執筆者:水口貴博

仕事をスムーズに進める30の手順の工夫

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なぜ段取りがいい人のデスクの上は、ひどく散らかっているのか。

なぜ段取りがいい人のデスクの上は、ひどく散らかっているのか。 | 仕事をスムーズに進める30の手順の工夫

段取りがいい人のデスクといえば整理整頓……と言いたいところですが、違います。

なぜか散らかっています。

有名な漫画家・評論家などお宅訪問で部屋をのぞくと、かなり散らかっているのが印象的です。

デスクの上にたくさん物が置かれていると、探し物が増えるため、業務効率を下げてしまいそうです。

「よくこんな散らかったデスクで仕事ができるなあ」

むしろ段取りが悪そうですね。

しかし、です。

散らかっているように見えるだけで、散らかっているわけではありません。

デスクの上に置かれているものを、よくチェックして見てみましょう。

きちんと意味があることにお気づきですか。

実は「仕事で頻繁に使う物」という共通点があります。

仕事の段取りがいい人は、仕事の無駄が少ないのが特徴です。

どの無駄を省くのかというと「頻繁に使う物の出し入れ」です。

頻繁に使うものは、あえてデスクの中に入れないほうがいい。

取り出すためにデスクの引き出しを開けたり閉めたりする手間がなくなり、効率がよくなるからです。

典型的な例は、メモ用紙です。

メモ用紙は、どの職場でも普通はデスクの上に置いていますね。

電話はいつ鳴るかわかりません。

鳴って受話器を取ったとき、すぐ用件をメモできるように準備しています。

出したままにしておけば、取り出すために引き出しを開け閉めする必要がないため、業務が早くなります。

段取りのいい人は、頻繁に使うものほどデスクの上に置いています。

よく使うボールペンや消しゴムなども出しっぱなしにしています。

職種によって頻繁に使う物は異なります。

雑誌もあるでしょうし、辞書もあるでしょう。

いずれにせよ共通することは「頻繁に使う道具はデスクの上に置いたままにする」ということです。

片付けていないわけではありません。

一見すれば、たしかに散らかっているように見えますが、散らかっているわけではありません。

いつでも仕事ができるように、きちんと体制を整えています。

片付けはできるけれど、業務効率を上げるために、あえて頻繁に使うものをデスクの上に出したままにしています。

必要になったときにすぐ取りかかれるようにスタンバイしています。

さて、余談ですが、仕事の段取りの悪い人も、デスクが散らかっているのが特徴です。

こちらの場合は、本当に散らかっているという状態です。

ただ単に片付けが面倒で整理整頓ができていないだけです。

仕事の段取りがいい人と段取りが悪い人のデスクの散らかりようは似ていますが、本質はまったく異なるのです。

仕事をスムーズに進める手順の工夫(16)
  • 頻繁に使うものは、デスクの上に置いたままにしておく。
段取りがいい人は、頻繁に使うものと、そうでないものを区別している。

仕事をスムーズに進める30の手順の工夫

  1. 計画を立てる手間が、最も手間を少なくさせる。
  2. 雨の日は、いつもより通勤に時間がかかる。
  3. 視覚からの刺激をシャットアウトすれば、疲れや体力が回復しやすくなる。
  4. 理由を3つ挙げるだけで、説得力は格段に向上する。
  5. メールによる賛成の募集は、返信不要を基本にする。
  6. 複数のペンは1本にまとめて能率アップ。
  7. 人間は、想像する生き物。
    イメージトレーニングを最大限に活用せよ。
  8. 仕事をスムーズに進めるキーワードは「3」。
  9. 朝一と午後一の電話は、話がうまくまとまりにくい。
  10. 神様は、あなたの段取りを試している。
  11. わざと長めに宣言して、早めに終わらせる。
  12. 真の交渉術とは、お互いのメリットを考えること。
  13. 「はい。
    わかりました」の後は必ず復唱する。
  14. 高級な包装紙と箱を使えば、プレゼントのグレードが向上する。
  15. アナログ式の時計をデスクに置くだけで、時間感覚は自然と身につく。
  16. なぜ段取りがいい人のデスクの上は、ひどく散らかっているのか。
  17. 段取りがいい人は、頻繁に使うものと、そうでないものを区別している。
  18. ワンフレーズを心がけると、自動的にキーフレーズになる。
  19. 「できるかもしれない」と考えていると、本当にできる。
  20. 知らない場所でも、人に聞けば迷わない。
  21. 真の引き継ぎとは「仕事」だけでなく「感情」までも引き継ぐこと。
  22. 試行錯誤をしていないうちから、諦めない。
  23. 人の数だけ、可能性は大きくなる。
  24. 成功する人は、他人の失敗を笑うのではなく、参考にする。
  25. テンプレートを使えば、手間と時間が激減する。
  26. 「こうすればうまくいく」という仕事の型を作っておく。
  27. 儀式があると、仕事がはかどりやすくなる。
  28. 「記号」や「略語」を使えば、メモする力が劇的に向上する。
  29. 休憩は「仕事の区切り」で入れると、ミスやトラブルが少なくなる。
  30. 大きな要求には段階がある。

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