じです。

「名刺代がもったいない」という気持ちもあるかもしれませんが、もっと心配することがあるはずです。

汚れた名刺を渡すことで、第一印象とビジネスチャンスの損失のほうが、はるかにもったいないことです。

第一印象にかかわる重要な部分ですから、完全にきれいな名刺を渡すのがマナーです。

• 未使用の名刺でも、しみやしわが目立てば、新品に取り換える。

名刺交換で見落としがちなのが、姿勢です。

名刺を礼儀正しく渡すことだけに集中する一方、いつの間にか、姿勢が悪くなっている場合があります。

足を開いたり、猫背になっていたりなどです。

いくら名刺交換のマナーが立派でも、姿勢が悪いと、印象に影響が出るでしょう。

名刺交換では、美しいマナーだけでなく、美しい姿勢も意識することが大切です。

きちんと相手と正面を向きます。

足は閉じます。

かかとをそろえます。

背筋を伸ばします。

顎を少し引いてお辞儀をすると、きれいなお辞儀ができます。

美しく名刺を渡すときと同様、美しい姿勢で名刺交換をするのがマナーです。

• 名刺交換では、美しいマナーだけでなく、美しい姿勢も意識する。

一般的に名刺を先に差し出すのは、立場の低い人からといわれています。

たとえば、相手がお客さまの場合、営業担当者から名刺を差し出すのが正しい順です。

さて、それがわかっていても、実際にはそのとおりにいかない状況もあります。

相手が非常に名刺を出すのが早い場合もあるでしょう。

名刺入れを取り出すとき、名刺入れがたまたまポケットの角に引っかかり、もたつくこともあるでしょう。

自分から先に名刺を差し出すべきとわかっていても、名刺をすぐ取り出せず、相手に先を越されることもあるはずです。

悪気はないのですが、人間ですから、そういうこともあります。

もし相手に先に名刺を差し出されたときは、名刺の同時交換は諦め、まず相手の名刺をきちんといただきましょう。

必ずしも同時に交換しなければいけないわけではありません。

相手をお待たせするわけにもいきませんから、先に受け取ることを優先させたほうがスムーズです。

「頂戴いたします」と言って、両手で受け取り、名前や役職などを確認します。

次に自分の名刺を「申し遅れました」という一言を添えて差し出します。

• 相手に先を越されたときは「申し遅れました」と一言添えてから、名刺を渡す。

相手の名前を確認するなら、名刺を交換するタイミングが最適です。

名刺をいただいたとき、名前の読み方がわからなければ、きちんと確認しましょう。

読み方に自信がない場合も、念のため確認しておくほうが安心です。

「名前は、どうお読みすればよろしいでしょうか」と尋ねればいいだけです。

名前を確認するのは、まったくマナー違反ではありません。

個人を尊重する様子がうかがえるため、相手は快く答えてくれるでしょう。

後で確認してもいいのではないかと思いますが、やはり名刺交換のタイミングが最適です。

なぜ名前の確認は、名刺交換のタイミングが最適なのか。

それは、話し合いの集中と活性化に関係するからです。

• 集中

名刺交換が終われば、真剣なビジネスの話し合いが始まります。

雰囲気が変わり、活発な意見交換が始まるでしょう。

その際、相手に名前を確認する話題を出すのは、マナー違反ではありませんが、雰囲気に悪影響を及ぼすことがあります。

話がそれたり、真剣な空気を乱したりする場合があるのです。

名刺交換の際に名前を確認しておけば、名前の確認で話がそれることがありません。

話し合いに集中しやすくなるのです。

• 活性化

相手の名前をきちんと把握しておけば、話し合いでは、名前を堂々と使って会話できます。

「○○さんは、どうお考えですか」「○○さんのおっしゃるとおりです」など、積極的に相手の名前を活用しましょう。

誰でも自分の名前を呼んでくれると、嬉しく感じるもの。

その結果、話し合いをより活性化させ、有意義な展開に持ち込める効果があるのです。

• 名前は、名刺を交換するタイミングで、確認する。

相手から名刺を頂いた後は、相手の名前を一度声に出すと丁寧です。

「頂戴いたします。○○様ですね」

相手に名前を確認したり、読み間違いを防止したりするためにも、マナーとして習慣にするといいでしょう。

さて、このときに余裕があれば、さらに心がけたい習慣があります。

相手の名前に関して、ちょっとした一言を加えてみるのです。

「珍しい名前ですね」

「ご立派な名前ですね」

「初めて聞く肩書です。どういった仕事の内容ですか」

「○○の業務を対応されているのですね。難しそうですね」

「本社は○○にあるのですね。素晴らしい場所でうらやましい」

忘れがちなのは、名刺の裏です。

名刺の裏にも記載があり、ちょっとした一言を加えるネタになる場合があります。

自分に興味関心を持ってくれると、嬉しく感じるものですね。

相手の失礼にならない範囲で、1つでも名刺の内容に関する話題を出せば、なごやかな雰囲気になるでしょう。

「そうなんです。実は○○なんですよね」という流れで、さらに話題が広がるかもしれません。

名刺交換をした後の雑談が弾めば、その後の商談も進めやすくなるでしょう。

あくまで余裕がある場合に限りますが、心がけとして、頭の片隅に入れておくといいでしょう。

相手の名前に簡単な一言を加える習慣があれば、あなたのビジネスチャンスも、さらに広がっていくでしょう。

• 余裕があれば、名刺交換の際、相手に興味関心を持つ一言を加える。

初対面の相手とは、名刺交換をすることがあります。

受け取った名刺は、名刺入れにすぐしまいません。

名刺は、会話が終わるまで、机の上の見やすい位置に置くのがマナーです。

いつでも名前を確認できるため、便利です。

さて、名刺を机の上に置くという点について、もう少し考えてみましょう。

机の上に名刺を直接置くのもいいのですが、実はもう少し丁寧なマナーがあります。

受け取った名刺は、名刺入れの上に置くのです。

机の上が、常に清潔とは限りません。

机の上が汚れている場合、名刺を机に置いたとき、名刺まで汚れてしまいます。

また、冷たい飲み物の場合、結露による水滴が名刺に触れて、湿ってしまうこともあるでしょう。

名刺は、その人の分身です。

受け取った名刺をその場で汚すようなことは、決してあってはなりません。

こうした状況を防ぐために、受け取った名刺は、名刺入れの上に置けば安心です。

たとえ机が汚れていても、名刺入れが土台の役目を果たすため、汚れを防げます。

また、名刺入れの上に置かれた名刺は、見た目も大事に扱われている印象になるため、好印象です。

さらに、話が終わって名刺をしまう際も、名刺入れがそばにあれば、片付ける動作がスムーズになります。

名刺はその人の分身ですから、できるだけ丁寧に扱うように心がけましょう。

• 受け取った名刺は、テーブルの上に直接置くのではなく、名刺入れの上に置く。

相手からいただいた名刺は、机の上に置くのが基本です。

話し合いでメモが必要になったとき、相手からいただいた名刺が目の前にあれば、書き込みたくなるかもしれません。

メモ帳を取り出すより簡単。

ちょっとしたメモをするのに、ちょうど良いサイズです。

しかし、メモにちょうど良いとはいえ、相手の目の前で、相手の名刺にメモをするのは不適切です。

相手の名刺に書き込むことは、名刺を汚す行為に当たるため、良い印象を与えません。

メモは、メモ帳に書き込みましょう。

きちんとしたメモ帳に書き込んだほうが、余白が大きく、自由に書き込めます。

名刺に書き込むなら、相手と別れてからにしましょう。

相手の見えないところなら、名刺にメモしてもわからないため、失礼には当たりません。

ただし、名刺にメモ専用の枠が用意されている場合は、例外です。

メモ専用の枠があれば「メモをしても良い」という意思表示と受け止めていいでしょう。

念のため、記入の許可を得ておけば、相手の目の前でメモしても許容範囲です。

• 相手の目の前で、相手の名刺にメモを書き込まない。

名刺交換をしたとき、頂いた名刺は、名刺入れの上に置くのがマナーです。

名刺交換する相手が、1人だけの場合は、これでいいのです。

難しいのは、一度に複数人と名刺交換をする場合です。

名刺入れの上に置けるのは、基本的に1枚だけ。

名刺を重ねたり束ねたりすれば、名刺入れの上に置くことはできますが、当然タブーです。

名刺はその人の分身ですから、相手の前で重ねたり束ねたりするのは避けるべき行為です。

さて、こうした状況では、最も役職の高い人を名刺入れの上に置くのが適切とされています。

最も肩書の高い人だけ、名刺入れの上に置き、ほかの人の名刺は、直接机の上に置かせていただきます。

直接机の上に置くのは好ましくないのですが、仕方ない状況のため、許容範囲です。

相手の氏名を間違えないようにするため、相手の着席位置に合わせて、名刺を並べましょう。

ただし、例外もあります。

全員が同じ役職であったり、役職が不明であったりする場合は、名刺入れの上に置く1枚を選ぶのは難しいでしょう。

この場合、誰の名刺も名刺入れの上に置かず、あえてすべての名刺をテーブルの上に直接並べます。

時と場合によっては、許容範囲のマナーです。

• 一度に複数人と名刺交換したときは、最も役職の高い人の名刺を、名刺入れの上に置く。

気づかないうちにやりがちなマナー違反が、名刺を使った手遊びです。

たとえば、自己紹介の後、立ったまま、しばらく会話を続ける状況があります。

普通、頂いた名刺は机の上に置きますが、立ちながら話す場合、名刺は持ったままになるでしょう。

立ち話も、相手の名前を確認しやすいように持ったままが一般的です。

このとき、気づかないうちに名刺で手遊びしてしまうことがあるのです。

名刺をくねらせたり、折り曲げたり、うちわのように動かしたりなどです。

名刺は、その人の分身です。

その名刺で遊ぶということは、相手を軽んじているのと同じことになります。

気づかないうちに名刺で手遊びをしていると、相手に失礼な印象を与えてしまうのです。

普段から、手遊びをする癖のある人は、特に注意が必要でしょう。

• もらった名刺で、手遊びをしない。

社員同士で名刺交換は、必要なのでしょうか。

たとえば、異なる支店に出向いたとき、同じ会社の社員でも、お客さまと接するような雰囲気になるでしょう。

とっさに名刺交換も必要ではないかと迷う状況があるのではないでしょうか。

さて、結論から言うと、名刺交換は不要です。

名刺交換は、あくまで外部の人に対してする行為です。

取引先や顧客など、自分の詳細な身分を明かすことは、企業の営利に直接影響するため、正式な自己紹介が必要です。

しかし社員同士の場合、同じ企業に所属する立場であり、直接の営利とは関係ありません。

したがって、社員同士の場合、名刺交換は必要ないのです。

ただし、名刺交換が禁止というわけではありません。

昔は、社員同士で名刺交換をすると業績が悪くなる話もありましたが、単なる噂。

仕事の都合で詳しい連絡先を教え合う場合などは、もちろん名刺交換も可能です。

• 事情がないかぎり、社員同士では名刺交換は不要と考える。

名刺は、誰に渡すかが重要です。

「とりあえず名刺交換をしておけば、失礼にはならないだろう」

「できるだけ多くの人に名刺を渡せば、ビジネスチャンスも広がるのではないか」

そう思い、積極的に渡そうとする人もいるかもしれません。

たしかに積極的な名刺交換によって、偶然得られるビジネスチャンスもあるでしょう。

成り行きの名刺交換のおかげで、人脈が広がったり、新しいビジネスにつながったりする場合があるのもたしかです。

しかし、仕事に無関係の人にまで名刺を渡すのも、考えものです。

名刺は、ただ渡せばいいわけではありません。

渡しすぎるのもよくないのです。

仕事に関係ない人にまで名刺を渡すのは、個人情報をばらまくようなもの。

その後、営業や勧誘の問い合わせが押し寄せるに違いありません。

営業の電話やメールの対応が増えるだけになり、本業の妨げになるのです。

メリットがあるのも事実ですが、デメリットがあることを理解したうえで、慎重になる必要があります。

名刺交換は、可能なかぎり、仕事に関係する人に限定するのが得策です。

ビジネス上で必要ないと思えば、あえて名刺交換をしない判断も必要です。

時には「ただ今、名刺を切らしております」という嘘が適切になる場面もあるのです。

• 名刺を渡すのは、商談や交渉など、ビジネス上で必要な相手のみにする。

複数人と名刺交換するときがあります。

1人とだけ名刺交換をする場合、名刺交換も1回で終了ですが、複数人の場合、少し事情が変わります。

それぞれの人と名刺交換をするたびに、名刺入れから名刺を取り出すことになるため、ぎこちない動きになりやすいのです。

しかも、いただいた名刺を相手の目の前で重ねるのは、相手に不快を与える場合があり、名刺のやり場に困るでしょう。

さて、こうした複数人と名刺を交換するときの、ちょっとしたテクニックがあります。

まず、人数分の名刺を取り出しておきましょう。

5人と名刺交換をするなら、5枚を取り出しておきます。

とっさに人数が把握できなければ、多めに名刺を取り出しておきます。

その取り出した名刺の束を、名刺入れのふたの下に入れておくのがポイントです。

1人ずつ名刺交換をするたびに、ふたの下にある名刺の束の下側から、1枚を取り出します。

相手から受け取った名刺は、名刺入れの上で受け止めます。

名刺入れの上で受け取った相手の名刺は、ふたの下にある名刺の束の上に置きます。

続けて、ふたの下にある名刺の束の下側から自分の名刺を取り出し、名刺交換をします。

受け取った名刺は、再び、ふたの下にある最初の人の名刺の上に重ねます。

後は、この繰り返しです。

少し特徴のある動きをするため、慣れないうちは何度か練習をしておくといいでしょう。

• 複数人と名刺交換をするときのテクニックを身につけておく。

名刺交換の場面とは、ビジネスの場だけとは限りません。

堅苦しい名刺のマナーですが、比較的、雰囲気が柔らかい状況もあります。

ビジネスではなく、プライベートで名刺交換をすることもあるでしょう。

友人との名刺交換なら、軽い気持ちで名刺交換ができますね。

しかし、たとえプライベートでも、やはり最低限の名刺マナーは意識したほうが賢明です。

ビジネスで影響していなくても、人間関係に影響するかもしれないからです。

片手で受け取ったり、いただいた名刺を目の前で折り曲げたりするのは、やはりマナー違反。

相手は気にしない様子でも、心の奥では傷ついているかもしれません。

たとえ、お酒で酔っていても、考え方は同じです。

気持ちが緩んで、少しくらい適当でもいいだろうと油断しやすくなりますが、良くありません。

名刺とは、その人の分身です。

名刺を軽く扱うというのは、相手を軽く扱うということ。

名刺を汚したり折ったりすれば、それに値する失礼を相手に犯しています。

きちんと両手で受け取りましょう。

いただいた名刺に、相手の目の前でメモするのも控えます。

名刺は、名刺入れから取り出し、いただいた名刺は、きちんと名刺入れに入れます。

名刺のマナーを、手抜きしていい場面はないのです。

• 名刺交換は、ビジネスに関係するかどうかに限らず、常にマナーを心がける。

ビジネスでは、名刺交換の場面とはいえ、渡せない状況があります。

うっかり名刺を持参し忘れたり、切らしてしまっていたりなどです。

あってはならない状況ですが、可能性としてゼロではありません。

普通なら「申し訳ございません」「ただ今、名刺を切らしていまして」などの謝罪で済むところ。

仕方なく、相手の名刺を受け取るだけになりますが、中には謝罪だけでは不十分の場合もあります。

たとえば、その渡せなかった相手が、重要な取引先ならどうでしょうか。

相手は「大丈夫ですよ」と言ってくださるかもしれませんが、社交辞令かもしれません。

名刺交換は、ビジネスの基本。

基本だからこそ、そこに不手際があると、一気に印象が悪くなる場合があります。

もし名刺を渡せなかった状況があれば、あとから名刺を郵送しましょう。

帰社後、すぐおわびの手紙と名刺を同封して、郵送するのです。

本気でわびる気持ちがあれば、郵送も、速達を検討してもいいでしょう。

そこまでするかどうかは、あなたしだいです。

切手代や手間暇もかかりますが、名刺を渡せなかったのは自分の落ち度です。

少しでも謝罪したい気持ちがあれば、そうしたマナーも、心がけていいのではないでしょうか。

また、こういう事態を防ぐためにも、普段から名刺は多めに持参しておくことが大切です。

特に重要な相手と会うことがわかっているなら、名刺も重要書類のように、しっかり持参することが大切です。

• 重要な相手に名刺を渡せなかった場合は、あとから郵送する。

ビジネスマンには、複数の肩書を持つ人もいるでしょう。

「複数の肩書を持つ人なんているのか」と思いますが、まったく珍しいことではありません。

営業をしながら、開発もしている状況は、よくあること。

自営業なら、いくつかの才能に恵まれ、幅広く仕事をこなしている人もいるでしょう。

システムエンジニアとしても仕事をしつつ、デザイナーとしても仕事をしている。

そんな複数の肩書を持つ人もいるはずです。

もし、複数の肩書がある場合、名刺の扱い方には、次の2つの方法があります。

1. 1枚の名刺に、複数の肩書を書く

2. 肩書に応じて、別々の名刺を持つ

もちろん決まりはなく、どちらでもかまいません。

一般的には1枚の名刺に、複数の肩書を書くほうが多いでしょう。

荷物を減らしたければ、やはり1枚に済ませたほうが確実に楽です。

しかし名刺というツールは、単なる自己紹介だけでなく、自分のイメージを伝える役目もあります。

もし、より的確なイメージを伝えたければ、肩書に応じた名刺と名刺入れを別々に持つのも一案です。

たとえば、システムエンジニアの肩書で仕事をする場合、信用や責任などを重んじた名刺や名刺入れが好ましいでしょう。

一方、デザイナーの肩書で仕事をする場合、凝ったビジュアルを強調させた名刺や名刺入れが適切でしょう。

肩書に合った名刺を使えば「専門家」というイメージをより強調できるでしょう。

状況によって、複数の名刺を使い分ければ、ビジネスもより快適になるはずです。

• 複数の肩書があるなら、名刺も名刺入れも、複数準備する。

せっかく名刺を頂いても、名刺入れに入れたままでは、十分生かせません。

名刺入れに入れたままでは、本当に名刺を頂いたままになります。

あとから名前を覚えたり、活用しやすくしたりするために、頂いた名刺は整理しましょう。

たとえば、名刺フォルダーに移して、整理します。

きれいに整理整頓できれば、大量の名刺があっても確認しやすくなるため、必要なときに探しやすくなって便利です。

また、名刺の内容をデータ化するのもいい方法です。

デジタルのテキストデータに書き写すのもいいでしょう。

バックアップや検索が利用できるようになり、この方法が自分に合う人もいるはずです。

スキャナーなどを使って、名刺をデータとして画像にするのも工夫です。

データにすれば、実物の名刺を持つ必要がなくなるため、処分しやすくなり、荷物も減ります。

整理方法に決まりはありませんが、自分に合った方法を見つけておくといいでしょう。

名刺を生かすのも、名刺のマナー。

うまく整理ができてこそ、頂いた名刺が生かされます。

自分に合った名刺の整理方法を見つけ、必要になった際、効率よく検索や活用できる形にしておきましょう。

• 頂いた名刺は、名刺入れに入れたままにせず、自分なりの方法で整理整頓する。

名刺をため続けるだけでは、管理も大変です。

1枚の名刺も、たくさん集まると、山になります。

名刺をいただき、不要になったり用事が終わったりすれば、むやみにため込まず、破棄することが大切です。

定期的に名刺を整理整頓や破棄することで、自分にとってより重要な名刺をピックアップできます。

さて、不要になった名刺は、どうしますか。

ごみ箱に捨てればいいと思いますが、ここにも大事なマナーがあります。

理想は、シュレッダーによる破棄です。

名刺とはいえ、重要な個人情報です。

名前だけでなく、住所・電話番号・メールアドレスなど、重要な情報ばかりが記載されています。

会社の重要文書を破棄する考え方と同様に、名刺も不要になれば、復元できないような破棄の仕方が適切です。

もしシュレッダーがない場合は、復元できないよう、別の方法で破棄するといいでしょう。

このマナーは、他人の名刺だけでなく、自分の名刺を破棄するときも同様です。

• 不要になった名刺を破棄する場合は、シュレッダーを使う。

「名刺を受け取るだけの場合」と「名刺を交換する場合」では、手順が少し異なります。

それぞれの流れを確認して、どちらもスムーズにできるようにしておきましょう。

• 名刺を受け取るだけの場合と交換する場合の流れを理解して、身につける。