公開日:2023年4月9日
執筆者:水口貴博

仕事の時間管理がうまくなる30の方法

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探し物の時間を減らすことが、無駄な時間を減らすことにつながる。

探し物の時間を減らすことが、無駄な時間を減らすことにつながる。 | 仕事の時間管理がうまくなる30の方法

無駄な時間を減らすために侮れないのが「探し物の時間」です。

「どこに置いたかな、どこに入れたかな」

机の上や引き出しの中が散らかっていてごちゃごちゃしていると、あちこち探し回ることになります。

必要なものをどこにしまったかわからないと、それだけ探し物の時間も長くなります。

探し物とはいえ、意外と時間を取られることがあるのではないでしょうか。

誤解を恐れずに言えば、探し物の時間とは、無駄な時間です。

探し物の時間は、時間を浪費しているのと同じこと。

探し物をしている間、本来やるべき仕事はストップします。

探し物に30分も1時間も費やすのは時間の無駄でしかありません。

なかなか探し物が見つからないと、だんだんストレスもたまり、いらいらしてきます。

探し物の時間を減らすことが、無駄な時間を減らすことにつながります。

探し物の時間を減らすなら、日頃から整理整頓が欠かせません。

机の上や引き出しの中など、日頃からきちんと整理整頓をしておきましょう。

日頃からよく使うものは、机の上や引き出しの手前に入れておくと良いでしょう。

必要になったとき、さっと取り出せるので、時間の無駄がありません。

資料は上手にファイリングして、タイトルを書いたりラベルを貼ったりして、上手にファイリングを行います。

戸棚の中もきちんと整理整頓を行い、目的別やカテゴリ別などに分けて、見やすくしておくといいでしょう。

ウォール・ストリート・ジャーナルに興味深い記事が掲載されました。

それによると「一般的なビジネスパーソンは、1年間に6週間もの時間を探し物に費やしている」というのです。

これは非常に驚くべき数字です。

私たちにとって探し物は、時間を奪う大敵です。

忘れてならないのは、パソコン内の整理です。

部屋の整理はできても、パソコン内の整理を忘れていることがあるため、要チェックです。

わかりやすくフォルダーを作ったり不要なファイルは削除したりなどして、見通しを改善しましょう。

  • 不要なファイルは削除する
  • デスクトップをきれいにする
  • 上手にフォルダーを作って管理する
  • ファイル名の付け方にルールを設ける
  • 大カテゴリから小カテゴリに階層を整える
  • 使用頻度の多いアプリは、タスクバーを利用する
  • どのフォルダーにも属さないものは「その他」のフォルダーを作って管理する

大切なことは「使用頻度が高いものほど手前に置くこと」です。

これはアナログでもデジタルでも共通していえることです。

探し物の時間は、なければないほどいい。

探し物の時間をゼロにするのは難しくても、ゼロに近づけることならできるはずです。

日頃からきちんと整理整頓を行い、探し物の時間がゼロにすることを目指していきましょう。

仕事の時間管理がうまくなる方法(10)
  • 日頃からきちんと整理整頓をして、探し物がゼロになるようにする。
会議は無駄な時間になりやすい。
必要性を感じない会議は、どんどん断る。

仕事の時間管理がうまくなる30の方法

  1. 予定通りに進むスケジュールの立て方。
  2. 時間割を作成すると、きびきび動きやすくなる。
  3. 仕事の種類によって、必要な準備が異なる。
  4. メモの習慣は、無駄な時間を減らす習慣。
  5. 通知機能は、集中力の大敵。
  6. ビジネスメールで差をつけるポイントは「拝受のメール」にある。
  7. 時間がないという人は、優先順位を間違えている。
  8. 低スペックのパソコンでは、仕事のスピードアップにも限界がある。
  9. 集中力が切れた状態で、無理に仕事を進めない。
  10. 探し物の時間を減らすことが、無駄な時間を減らすことにつながる。
  11. 会議は無駄な時間になりやすい。
    必要性を感じない会議は、どんどん断る。
  12. ランチは、いつも同じ人と取るより、違った人と取るのが良い。
  13. うとうとしているとき、無駄な時間が発生している。
  14. 上手に話を遮ることも、仕事のスキル。
  15. 「○○時間以内に」より「○○時に」。
  16. 「送った、送らない」の水掛け論は時間の無駄。
    さっさと送り直せばいい。
  17. 1分前の到着なのに、遅刻になった男性がいた。
  18. さばを読んだ締め切りを伝えると、不信感につながる。
  19. 締め切りは、相手のためではなく、自分のためにある。
  20. 締め切りの延長は、あくまで最終手段。
    最初から「締め切りを延ばしてもらえばいいよね」と考えない。
  21. 全員一致で決めるから、無駄な時間が生まれる。
    多数決で決めれば、無駄な時間がない。
  22. いらいらすることがあれば、そのままにしない。
    すぐリフレッシュをして、落ち着きを取り戻そう。
  23. 待たせる側より待つ側になったほうが、時間を有効活用できる。
  24. 機械に、自然治癒力はない。
  25. 自分の分身を作るつもりで、部下の教育に力を入れる。
  26. 翌日の準備をすることは、無駄な時間をなくすこと。
  27. なぜあの人は、膨大な仕事量を処理しているのに、涼しい顔をしているのか。
  28. 犯人捜しは時間の無駄。
  29. 時間の使い方が上手な人は、お手本にしよう。
    時間の使い方が下手な人は、反面教師にしよう。
  30. 3分も、考えようによっては、まとまった時間。

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