長文メールを送っていないでしょうか。

「長い文章のほうが詳しい伝えることができる」

「たくさん書いたほうがやる気や熱意が伝わるだろう」

そう考えていると、いつの間にか長々したメールになりがちです。

別に悪気はなく「きちんと伝えたい」という気持ちがあってのことです。

特に真面目な人や完璧主義者は、自分の責任を果たそうとする気持ちから長文メールになる傾向が見受けられます。

しかし、ビジネスシーンにおいて長文メールは嫌われます。

メールを開封した瞬間、大量の文字が目に飛び込んでくると頭がくらくらします。

文章が長ければ長いほど、読むのに気合と集中力が必要になります。

長文ということは読むのが大変ということであり、読むのが大変ということは疲れるということです。

読む前から読む気がなくなってしまいます。

読み切るのに時間もかかって時間泥棒になります。

長文メールに限って、要点がまとめられていません。

要点がまとめられていないから、長々したメールになります。

文章が長い上、読んでも内容がわかりにくく、いらいらしてきます。

先方から「詳しく記載してほしい」という指示があるときは別ですが、普段から長文メールを送るのはイエローカードです。

毎回長文メールを送っていると「この人のメールはいつも長いんだよな」と思われます。

心理的な抵抗が働いて、読むのが後回しにされ、自然とメールのやりとりが遅くなります。

長文メールを送っていると「この人と一緒に仕事をしたくない」と思われるでしょう。

「仕事のできない人」というレッテルを貼られる可能性もあります。

悪いことはあっても、いいことはありません。

ビジネスにおいて、長文メールほど嫌われるメールはないのです。

客観的に自分のメールを確認する方法

「自分はどんなメールを送っているだろうか」

なかなか客観的な確認が難しいときもあるでしょう。

そんなときは、メールボックス「送信済み」のカテゴリをのぞいてみてください。

自分が送信した履歴とメール内容が残っているはずです。

自分では「大丈夫」と思っていても、実際は無意識のうちに長文メールを送っていることが少なくありません。

送信済みのカテゴリをのぞけば、自分が送っているメールを客観的かつ具体的に確認できます。

喜ばれるのは、3行メール

ビジネスで適切なメールとは何か。

心がけたいのは「3行メール」です。

ここで言う「3行」とは、冒頭の挨拶やメール末尾の署名は含めず、メール本文のみを指すものとします。

3行は、さっと読める量です。

一瞬で読めるので、相手の時間を奪うことはありません。

3行にまとめようとすると、内容を簡潔にまとめる必要が出てくるので、意味も伝わりやすくなります。

「短い内容だと相手に失礼ではないか」と思う人もいるでしょう。

物足りないように感じるかもしれませんが、ここはあくまでビジネスです。

ビジネスは、プライベートとは違って「簡潔であること」が最優先です。

通常のメールでは、謝罪する場合を除き、短いものほど好印象です。

毎回3行メールを送っていると「この人のメールはいつも短いよね」と覚えてもらえます。

自然と優先して読まれるようになり、結果として仕事がスムーズに運ぶようになります。

3行メールを心がけていれば、あなたは「仕事のできる人」として認定されます。

• 長文メールは避けて、3行メールを心がける。